Les sociétés d’avocats ont toujours fait face à une forte concurrence au sein de l’industrie et ce phénomène n’est pas sur le point de disparaître, bien au contraire; la concurrence est de plus en plus féroce. Dans le but de rester compétitives, la plupart des sociétés d’avocats se spécialisent afin de se créer une identité unique sur le marché. Ce qui permet à Borden Ladner Gervais LLP (BLG) de demeurer concurrentiel dans cet environnement c’est son engagement exceptionnel envers la satisfaction du client par la prestation de services juridiques stratégiques grâce à ses excellentes connaissances, ses compétences et son expérience.
BLG, une des plus grandes sociétés d’avocats au Canada, fournit une vaste gamme de solutions juridiques au moyen d’une équipe diversifiée qui compte plus de 700 avocats, agents de propriété intellectuelle et autres professionnels au sein de bureaux à Vancouver, à Calgary, à Toronto, à Ottawa et à Montréal. Cette équipe est formée de certains des juristes les plus compétents et chevronnés du Canada.
La plupart des organisations de partout au Canada entreprennent de créer et de mettre en œuvre leur feuille de route de transformation numérique. Cependant, la première étape pour l’élaboration de cette feuille de route est d’analyser les opérations existantes pour créer une efficacité durable. BLG a constaté que l’ensemble des opérations de la société devaient être optimisées afin d’améliorer l’efficacité du milieu de travail et d’augmenter la productivité des employés.
Voici certains des défis posés par les opérations de la société identifiés par BLG :
- Manque de transparence de ses services administratifs
- Incapacité à faire le suivi de la qualité des tâches d’impression et de copie et à produire des rapports sur celles-ci
- Perte de productivité en raison de procédures chronophages détournant l’attention des activités principales de pratique du droit de la société
- Sous-utilisation de personnel compétent qui passait la plupart de son temps sur des tâches répétitives
Après sa soumission d’appels d’offres acceptée, Ricoh a été engagé pour s’associer à BLG et ainsi aborder les défis identifiés. Ricoh comprenait la philosophie, les défis et les objectifs de BLG et a présenté une solution qui concordait avec les objectifs d’affaires de la société d’avocats. Voici certaines des solutions mises en place :
- Complément de 22 employés à temps plein au bureau de BLG de Toronto qui assument la responsabilité du travail administratif de la société, dont les tâches administratives et de courrier.
- Gestion de l’initiative nationale de numérisation de BLG, qui comprenait absolument tout : des dossiers des RH aux documents sur les litiges.
- Expansion du partenariat afin d’inclure les opérations de Vancouver et de Calgary avec plus de 60 employés de Ricoh à temps plein et des services additionnels.
- Prise en charge de tous les éléments essentiels des réunions et des soins aux clients, comme les services de traiteur et d’audiovisuel, par l’ajout d’un employé de Ricoh sur site qui agit comme coordonnateur des salles de réunion.
- Assistance dans la réduction des dossiers et pour les opérations du centre de copie à l’échelle du pays.
- Offre de solutions de nouvelles technologies, comme les appareils portatifs qui font le suivi des livraisons de courrier et un environnement de suivi sécuritaire où il y a une abondance de données.
