Meilleures pratiques pour un retour sécuritaire au bureau

Alors que les villes et les régions de partout au Canada luttent à coups de confinements et d’ordres de rester chez soi, les lieux de travail devront se montrer souples, étant donné que les politiques, les technologies et les installations devront s’adapter continuellement aux conditions et aux défis changeants. En ce moment, il demeure essentiel pour la direction des RH et celle des installations d’établir, si ce n’est pas déjà le cas, et de redéfinir leurs politiques visant à assurer un retour sécuritaire au bureau. De la planification de la capacité à la distanciation sociale, en passant par la recherche de contacts et les interactions sans contact, ces sujets de préoccupation devraient continuer d’occuper une place de premier ordre dans la planification des bureaux, de sorte à y garantir un retour sécuritaire.

Heures d’arrivée et de départ décalées

Optez d’abord pour un horaire de retour au travail par étapes étant ajusté aux exigences propres à chaque service. Par exemple, le plan de retour au travail initial pourrait n’impliquer que 20 % de la main-d’œuvre, après quoi vous procéderez à une augmentation graduelle, pour ainsi passer à 35 %, puis à 45 % et ainsi de suite. Surveillez chaque employé et service, afin de vérifier qu’ils viennent travailler comme le prévoit leur horaire.

Gestion des exigences en matière de dépistage

Les RH jouent un rôle considérable dans la direction des efforts pour garantir une manière sûre de dépister les employés et les visiteurs et de déterminer leur état de santé avant qu’ils n’entrent dans votre bureau. Ces précautions sont hautement visibles et assurent aux employés que le retour au travail est sécuritaire. Mettez en place une politique relative à la gestion des visiteurs, entre autres pour établir le nombre de visiteurs qui se présentent sur les lieux, les jours où ils le font, les zones désignées où ils peuvent se rendre et leur manière de s’enregistrer. Assurez-vous qu’il y ait suffisamment de signalisation et offrez la possibilité aux employés comme aux visiteurs de faire prendre leur température.

Conseil n^o 1 – Automatiser cette fonction à l’aide de formulaires électroniques et de flux de travaux automatisés permet de s’enregistrer sans contact à l’arrivée et au départ, de garder le fil de qui se trouve dans l’établissement à un moment précis et de prouver que les directives en matière de santé et de sécurité ont été respectées. De plus, l’information est sauvegardée, interrogeable et facilement accessible advenant qu’il soit nécessaire d’effectuer une recherche des contacts.

Soutien à la gestion de l’espace et de la capacité

Reconfigurez l’espace de travail pour réduire la densité des postes de travail et la capacité des salles de réunion afin de respecter les exigences de distanciation sociale. Même lorsqu’il est sécuritaire de retourner au bureau, il demeure important de réduire le nombre de personnes travaillant au bureau jusqu’à un niveau sécuritaire en diminuant le nombre de bureaux disponibles pour respecter la distanciation sociale.

Conseil n^o 2 – Exploiter un logiciel de gestion de l’espace de travail vous permet d’ajuster facilement votre espace de travail actuel pour une configuration moins dense en réduisant le nombre de postes de travail utilisables et la capacité des salles de réunion en quelques étapes.

Mise en œuvre d’une distanciation sociale sur place

Commencez en établissant des lignes directrices pour le nombre de personnes se trouvant sur les étages. Il s’agit là d’une excellente occasion pour la direction des RH et celle des installations de collaborer et d’identifier les principaux points préoccupants. Ces lignes directrices doivent être dynamiques, étant donné le caractère changeant des situations au fil du temps. Les employeurs devront comprendre où les gens s’assoient et les jours où ils le font.

Conseil n^o 3 – Repenser les zones communes, telles que la capacité des ascenseurs, et installer une signalisation, le cas échéant, apporte de la clarté et évite tout conflit. Permettez à la recherche de contacts d’avoir lieu en comprenant où les employés s’assoient et les jours où ils sont présents. Augmentez la distance entre les postes de travail et dressez des barrières physiques conçues de façon modulaire.

Respect des mesures d’hygiène et d’assainissement

Assurez-vous que le nettoyage de l’espace de travail est respecté lorsque les bureaux sont réservés pour être utilisés par des employés différents et après les réunions. De plus, communiquez les lignes directrices importantes relatives à la sécurité au moyen d’affiches sur le sujet et promouvez l’importance de la politique en matière de lavage des mains et de nettoyage des postes de travail. Enfin, offrez un accès pratique à des masques et à des stations de désinfection des mains sans contact sur les lieux.

Conseil n^o 4 – Tirer profit d’un logiciel de gestion de l’espace de travail permet de rendre possible la désinfection efficace de celui-ci. Un flux de travaux de fournisseur complet gère le nettoyage en profondeur. Le flux de travaux automatique est déclenché par des changements aux réservations et s’assure qu’une tâche de nettoyage a été effectuée avant qu’un bureau ou une salle de réunion puisse être utilisé.

Sans la stratégie adéquate, il est possible que la mise en œuvre et les outils en place provoquent inutilement des inquiétudes et de l’anxiété chez les employés retournant travailler au bureau. Il y a une foule de facteurs à considérer, notamment : la réaffectation de l’espace, la signalisation sur le lieu de travail, le dépistage des employés et des visiteurs, la minimisation des contacts en personne et le fait de faire appliquer les politiques relatives à l’utilisation des salles de réunion. Ricoh peut aider à mettre en œuvre des solutions pour vous appuyer dans les précautions que votre organisation prend à l’égard de la sécurité. Chaque organisation est unique; dans cette optique, nous sommes capables de vous offrir une solution personnalisée qui saura répondre à vos besoins.

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