Le monde du travail évolue – encore. L’essor de la technologie nous a donné tant d’information que les données orientent pratiquement toutes les décisions d’affaires prises à l’ère moderne. Maintenant, toutefois, nous nous trouvons en pleine transition de l’ère de l’information à celle de la collaboration.
Cette transition implique de s’assurer que les gens sont en mesure de collaborer à la réalisation de tâches sans friction, que les humains et les machines travaillent ensemble sans heurt. À cette fin, l’automatisation, c’est-à-dire la collaboration de machine à machine, jouera un rôle essentiel. Les entreprises qui réussiront dans cette voie seront capables d’accroître la satisfaction des employés et d’attirer les meilleurs talents, en plus de réduire les coûts en automatisant les tâches communes et en réduisant l’espace de bureau. Cela semble intéressant, mais comment les entreprises peuvent-elles passer de l’ère de l’information à celle de la collaboration?

Intégrer la flexibilité dans la culture du travail

Pour de nombreux employeurs, il n’existe aucune réelle raison d’empêcher les employés de travailler en profitant d’une flexibilité accrue – elle ne nuit certainement pas la collaboration. Il existe maintenant une variété d’applications basées sur le nuage permettant le travail collaboratif, productif et agile, et ce, quel que soit le lieu. Ces interfaces vont des outils servant à des projets visuels et à la gestion de tâches à des outils ayant trait aux vidéos, à la téléconférence, à la gestion du savoir et à la collaboration. Certains services donnent même les moyens à vos employés de trouver un endroit calme en utilisant des espaces dans des restaurants ou des cafés n’étant pas encore ouverts à la clientèle.
Les travailleurs ne désirent pas seulement de la flexibilité; ils s’y attendent. En effet, une étude menée par notre équipe Ricoh Europe a révélé que 74 % des travailleurs croient que le travail flexible serait un élément de base stipulé dans les contrats de travail prochainement. En fait, près d’un tiers (32 %) des travailleurs sont disposés à accepter une baisse de leur salaire allant jusqu’à 10 % afin de travailler pour un employeur adoptant des conditions de travail flexibles1.

Repenser le lieu de travail physique

Le fait que la flexibilité soit désormais un prérequis ne signifie pas pour autant que les espaces de bureaux ne sont plus nécessaires. Loin de là. Le travail flexible devrait plutôt compléter le lieu de travail traditionnel, non le remplacer. En revanche, les entreprises devraient évaluer la meilleure façon d’en exploiter la superficie pour tirer le maximum de leurs équipes, ce qui implique d’analyser la façon de travailler des employés et leur utilisation de l’espace. Y a-t-il suffisamment de salles de réunion ou d’espaces de rencontre pour soutenir l’accroissement de la collaboration? Au besoin, est-il possible pour les employés de s’éloigner des espaces à aire ouverte bruyants pour se concentrer? Vos employés perdent-ils du temps à attendre que des salles de réunion se libèrent ou à essayer de faire fonctionner la technologie?
Si les employés ont constamment du mal à trouver des salles de réunion, à mettre la main sur de l’équipement de vidéoconférence pour travailler ou encore à se joindre à des appels avec des collègues à l’international, il est probable qu’ils accumulent de la frustration. Pire encore, ils seront malheureux et moins productifs.
Investir dans d’« autres » espaces, comme des espaces de rencontre où les gens peuvent discuter en mangeant ou en buvant un café, peut encourager la collaboration et le partage naturel d’idées, activités qui autrement auraient peut-être été impossibles dans une salle de réunion traditionnelle. Concevoir et offrir des espaces de collaboration ou de caucus facilitant le travail d’équipe et favorisant la créativité devraient de plus en plus faire partie des priorités pour les entreprises cherchant à rendre leur espace à l’épreuve du temps.

Joindre les ressources humaines et l’équipe des TI

La technologie donne la chance de collaborer entre différentes zones géographiques et entre différents postes, mais l’équipe des TI a besoin de mettre au point une expérience harmonieuse s’étendant à tous les appareils et à toutes les plateformes. Le fait de se débarrasser de tout obstacle à la connectivité ou au traitement facilitera grandement (et rendra plus agréable) le travail collaboratif au moment voulu, où que les employés se trouvent – qu’ils soient à la maison, au bureau ou en déplacement. C’est là que l’interfonctionnalité entre les fournisseurs, les systèmes et les fabricants de TI sera cruciale. Pour les entreprises allumées, il s’agit d’un point sur lequel ils insisteront de plus en plus ces prochaines années.
Du côté des ressources humaines, il faut s’assurer que les employés se sentent à l’aise de se servir des différents types de technologies mises à leur disposition afin de favoriser un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée. Ce besoin se veut d’autant plus urgent lorsque l’on considère que 81 % des travailleurs s’attendent à ce que leur employeur leur fournisse des outils et de la formation nécessaires pour s’adapter à leurs nouvelles fonctions au fil de l’évolution de la technologie. Ainsi, de la formation supplémentaire et une amélioration des compétences des employés pourraient être requises, en plus de devoir promouvoir une culture organisationnelle permettant à la main-d’œuvre de travailler de la façon la plus efficiente, peu importe l’endroit.

Tenir compte des différentes générations

Ultimement, l’essor de la collaboration entre l’humain et la machine libèrera les gens des tâches communes, leur permettant ainsi de se concentrer sur du travail plus enrichissant, mais aussi de rallonger leur carrière, ce qui est particulièrement important dans la mesure où la moyenne d’âge de la retraite augmente et que les gens continuent de travailler plus longtemps. La collaboration entre les différentes générations au sein de votre personnel est importante, et il est essentiel que le travail flexible en facilite la réalisation. Les employeurs doivent améliorer les compétences de leurs équipes afin de les aider à s’adapter aux méthodes de travail modernes d’une façon respectueuse.

Planifier pour une collaboration réussie

La demande de flexibilité et de collaboration est claire. Désormais, les employés ne perçoivent plus ces dernières comme des « avantages du travail », mais bien comme des aspects fondamentaux de leur emploi. Alors que la main d’œuvre devient de plus en plus passagère, dans un marché concurrentiel, les employés n’accueillant pas pleinement l’ère de la collaboration se retrouveront à la traîne.
Nos façons de travailler, de collaborer et de partager de l’information ont changé, tout comme l’endroit où nous le faisons.
Quelle est la suite?
Redéfinir le travail et changer. Pour le mieux.
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Passez à la prochaine étape en discutant avec un professionnel Ricoh de vos besoins et de la façon dont nous pouvons vous aider à surmonter vos difficultés uniques en matière de collaboration.

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