Comment puis-je communiquer avec mes employés à distance?

Lorsque votre équipe peut facilement collaborer et travailler en harmonie, leur productivité et leur innovation en sont améliorées. Avec le besoin accru de travail à distance, les chefs d’entreprise sont confrontés à de nouveaux défis, comme trouver une manière de mobiliser correctement leurs équipes et de maintenir les voies de communication ouvertes.

Le travail à distance existe depuis des décennies, mais jamais à cette ampleur et avec ce degré d’urgence. Au cours du premier semestre de 2021, 32 % des employés canadiens âgés de 15 à 69 ans ont travaillé la plupart de leurs heures à domicile, contre 4 % en 2016[1]. Comme l’indique la plus récente publication de l’Enquête sur la population active, 3,1 millions de Canadiens travaillaient temporairement à la maison en réponse à la pandémie de COVID-19 en février 2021. On estime que ce nombre augmentera à mesure que les entreprises modifieront leurs politiques de travail à domicile pour répondre aux besoins et aux désirs des employés.

À l’heure actuelle, les principales faiblesses que nous observons en matière de collaboration sont les suivantes :

– Un manque de communication en temps réel entre les gestionnaires et les collègues;

– Un partage de fichiers lent et inefficace;

– Des mesures de sécurité négligentes – laissant la porte ouverte aux risques;

– De longues recherches pour des documents et des données;

– Peu de ressources de TI pour aider lorsqu’il y a un besoin.

Que votre équipe travaille partiellement ou totalement à distance, l’objectif est de maintenir leur engagement et leur autonomie. Dans notre monde « toujours en marche », votre équipe a besoin de la rapidité, de la technologie et de la capacité nécessaires pour être productive, et ce, peu importe le lieu ou le moment – et pour de nombreuses entreprises, s’adapter à la « nouvelle normalité » des conditions de travail généralisées n’est plus une option.

Alors que les solutions de TI, d’automatisation et de collaboration avancées contribuent à créer des lieux de travail plus productifs et novateurs, les environnements de travail traditionnels ont du mal à suivre le rythme. Ces circonstances sans précédent ont amené de nombreuses entreprises à se pencher sur elles-mêmes et à prendre conscience de la nécessité d’une transformation numérique rapide. Les entreprises qui ont fait la transition vers un environnement de travail modernisé et numérisé ressentent déjà les avantages de flux de travaux plus automatisés et efficaces et d’une meilleure productivité.

Bien que cette transition ne se fasse pas du jour au lendemain, avec l’aide d’experts, votre entreprise est en mesure d’apporter des changements significatifs qui vous aideront à atteindre de nouveaux niveaux de réussite. Commencez par suivre ces simples conseils et remarquez où vous pouvez vous améliorer.

Créer un environnement centralisé pour le travail en équipe

Votre équipe travaille mieux lorsque les informations se trouvent à portée de main, que les pensées et les idées peuvent être échangées rapidement et facilement et que les réunions peuvent être organisées et menées à bien de manière harmonieuse. Pour y parvenir, les entreprises ont besoin d’une solide plateforme de collaboration comme Microsoft Teams pour travailler.

Cette plateforme devrait englober tous les aspects de la collaboration et de la communication, pour que les employés soient capables de:

– Partager des documents, des photos, des PDF et d’autres fichiers;

– Effectuer des vidéoconférences et des partages d’écran;

– Interagir grâce au clavardage de groupe et au clavardage individuel;

– Effectuer des réunions par téléphone depuis n’importe quel endroit.

Microsoft Teams, une composante de Microsoft 365, offre toutes ces fonctionnalités. Il vous fournit même des rapports facultatifs pour vous indiquer la manière dont vos employés utilisent Teams, ce qui vous permet de mieux comprendre comment promouvoir l’engagement des utilisateurs.

Vos plateformes collaboratives devraient faciliter le travail, non le complexifier. Lorsqu’elle est correctement réalisée, une approche bien pensée et organisée peut vous aider à tirer le maximum de résultats de tout type de nouvelle application bureautique. Avant de vous engager à utiliser une plateforme, assurez-vous qu’elle offre les fonctionnalités flexibles dont votre équipe aura besoin non seulement aujourd’hui, mais aussi à l’avenir.

Moderniser les flux de travaux et la gestion des documents

Tous les employés, qu’ils travaillent à distance ou au bureau, veulent passer moins de temps à chercher des documents et des fichiers dispersés. Chercher des papiers dans des classeurs ou des informations perdues dans une mer de courriels est une perte de temps. La mise en œuvre de flux de travaux modernes et automatisés et de la gestion de documents numériques donne la chance à votre équipe de se concentrer sur des initiatives de haut niveau et de stimuler la croissance de l’entreprise.

Grâce à des solutions de flux de travaux numériques intuitives telles que DocuWare, les équipes au bureau, les équipes à distance et les collaborateurs externes auront un accès sécurisé à toutes les informations dont ils ont besoin, et ce, partout et à tout moment.

DocuWare offre aussi :

– Une saisie, un acheminement, une indexation et un archivage automatisés des données cruciales;

– Une solution flexible en nuage ou sur site pour l’intégration des TI et des tierces parties sans problème;

– Une technologie à l’épreuve du temps pour des applications évolutives et sécurisées;

– La capacité de faire disparaitre les tâches manuelles et les retards associés au papier;

– L’enregistrement et le rapport d’activité pour maintenir la transparence.

Offrir à votre équipe le soutien dont ils ont besoin

Lorsque votre équipe a à sa disposition des outils et des ressources dont elle a besoin pour collaborer, tout le monde est gagnant. Mais votre entreprise dispose-t-elle d’un plan pour s’assurer que votre équipe bénéficie du soutien nécessaire pour résoudre un problème? Vos informations cruciales sont-elles sécurisées sur les plateformes, les appareils personnels et les réseaux utilisés par vos équipes? Idéalement, vous voudrez trouver une solution qui offre à la fois soutien et sécurité – en donnant à votre équipe l’aide qu’il lui faut pour collaborer efficacement, tout en vous procurant une tranquillité d’esprit, sachant que vos données sont en sécurité.

Par exemple, vous devriez rechercher :

– Un centre d’assistance ouvert à toute heure du jour, et ce, chaque jour de la semaine, et qui gère et surveille vos systèmes d’exploitation et vos postes de travail;

– Des services de gestion d’appareils mobiles pour veiller à ce que votre équipe puisse accéder aux données de l’entreprise à partir de leurs appareils personnels;

– La sauvegarde de serveur et la protection des données pour assurer la continuité des opérations.

Les entreprises qui comprennent la valeur d’une communication et d’une collaboration ouvertes se tournent vers des experts pour trouver les solutions les plus efficaces. En particulier dans un contexte de travail à distance, les bons outils peuvent rassembler les personnes et les données de n’importe où, tout en permettant à votre entreprise de fonctionner de manière optimale. Associez ces outils à une assistance dédiée et à des mesures de sécurité avancées pour que votre équipe reste connectée, qu’elle continue de collaborer et qu’elle soit prête à accomplir davantage.

Nos solutions numériques en milieu de travail aideront vos équipes à rester connectées, productives et en sécurité afin que vous soyez prêt à vous épanouir – et pas seulement à survivre – sur le marché d’aujourd’hui. Apprenez-en plus sur les façons dont nous aidons les organisations à s’adapter au présent tout en planifiant pour le futur à AgentsDeChangement.ca.

Lien vers l’article de Ricoh US : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/how-do-i-communicate-with-remote-employees?ite=16787&ito=2347&itq=1f8fe9d0-e92d-4386-bfae-039159ca8f5d&itx%5bidio%5d=8919959 ]

[1] Statistique Canada, « Étude : Travail à domicile : productivité et préférences », 1^er avril 2021, https://www150.statcan.gc.ca/n1/daily-quotidien/210401/dq210401b-fra.htm