Les activités ne se déroulent pas comme à l’habitude, mais vous devez toujours faire rouler votre entreprise.
Les employés travaillent maintenant de la maison pour effectuer leurs tâches, alors que les entreprises de tous les secteurs doivent soutenir une augmentation importante de la demande pour équiper leurs employés avec la bonne technologie et les bons outils afin qu’ils puissent continuer à travailler de façon productive. Même si le télétravail n’est pas nouveau et est de plus en plus populaire dans les dernières années, la différence est que les entreprises doivent maintenant reconsidérer comment elles peuvent continuer à faire fonctionner leur entreprise efficacement par des moyens numériques, comme le besoin d’outils et de procédures qui permettent la signature et la conclusion de contrats professionels de façon électronique et numérique. Les contrats signés permettent aux entreprises de continuer à fonctionner et à effectuer des transactions, ce qui assure des flux de travaux suffisants au cours de cette période difficile alors que la distanciation sociale force les entreprises à repenser leur manière de : connecter avec leurs clients, clients potentiels et clients internes.
Avantages de la signature électronique
L’adoption de la signature électronique peut être une victoire rapide pour votre entreprise. Plutôt qu’un contact physique avec les clients et les employés, les contrats et les ententes peuvent maintenant être préparés, approuvés, signés et gérés électroniquement, et ce, sans avoir besoin d’imprimantes, de numériseurs ou d’encres et de papier traditionnels.
Avec la signature électronique, vous pouvez créer à partir de modèles préapprouvés et remplir automatiquement et entrer manuellement des données avec la capacité de collaborer et de commenter avec plusieurs parties. Vous pouvez ensuite automatiser les révisions et les approbations en initiant une procédure de flux de travaux personnalisée. L’autorisation de signature peut être mise en place rapidement et sécuritairement en acheminant électroniquement un document à plusieurs parties pour obtenir des signatures en parallèle ou dans un ordre précis.
La capacité de surveiller l’état de chaque participant au cours de la procédure est très utile et efficace, puisqu’elle aide à accélérer l’ensemble de la procédure. L’intégration des flux de travaux de signatures électroniques peut réduire les temps d’exécution des documents de 80 %, ce qui permet aux utilisateurs de les passer en revue et de les signer instantanément au moment et à l’endroit le plus pratique pour tous.
Le travail ne s’arrête pas là. Il y a une liste d’activités de suivi qui sont associées lorsque les contrats sont signés. Les procédures internes qui sont déclenchées par les tâches ou les procédures, comme la facturation et les paiements, sont courantes : toutefois, conserver sécuritairement les contrats signés dans un seul endroit central dans lequel on peut facilement rechercher et récupérer des documents est tout aussi important, puisque ce sont des documents juridiquement contraignants. Les contrats signés ne devraient pas seulement être stockés dans le portable d’un employé, parce que l’incapacité à partager des données de façon numérique compromettra l’efficacité de l’entreprise et la prestation des services. L’impression physique et l’entreposage de ces documents dans des armoires, surtout aujourd’hui, ne sont tout simplement pas possibles, et ce, même lorsque les entreprises retourneront à la normale, les documents physiques créeront des problèmes de sécurité, de récupération et d’accès.
Lorsque vous mettez en place une solution de signature électronique dans votre organisation, vous devriez penser comment mieux numériser vos procédures d’approbation aux applications particulières à votre domaine qui sont déjà en place. Cela devrait être facile de déployer et de soutenir adéquatement vos flux de travaux.
Cas d’utilisation courants
Les cas d’utilisation pour les signatures électroniques peuvent habituellement se trouver partout dans l’entreprise. Les approbations et les contrats ont toujours lieu que ce soit avec des clients ou à l’interne avec des employés. Au sein du service des ventes, vous pouvez adopter des flux de travaux de signature électronique pour les nouveaux clients, les commandes de ventes et les approvisionnements de compte pour aider à conclure plus rapidement les ventes. Au sein de votre service des finances, vous pouvez mettre en place des flux de travaux de signature électronique pour les activités comme le traitement des factures, les rapports de dépenses et l’approbation de l’inventaire pour améliorer le suivi, l’audit et le signalement. Dernièrement, vous pouvez déployer et automatiser les flux de travaux de signature électronique avec le suivi des actifs, les demandes de changement, les autorisations d’entretien et le traitement des commandes afin de faciliter la tâche de vos ressources TI actuelles au sein de votre service des TI.
Nos recommandations
Si vous pensez actuellement adopter des flux de travaux de signature électronique au sein de votre organisation, nous recommandons les prochaines étapes suivantes :
- Identifier les cas d’utilisation qui peuvent affecter le flux de trésorerie, afin de maintenir les services essentiels
- Examiner les cas d’utilisation de signature électronique pour la valeur commerciale
- Trouver un produit ou une solution que vous pouvez soutenir et faire croître avec votre organisation au fil du temps
- Travailler à répondre à vos exigences d’affaires immédiates, obtenir l’approbation et l’utilisation en tant que plateforme pour une expansion future
- Se concentrer sur les « indispensables » et non sur les choses « qui seraient agréables d’avoir », si les coûts sont un enjeu
- Adopter les signatures électroniques maintenant
