Par Vidish Parikh
Le monde des affaires actuel est extrêmement compétitif. L’un des moyens d’obtenir un avantage concurrentiel est de convertir les flux de travaux essentiels en format papier au numérique. Il est temps de s’adapter aux changements dans la dynamique du milieu de travail et d’assurer la sécurité et la protection des données de votre entreprise. Négliger de le faire peut coûter du temps et de l’argent précieux à votre entreprise, deux éléments qui pourraient être réinvestis dans d’autres secteurs de votre entreprise.
1. Perte d’efficacité et de productivité
Choisir de passer à un système sans papier peut donner des résultats quantifiables. Faisons les calculs.
Un classeur moyen coûte 25 000 $ à remplir et 2 000 $ par année à entretenir. Cela n’inclut pas les innombrables heures passées à organiser et à maintenir une trace documentaire.
Les employés utilisent en moyenne 10 000 feuilles de papier par année. Une organisation moyenne dépense 20 $ par page à classer. Cela représente 20 000 $ par année simplement pour gérer l’utilisation du papier par un employé.
Mais les coûts ne s’arrêtent pas là. Selon le Gartner Group, il faut environ 120 $ pour retrouver un document perdu. Ce coût n’inclut pas les frais potentiels ou les dommages financiers encourus par une entreprise si des informations confidentielles sont perdues dans des piles de documents, si elles sont sujettes aux inondations ou aux incendies ou si elles tombent entre de mauvaises mains.
Pour rendre votre équipe aussi productive que possible et vous assurer d’atteindre vos objectifs d’affaires, il est essentiel que votre équipe soit en mesure de trouver l’information quand elle en a besoin et de la façon dont elle le souhaite. La productivité est essentielle à la réalisation des objectifs et la conservation des piles de documents papier entraîne des pertes de temps, d’argent et de ressources. La gestion de documents est un outil clé utilisé par les entreprises les plus prospères d’aujourd’hui. Elle a préparé le terrain pour la prochaine phase de l’évolution de la gestion de documents : l’automatisation des tâches manuelles qui demandent beaucoup de main d’œuvre.
2. Inability to maximize shareholder capital
À l’interne, à une époque où les mégadonnées sont à la hausse, ne pas adopter un support numérique signifie sacrifier des métriques clés, qui pourraient révéler la santé financière de votre entreprise et les possibilités de croissance.Les investisseurs veulent voir des progrès. Que pouvez-vous faire de plus que la concurrence? Comment innovez-vous et vous adaptez-vous sans cesse? Conserver stratégiquement les dossiers de votre entreprise est une pièce importante du casse-tête et adopter un support numérique peut fortement soutenir l’innovation interne, ce qui, en retour, contribue à rehausser la confiance des actionnaires.
Dans une enquête réalisée par Quocirca en 2016, plus de 80 % des cadres supérieurs ont cité l’efficacité des procédures d’affaires comme un facteur important dans la décision de passer à un système sans papier. Faites-vous partie des 80 %? Vous devriez. L’efficacité assure une stabilité qui est en tête de liste des priorités de la plupart des investisseurs.
Ne pas passer à un système sans papier peut entraîner la détérioration des relations avec les investisseurs et ainsi réduire leur confiance en l’entreprise. Selon une étude d’ICT Security Magazine, plus de 60 % des entreprises ont admis avoir subi des atteintes à la protection des données de haut niveau au cours de la dernière année. Il s’ensuit un cycle sans fin de risques, car lorsque les données ne sont pas organisées, elles peuvent devenir vulnérables, ce qui augmente les risques de telles atteintes. Ces vulnérabilités peuvent toutefois être atténuées de façon stratégique par des systèmes numériques de gestion de documents.
3. Incapacité à accepter les secteurs de croissance à venir
L’augmentation constante des revenus, l’un des principaux piliers qui mesurent le rendement de votre entreprise, est essentielle pour soutenir la croissance interne et compenser la hausse des coûts. Une étude d’IDC indique que 83,2 % des répondants croient que l’harmonisation des procédures d’affaires aurait un impact positif sur les revenus.
En réduisant la consommation de papier et en adoptant le support numérique, vous pouvez réaffecter les économies pour améliorer les sources de revenus existantes et potentiellement développer de nouveaux secteurs de revenus pour votre entreprise. Vos occasions d’économies et de croissance internes sont pratiquement illimitées et peuvent s’étendre à l’ensemble de votre organisation, du service à la clientèle aux services administratifs : agrandir votre équipe des ventes, augmenter vos dépenses en matière de recherche et de développement, améliorer votre structure financière et offrir une expérience client incomparable grâce à un service amélioré.
Il n’est peut-être pas réaliste pour votre organisation de passer à un système entièrement sans papier. Ce n’est pas grave. Des économies importantes peuvent être réalisées en tirant parti d’outils qui réduisent votre consommation de papier partout où cela est rentable du point de vue commercial. La chose la plus importante à retenir est que le passage à un système « sans papier » est un cheminement plutôt qu’une destination. Le chemin sera long, mais nous pouvons vous guider tout au long du processus.
Il y a de nombreuses réussites associées à la décision de passer à un système sans papier.
Nous avons travaillé avec les services de santé Grey Bruce pour numériser les dossiers des patients et accroître la transparence dans le flux de travaux de gestion des ordonnances. En fait, les services de santé Grey Bruce économisent maintenant près de 30 à 40 secondes sur chaque commande en cours de traitement, et ont considérablement réduit leurs coûts d’exploitation en faisant la transition vers des systèmes sans papier.
Nous avons également fait des progrès similaires avec le Centre de fertilité d’Ottawa, en automatisant le stockage des dossiers des patients et en réduisant les flux de travaux papier.
Le calcul est simple : ne pas passer à un système sans papier coûte à votre entreprise de l’argent qui pourrait être consacré à répondre de manière plus efficace à un besoin organisationnel plus urgent.
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