Les services de santé Grey Bruce — améliorer les flux de travaux des ordonnances pour une prestation efficace des soins aux patients

L’industrie de la santé a un des rôles les plus importants à jouer dans la vie quotidienne des gens simples. Les gens s’attendent à vivre longtemps et en santé, de sorte qu’ils aient le temps de réaliser leurs rêves. L’une des fonctions les plus importantes des systèmes de services de santé est le traitement des ordonnances dans les pharmacies. Toutefois, selon une étude publiée dans la revue Canadian Medical Association Journal, 24 % des événements indésirables dans un hôpital sont liés à des erreurs de médication*. La nature des événements indésirables dans un hôpital peut varier : erreur de dosage, mauvais médicament, information erronée sur le patient, erreurs de fréquence, doses manquées, traitement en double, surveillance inadéquate et plus encore.

Même s’il y a un grand éventail de préoccupations liées à la sécurité des médicaments, l’automatisation du système de gestion des ordonnances peut permettre une meilleure communication entre le personnel soignant et les employés de la pharmacie, un flux de travaux des ordonnances amélioré et une meilleure tenue des dossiers, ce qui peut contribuer grandement à la réduction des événements indésirables dans les hôpitaux. Les services de santé Grey Bruce sont devenus des pionniers dans ce domaine en automatisant leur processus de gestion des ordonnances, ce qui a permis d’améliorer l’efficacité et la qualité du système de soins aux patients.

Les services de santé Grey Bruce comptent 1 600 employés et près de 200 médecins, répartis dans six hôpitaux de la région de Grey Bruce, et offrent une gamme complète de services de soins primaires et ambulatoires, de soins d’urgence et de services spécialisés, y compris des chirurgies complexes. Leurs valeurs fondamentales englobent la prestation de soins exceptionnels et le leadership pour accomplir leur mission de fournir à leur communauté des soins de santé de qualité, près de chez eux. Toutefois, ils prévoyaient que le maintien d’un service exceptionnel à leurs clients se révélerait un défi si leur charge de travail continuait d’augmenter au rythme actuel.

Les membres de leur personnel desservaient de trois à douze hôpitaux en tout temps. Un système de saisie et de gestion des ordonnances sur papier s’avérait écrasant et conduisait à une charge de travail accrue qui excédait les capacités des ressources humaines disponibles. Non seulement le système sur papier était inefficace et prenait beaucoup de temps, mais il limitait aussi la mobilité des pharmaciens et des techniciens en pharmacie qui devaient être physiquement situés à côté d’une imprimante, étant ainsi privés de la possibilité de passer le temps nécessaire au point de service. Cela engendrait de la frustration chez les pharmaciens, qui voulaient passer plus de temps à exécuter des tâches fondamentales dans les secteurs cliniques, là où on en avait besoin, au lieu d’être contraints de faire la saisie et la vérification des ordonnances.

Grey Bruce s’est associé à Ricoh pour mettre en œuvre une solution qui leur permettrait de garder une longueur d’avance en matière de soins aux patients et de maintenir et de développer leur réputation de centre de soins de santé exceptionnel. La solution de gestion des ordonnances en pharmacie de Ricoh a permis d’importer et d’intégrer les données et les informations requises dans le système de gestion des ordonnances de Grey Bruce avec un minimum de perturbations, tout en numérisant l’ensemble du processus de gestion des ordonnances et en éliminant les processus papier. De plus, cette nouvelle solution a permis de prioriser, de suivre et de remplir les ordonnances à partir du tableau de bord unifié de la pharmacie.

La mise en œuvre a permis d’améliorer considérablement les opérations administratives de Grey Bruce et les avantages de l’automatisation du flux de travaux sont évidents :

• Les dossiers des patients, l’information et les ordonnances sont maintenant accessibles numériquement grâce à un processus de recherche facile qui permet au personnel d’économiser du temps et des efforts.
• Plusieurs utilisateurs peuvent accéder à l’information requise sur les patients en même temps, ce qui améliore l’accessibilité et réduit les goulots d’étranglement.
• Les techniciens en pharmacie et les pharmaciens sont en mesure de gérer facilement les ordonnances à partir de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment, ce qui a grandement accru l’agilité du personnel.
• Les médecins, les pharmaciens et le personnel soignant peuvent mieux collaborer grâce à un système de communication amélioré et efficace.
• La transparence accrue du flux de travaux de gestion des ordonnances permet à la direction et aux parties prenantes d’avoir un plus grand contrôle sur les changements nécessaires au maintien de l’efficacité.
• La charge de travail est maintenant raisonnable et les employés sur place réalisent des tâches qui relèvent de leur domaine, au lieu de remplir des formulaires papier, ce qui mène à une plus grande satisfaction des employés et à une meilleure productivité en milieu de travail.
• La consommation et le gaspillage de papier ont été considérablement réduits, ce qui a entraîné une réduction des coûts d’exploitation, une efficacité accrue et des espaces de travail supplémentaires.

Les services de santé Grey Bruce économisent maintenant près de 30 à 40 secondes sur chaque commande en cours de traitement, ce qui a un impact énorme compte tenu du fait que Grey Bruce en traite des milliers chaque jour. Cependant, la principale victoire est la satisfaction accrue des membres du personnel et le dévouement de Grey Bruce à fournir à ses patients les meilleurs soins possible. Nous avons besoin de pionniers comme Grey Bruce dans le domaine des soins de santé afin de pouvoir utiliser la technologie d’aujourd’hui pour permettre aux gens de réaliser leurs rêves d’un avenir meilleur. Chez Ricoh, nous célébrons l’esprit d’innovation des services de santé Grey Bruce et nous sommes fiers de les nommer « Artisans du changement de Ricoh »!