Les compétences, la technologie et l’automatisation : les trois principaux facteurs de réussite selon les cadres d’entreprise. Il s’agit d’une des importantes découvertes de la nouvelle recherche commandée par Ricoh1 à nos collègues européens, qui examine la manière dont les entreprises prennent leur avenir en main.
L’apparition de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique a indéniablement un impact grâce à l’automatisation, qui augmente la productivité, contribue à la résolution de problèmes et réduit les tâches communes. Surtout, elle permet à la main-d’œuvre de devenir plus productive et plus autonome, mais signifie aussi que la technologie qui se trouve entre les mains des travailleurs doit être adaptée selon l’usage qui lui est prévu. Non seulement pour aujourd’hui, mais aussi pour les changements et les défis inattendus à l’avenir.
Une analogie que j’aime est celle du simple téléphone intelligent. Avant 2007, il n’y avait aucune personnalisation offerte, autre que le combiné acheté et le réseau utilisé. Puis, vint l’iPhone. Les téléphones intelligents nous ont offert à nous, les consommateurs, beaucoup plus de choix et de contrôle sur la technologie que nous transportons dans nos poches. Cela signifie aussi que le système d’exploitation sous-jacent et les applications intégrées peuvent être mis à jour et peuvent évoluer au fil du temps. Ce raisonnement devrait s’appliquer à la technologie en milieu de travail moderne. Par exemple, si vous investissez dans une nouvelle imprimante multifonction (MFP), celle-ci doit rester à la fine pointe de la technologie.
De ce point de vue, cela signifie que la technologie en milieu de travail ne représente plus un obstacle pour l’innovation, en fait, elle devient plutôt le contraire.

Rendre les flux de documents numériques harmonieux

Les comptes, les dossiers légaux, les dossiers d’employés – la gestion et l’enregistrement de ces documents représentent un aspect fondamental de la direction d’une entreprise.
Au fur et à mesure que les entreprises cherchent à effectuer leur transformation numérique, passer de l’entreposage d’information papier à l’entreposage numérique représente un défi. C’est ici que la technologie intelligente en milieu de travail entre en jeu – elle peut servir de point d’entrée pour les documents qui passent du monde physique au monde numérique.
En plus de faciliter et de simplifier le processus, les entreprises peuvent obtenir des avantages à numériser leur flux de travaux. Elles peuvent rationaliser les procédures comme les approbations et les demandes, ce qui facilite l’envoi et la réception de documents, et peuvent même permettre l’accès à distance pour les gens qui travaillent à d’autres emplacements.
Par exemple, un MFP intelligent Ricoh s’intègre aussi à l’infrastructure que vous avez déjà en place, ce qui signifie que l’information dont vous avez besoin peut être consultée rapidement et en toute sécurité.

Aider les gens à accéder à ce qu’ils ont de besoin sans compromettre la sécurité  

Saviez-vous que presque la moitié des petites entreprises (47 %)2 en Amérique du Nord et en Europe ont été victimes d’une faille informatique ou d’une cyberattaque au cours des 12 derniers mois? Sans compter qu’un nombre impressionnant de deux sur trois entreprises au Canada ont connu une violation de données au cours de la dernière année3; il s’agit d’un sujet que les cadres d’entreprise ont constamment à l’esprit, mais avec la cybermenace grandissante globale, il y a un autre défi auquel s’adresser. Cependant, beaucoup de cadres ne sont pas au courant que les documents papier contenant des renseignements confidentiels ne sont pas sécurisés sans utiliser des méthodes d’élimination appropriées ou sans les entreposer dans un endroit sécuritaire (71 % des directeurs interrogés ont répondu avoir personnellement fait face à cette situation!)4
Le maintien de la sécurité exige une approche sécuritaire pour chaque action et chaque procédure dans le bureau. Chez Ricoh, nous utilisons ces trois principes pour nous guider :
1. Confidentialité – l’accès à l’information et aux documents doit être restreint aux personnes de confiance. Ceci réduit le risque qu’ils tombent entre de mauvaises mains.
2. Intégrité – il est essentiel de maintenir l’intégrité des documents lors de leur passage dans le système de gestion. Ceci signifie le verrouillage des documents en déplacement ou en entreposage afin qu’ils ne puissent pas être modifiés par des personnes non autorisées.
3. Disponibilité – la sécurité n’est pas toujours synonyme d’inaccessibilité. Vous devez pouvoir accéder aux documents dont vous avez besoin en tout temps, en tout lieu et aussi longtemps que nécessaire.
Avec ces principes en tête, la technologie en milieu de travail n’est plus une entrave à l’innovation.

Placer les gens (et la technologie) au centre de la transformation numérique

Les entreprises ont besoin de technologies en milieu de travail qui sont en mesure de tenir la cadence de la transformation numérique d’aujourd’hui – et les vagues de changement qui s’en suivent. Puis, pour faire référence à la précédente analogie du téléphone intelligent, posséder un MFP qui dynamise les futures formes de la transformation numérique est essentiel pour le milieu de travail moderne.
Les cadres d’entreprise réclament une technologie conçue pour l’avenir et chez Ricoh, nous la concrétisons aujourd’hui. 
1 http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/eu/designed-for-tomorrow/
2 https://www.hiscox.com/documents/2018-Hiscox-Small-Business-Cyber-Risk-Report.pdf
3,4  https://www.itbusiness.ca/news/a-lack-of-physical-security-still-leads-to-data-breaches-but-is-being-ignored-says-study-from-shred-it-and-ponemon-institute/112591

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