La plus grande erreur commise par les entreprises avec l’automatisation des procédures d’affaires (APA) est de se précipiter dedans.
Plusieurs entreprises se réjouissent à l’idée d’automatiser leurs procédures. Elles tentent donc d’en faire trop — trop rapidement — et elles sautent des étapes essentielles. Par exemple, elles pourraient acheter un logiciel commercial qui promet de faire le travail rapidement, mais qui ne résout pas leurs défis uniques.
Elles pourraient également automatiser une procédure, mais oublier de l’optimiser avant de passer à la prochaine procédure. Alors, chaque secteur de leurs affaires qui est touché par la procédure rencontre des embûches.
Les trois éléments clés d’un projet d’APA réussi
L’APA vous oblige à adopter des procédures et une gestion du changement appropriées. Si vous sautez des étapes ou utilisez une solution définitive, votre mise en place d’APA pourrait ne pas répondre à vos objectifs d’affaires.
Voici trois étapes à suivre pour que votre projet d’APA soit sur la bonne voie :
1. Connaitre son point de départ.
Vous vous fixerez probablement des objectifs avant de commencer un projet d’APA. Vous pourriez, par exemple, vouloir raccourcir vos cycles d’orientation ou améliorer l’efficacité de votre service des finances.
Plusieurs entreprises conçoivent leurs procédures d’APA avec leurs résultats finaux en tête. Même si déterminer clairement vos objectifs est une étape vitale, vous devez aussi savoir par où commencer. Après tout, vous ne pouvez pas atteindre une destination sans avoir inscrit un point de départ dans votre GPS.
La première étape d’un projet d’APA est d’évaluer votre état actuel. En exerçant vos procédures actuelles, notez tout écart ou inefficacité. Aussi, déterminez clairement la raison pour laquelle vous voulez automatiser chaque procédure. Quels défis désirez-vous surmonter? Quels secteurs de votre entreprise bénéficieront de l’automatisation? Comment l’automatisation de la procédure donne-t-elle suite à vos objectifs d’affaires et à vos prochains plans d’APA?
2. Impliquer son équipe.
L’APA affecte l’intégralité de votre entreprise — pas seulement une seule procédure ou un seul secteur.
Pour réussir l’APA, vous devez avoir une gestion du changement efficace afin de vous assurer que toute votre équipe est impliquée et engagée. Plus précisément, vous devez faire en sorte que deux groupes de personnes soient intéressés au projet : les employés et les propriétaires du secteur d’affaires (LOB).
Comment aborder les préoccupations des employés à propos de l’automatisation
Les employés ont souvent des craintes à propos de l’APA. Ils peuvent craindre que l’automatisation leur fasse perdre leur emploi. Si vous envoyez un courriel au hasard en indiquant qu’une automatisation approche, les gens peuvent paniquer.
Pour interpeller les employés, vous devez expliquer les éléments suivants :
- Pourquoi changez-vous
- Quelles procédures seront automatisées
- Comment ces changements vont-ils améliorer les affaires
- Ce que vous attendez de tout le monde
Rassurez aussi vos employés en leur disant que l’automatisation ne leur fera pas perdre leur travail. Concentrez-vous plutôt sur la façon dont l’APA facilitera leur vie. Par exemple, ils pourront passer moins de temps sur des tâches administratives banales et plus de temps sur des projets intéressants qui les aide à progresser dans leur carrière.
Pourquoi devoir communiquer avec des commanditaires LOB
