Dans le milieu de travail numérique actuel, les organisations souhaitent devenir plus flexibles en raison des besoins organisationnels qui évoluent. Un facteur essentiel que les dirigeants d’organisations ne peuvent ignorer est l’environnement d’impression et les coûts liés à la maintenance des serveurs d’impression physiques. Vous pouvez consolider votre infrastructure TI pour augmenter l’agilité de votre personnel, tout en protégeant vos documents, vos données et vos informations grâce à une infrastructure d’impression optimisée qui vous permet de mieux vous engager dans votre vision de transformation numérique.
Même si toutes les entreprises s’efforcent d’atteindre leurs objectifs de transformation numérique, l’impression fait toujours partie intégrante de certaines entreprises. Cependant, ce n’est pas parce que certains processus ou flux de travaux au sein d’une organisation sont liés à l’impression d’informations, de données, de divers contrats ou de formulaires que l’aspect impression de l’entreprise ne peut être automatisé et sécurisé.
Une mesure simple pour réduire vos dépenses sur plusieurs serveurs d’impression dans tous vos bureaux et/ou emplacements géographiques consiste à consolider vos serveurs d’impression sans compromettre l’efficacité ou la productivité du système. Non seulement la consolidation des serveurs d’impression permet d’économiser des coûts d’exploitation globaux, mais elle contribue également à améliorer la sécurité de l’ensemble des opérations d’impression de votre entreprise. Elle peut également être un premier pas vers un meilleur contrôle et une plus grande mobilité de l’information au moyen de flux d’impression optimisés.
Afin d’éviter un intense trafic réseau, les organisations à plusieurs emplacements doivent investir énormément dans l’exploitation et l’entretien d’un parc de serveurs locaux. Les solutions d’impression à serveur unique éliminent ou réduisent le nombre de serveurs d’impression onéreux afin de libérer votre investissement en capital. Chaque serveur d’impression dédié que vous éliminez peut vous faire économiser 6 349 $[1]. La gestion de l’impression réduit le gaspillage en n’imprimant que le nécessaire avec moins de trafic réseau. Vous pouvez réduire vos coûts d’impression jusqu’à 30 %[2] en optimisant l’infrastructure de vos serveurs d’impression et en éliminant les appareils sous-utilisés.
Quelques solutions sur le marché vous offrent la flexibilité nécessaire pour passer au niveau supérieur, quel que soit le nombre d’imprimantes dont vous avez besoin ou le nombre d’utilisateurs d’impression que vous voulez. D’autres solutions vous permettent également de modifier les fonctions d’impression individuelles ou d’ajouter et de changer d’emplacement rapidement sans investir dans plusieurs serveurs d’impression. L’un des principaux avantages de cet effort de consolidation est que vous pouvez réduire de 40 à 60 %[3][4] le temps que votre équipe TI consacre aux appels de soutien liés à l’impression, ce qui vous permet de libérer vos ressources TI pour exécuter des projets et des tâches plus importants.
La plupart des solutions de serveurs d’impression optimisés vous permettent aussi de gérer vos configurations d’imprimantes de manière centralisée, augmentant ainsi la sécurité et la conformité de vos flux d’impression. En général, 51 % des employés impriment, copient ou numérisent de l’information confidentielle au travail[5]. Un système d’authentification par carte permet de sécuriser la production d’impression, ce qui élimine le risque que des documents restent dans le bac de sortie et soient accessibles à tous. Vous pouvez former vos employés afin de renforcer de meilleures pratiques et d’assurer la confidentialité à l’échelle de votre organisation.
Réduisez la consommation d’énergie et le gaspillage de papier et favorisez un comportement écologique des utilisateurs afin d’apporter des changements positifs à l’environnement et à vos résultats financiers. Pour en savoir plus sur les avantages de l’optimisation de vos solutions de serveurs d’impression, consultez la solution d’impression sans serveur de Ricoh.
[1] Gartner, données de métriques clés des TI 2014
[2] Le rapport « Cost-Cutting Initiatives for Office Printing » de Gartner, juillet 2013.
[3] Gartner, « Driving the Adoption of IT Self Service », février 2010. Le nombre moyen de billets du centre d’assistance est de 1,2 par utilisateur, par mois.
[4] Analyse interne des billets du centre d’assistance de Nuance Communication, 12 mois (2013)
[5] Étude de sécurité IT/MFP, Harris Interactive, 2012
