Located in Newfoundland and Labrador, Canada, the city of Mount Pearl is the second largest city in the province and employs more than 25 temporary employees each year. Before using Ricoh, Mount Pearl used an antiquated paper system to manage the hiring process and needed a solution to automate it.

The original process of the city used a lot of resources:

    • Applicants completed and sent their application by email, in person or by mail; 
    • The city receives hundreds of applications each year;
    • Applications are kept in paper files that can hold as much as 500 to 1,000 pages, some of which are very heavy;
  • The physical files had to be classified appropriately and the city had to find space to store them.

 

Ce système était dispendieux, encombrant et inefficace et pouvait entraîner des erreurs ainsi que la perte ou des dommages aux dossiers à toutes les étapes du processus.   

 

La ville a fait appel à Ricoh pour concevoir un processus amélioré. Grâce à son travail avec d’autres municipalités et institutions publiques, Ricoh comprend les exigences rigoureuses de travailler avec des institutions publiques. Après tout, dépenser l’argent du public comprend un niveau d’examen très rigoureux. 

 

La Solution

Le design que Ricoh a mis en œuvre a commencé par l’intégration de toute
l’information de recrutement dans un emplacement électronique central. La
solution de Ricoh fournit la capacité d’importer les fichiers au moyen de
l’intégration dans Outlook ainsi qu’au moyen de la numérisation (que la
solution configure et sauvegarde de façon efficace). Les employés peuvent
ensuite ajouter des métadonnées liées au candidat et au poste auquel ils
veulent proposer leur candidature. Cela aide à clarifier le processus pour le comité
d’embauche.

Une fois que le processus d’intégration est terminé, les employés
peuvent déclencher un processus pour aviser le comité d’embauche que
l’information du candidat est prête à être analysée.

Une fois que le processus d’intégration
est terminé, les employés peuvent déclencher un processus pour aviser le
comité d’embauche que l’information du candidat est prête à être
analysée.

Dans la solution, le comité d’embauche
peut créer des commentaires privés ou publics dans le profil des
candidats, ce qui favorise la réflexion privée ou la discussion publique
aux fins de considération du candidat. Les candidats qui sont considérés
comme inadmissibles au poste en question peuvent être indiqués, puis
éliminés du répertoire de candidats. 

 

Les avantages directs pour la ville
liés à ce nouveau système comprennent:

Un processus de sélection efficace qui permet ce qui suit:       
    • Automatic notification when the candidate’s data is ready for review; 
    • Easy access to candidate data
    • Open discussion among staff regarding candidates through input of comments;
    • Filtering inadmissible candidates quickly;   
    • Automatic notification when the candidate’s data is ready for review 
    • Easy access to candidate data
    • Open discussion among staff about candidates through input of comments
  • Filtering inadmissible candidates quickly
 

Ricoh strives to help you manage information effectively. Find out about the services we offer to local governments.

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