Comment Ricoh peut-il aider les conseils scolaires à demeurer conformes

From large multinationals to smaller boards, regulatory compliance is important for all institutions. If organizations become non-compliant, they may face heavy fines. In addition to fines, compliance is very important for school boards given the confidential nature of the records they retain. Imagine the outrage of parents and the community if student records – including names and addresses – were found to have gone astray or lost or ended up in the wrong hands.

Evaluate your paper documentation system: there are many compliance risks

Despite the varying sizes and functions of compliance-oriented organizations, all organizations must have effective records management systems. In many cases, compliance concerns arise when outdated systems relying on paper documentation do not have a clear hierarchical structure.

In such a scenario, various compliance issues may arise:

Lost records

If an employee loses a paper document or classifies it in the wrong place, it can be difficult to find. The search and recovery process can be expensive and delays can lead to lack of compliance.

Damaged folders

Errors can occur when the paper files are damaged, torn or difficult to read. Due to confidential information processed by school boards, this type of error can lead to prosecution. 

Catastrophic loss

In the event of an unforeseen disaster such as a flood or a fire, the records may be irreparably damaged. Such a loss can have a devastating effect and lead to the closure of a school. 

Records not reconciled

When multiple copies of paper files are created, the school may have files that do not match. Unrelated files can lead to misguided decisions with significant consequences. 

Non-uniform classification structures

Différents services ont souvent leur propre structure de classement, ce qui rend les communications interservices pénibles. 

Gestion du temps inefficace

Sans structure de classement intuitive ni recherches numériques par mots clés, les employés passent énormément de temps à chercher l’information demandée.

Ricoh mène la voie sur les normes de conformité optimisées du secteur de l’éducation

Certains conseils scolaires ont adopté un système de gestion de documents numérisés exploité par un fournisseur de solution de gestion de dossiers. Bien qu’il s’agisse d’une amélioration comparativement au système de documents papier, de nombreux fournisseurs de ces services ne connaissent pas très bien les conformités réglementaires du secteur de l’éducation requises en vertu des lois canadiennes. Ce manque d’expertise peut entraîner un manque de conformité par les établissements d’enseignement pour des procédures qui auraient pu être gérées facilement (p. ex., documents supprimés automatiquement avant ou après un échéancier de conformité spécifique au secteur de l’éducation.)

Heureusement, Ricoh vous fournit tous ces services. Grâce à nos solutions de gestion de contenu d’entreprise (GCE), Ricoh peut élaborer un système conforme qui répond aux besoins précis de votre école.

Avec plus de dix ans d’expérience à collaborer avec des conseils scolaires et des administrations locales au Canada, nous avons déployé des solutions pour plus de 100 écoles canadiennes. Nous sommes qualifiés en ce qui a trait aux lois uniques applicables à différentes régions et nos spécialistes du secteur de l’éducation connaissent très bien les conformités réglementaires spécifiques, comme les directives liées aux dossiers étudiants de l’Île-du-Prince-Édouard et la loi sur la réglementation des dossiers étudiants en Alberta.

Avec Ricoh, vous pouvez être certain que nous fournirons à votre établissement d’enseignement des solutions GCE complètes qui répondront à vos exigences de conformité précises :

Sécuritaire

Nous utilisons des technologies de pointe pour faire en sorte que vos données sont hautement sécuritaires et entièrement récupérables. Soyez assuré qu’avec Ricoh, vous pourrez toujours obtenir les données dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.

Dossiers numérisés et uniformes

Nous travaillerons avec vous pour développer une structure de fichiers intuitive qui répond à vos besoins uniques. Tous les dossiers papier sont numérisés et sauvegardés dans un répertoire électronique sécuritaire ou dans le nuage. Cela permet aux employés d’accéder aux documents numériques et de répondre aux demandes de conformité sans tarder.

Dossiers rapprochés

Tous les membres de l’équipe peuvent travailler sur un document numérisé et centralisé. La collaboration peut se faire de façon efficace et sans risque de divergence du document. De plus, vous n’avez plus besoin de copies papier et des dépenses additionnelles!

Capacités de recherche optimisées

Par l’intermédiaire de votre structure de fichiers intuitive, les employés peuvent récupérer l’information de façon instantanée en entrant des mots clés, ce qui permet de passer plus de temps précieux sur les élèves.

Gestion du temps efficace

Créer un flux de processus d’affaires automatisé fournissant des notifications permet de réduire l’intervention manuelle inutile du personnel et libère le temps des membres de l’équipe pour qu’ils puissent passer à de nouveaux projets.

By being responsible for hundreds, if not thousands, of confidential files, the weight of this responsibility rests on only a few people. The responsibility to remain compliant adds to the weight. With Ricoh, your peace of mind is important to us.

Talk to a Ricoh representative today to find out how we can optimize your document management system to meet compliance standards in your area.