Each local government is a single entity, with its own needs and requirements. The local government of a rural area in Ontario does not have the same needs and the same problems as an administration working in Nova Scotia or Nunavut. The support they need differs and the compliance rules and regulations they must follow also differ. Even the needs of different local governments within the same region are unique. There is no point in getting a standard commercial software every time a problem occurs when a custom solution is needed.
By purchasing management solutions as you go along, a number of issues, such as those described below, can arise:
- software that is not or not compatible. This forces the administration to change it or to demand from its IT department that it finds a way for the data to circulate, regardless of the technology used. However, what is possible when it involves only two elements can quickly become impractical if it involves performing several tasks electronically. Siled information is a thing of the past; current systems must promote intercommunication between services.
- software that is not or not compatible. This forces the administration to change it or to demand from its IT department that it finds a way for the data to circulate, regardless of the technology used. However, what is possible when it involves only two elements can quickly become impractical if it involves performing several tasks electronically. Siled information is a thing of the past; current systems must promote intercommunication between services.
- locked software. Some software does not allow you to export data, making it virtually impossible to transfer them from one system to another. While this can be manageable in the beginning, the situation can quickly become problematic when the solution has bugs or is no longer appropriate for the administration. Legal problems could even complicate the situation further.
- un logiciel qui n’est compatible qu’avec certains systèmes. Par exemple, le logiciel fonctionne parfaitement bien sur les ordinateurs de bureau équipés du système d’exploitation Windows, mais s’avère incompatible avec OSX ou Linux utilisé par des employés qui travaillent à partir de leurs propres appareils. La productivité peut en souffrir, les gens étant contraints de travailler à partir d’une plateforme qu’ils ne connaissent pas ou qui n’est pas optimale pour les autres aspects de leur travail. Cela peut aussi représenter un problème pour les télétravailleurs, incapables d’accéder aux données à partir de leur téléphone intelligent.
- l’entreprise qui a conçu la solution de gestion peut faire faillite, abandonnant l’administration à elle-même et la laissant dans l’impossibilité d’accéder à ses données ou aux fonctionnalités qu’elle utilisait. Une telle situation peut s’avérer catastrophique pour une administration locale qui serait incapable de reproduire ou de récupérer ses données.
Il s’agit là de problèmes graves susceptibles d’entraver le fonctionnement d’une administration locale. Or, le rôle des logiciels est de simplifier le travail des gens, non de le compliquer. Avec Ricoh, ces problèmes peuvent être facilement réglés, car l’entreprise, qui a reçu plusieurs distinctions au fil du temps, possède une longue expérience auprès des administrations locales au Canada. Nous comprenons la réglementation propre aux administrations et nous travaillons avec chacune pour concevoir des solutions qui répondent à leurs besoins.
Nous fournissons des logiciels et des services qui règlent différents problèmes auxquels sont confrontées les administrations locales. Ainsi, nous pouvons :
- numériser les dossiers et les stocker en toute sécurité, localement ou dans le nuage, pour en faciliter la recherche et la récupération. Cela simplifie grandement la tâche des employés qui accomplissent en quelques secondes ce qui auparavant leur demandait des heures de travail. D’autres avantages viennent avec la numérisation, dont l’élimination des coûts de stockage (lesquels peuvent rapidement devenir importants pour les municipalités qui gèrent des dizaines de milliers de dossiers) et un gain d’espace (qui sera plus utilement employé pour aménager un gym ou un espace de travail supplémentaire).
- créer des processus opérationnels automatisés pour traiter les factures et les demandes d’accès à l’information. Notre système de notification prévient automatiquement les employés lorsqu’ils doivent répondre à ce type de demande, réduisant ainsi la quantité de courriels et de notes en circulation. Mieux encore, le processus automatisé permet au citoyen de recevoir des mises à jour sur l’état de sa demande
- concevoir un système de notification pour accélérer le recrutement des employés. Grâce à ce système, le processus de révision, d’acceptation ou de rejet d’une candidature est plus simple pour le comité d’embauche et permet au postulant de savoir à quelle étape du processus il est rendu;· automatiser la gestion des contrats. Fini le temps où les employés devaient passer des heures à préparer les contrats avant de partir à la chasse aux signatures. Les dossiers sont stockés de façon intuitive et les personnes concernées sont automatiquement averties lorsque leur signature est requise;
· concevoir des formulaires sur mesure pour chaque service. Les différents services ne sont plus contraints d’utiliser un modèle unique pour leurs formulaires. Les employés peuvent en créer de nouveaux qui seront soumis à un processus de révision par leur superviseur, le service de TI et le coordonnateur FOIP au besoin. Une fois approuvés, ces formulaires deviennent immédiatement disponibles pour tout le personnel du service concerné.
- prévoir la durée optimale de conservation des dossiers. Pour prévenir toute suppression accidentelle de données, des métadonnées, qui peuvent entraîner un défaut de conformité, sont attachées aux dossiers stockés. Avec une telle fonctionnalité, les dossiers ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire, ce qui crée de l’espace pour stocker de nouvelles données, et les administrations locales sont en mesure de répondre aux demandes d’information des citoyens avec efficacité et efficience.
- créer un système de comptes fournisseurs virtuel. Le service des finances produit une quantité industrielle de formulaires et de factures. Or, les comptes fournisseurs font partie d’un processus complexe qui le devient davantage lorsqu’il implique la gestion de documents papier. Supprimer ceux-ci permet d’améliorer grandement le fonctionnement du service.
- créer un système sécuritaire pour le travail mobile et le travail à distance. C’est là un atout précieux pour les employés qui voyagent souvent et qui doivent enregistrer ou modifier des données pendant leurs déplacements. Il n’est plus nécessaire pour les employés de faire un aller-retour en vitesse au bureau, en gaspillant des ressources et un temps précieux. Par exemple, lorsque la signature d’un membre de l’équipe est requise, elle peut être obtenue sans avoir à attendre son retour au bureau.
- instaurer une fonction d’impression mobile sécurisée. Il n’est plus nécessaire d’être au bureau pour pouvoir imprimer des documents importants. Mieux encore, l’information sur le nombre de formulaires imprimés est enregistrée afin d’optimiser le processus d’impression.
- permettre le travail en continu sur plusieurs plateformes et périphériques. Nos solutions multiplateformes font en sorte que les administrations locales n’ont pas à s’en soucier lorsque leurs employés décident de changer de plateforme ou de travailler à partir de leurs propres appareils.
- intégrer nos solutions aux logiciels et au matériel informatique existant. Nous faisons en sorte que notre solution s’adapte aux logiciels et au matériel utilisés par les administrations locales. Notre équipe de professionnels a déjà créé des solutions sur mesure pour un grand nombre d’administrations locales partout au Canada.
Nous pouvons faire tout cela, et plus encore, pour répondre aux besoins de votre administration. Nous concevons des solutions entièrement sur mesure. Que votre administration choisisse plus de fonctionnalités ou préfère qu’il y en ait moins, notre solution s’adaptera à vos attentes. Notre société cumule de longues années d’expérience et nous veillons à ce que nos outils et la sécurité de nos solutions soient constamment mis à jour en fonction des avancées de la technologie. Il y a une raison pour laquelle Ricoh est le chef de file en matière de solutions numériques dans les administrations locales au pays. Avec nous, les administrations locales savent qu’elles s’appuient sur une société solide et performante.
It is not for nothing that we are a leader in providing digital solutions to Canadian local governments. Discover what Ricoh can offer you. |
