Repenser votre expérience idéale de salle de conférence à domicile

Les employés passent d’innombrables heures dans leur bureau à domicile, les yeux rivés sur l’écran à assister à des réunions virtuelles sans fin. Cette situation ne vous est pas inconnue? Si se procurer une chaise à la fois confortable et ergonomique et actualiser votre poste de travail est un prérequis, il existe cependant d’autres aspects importants sur lesquels vous pencher pour vivre une meilleure expérience de bureau à domicile et à distance. De quelle façon pouvez-vous garder vos réunions virtuelles productives? De quelle manière pouvez-vous garder un haut taux de participation lorsque tout le monde se trouve derrière un écran? Quelle est la méthode optimale pour rendre chaque réunion virtuelle percutante et mémorable?

Le bureau à domicile est chose du passé; une salle de conférence à domicile, l’avenir!

Les bureaux à domicile ont autant de connotations négatives que positives. Ils sont essentiels pour certains, impossibles et « surestimés » pour d’autres. Demeurer professionnel et trouver des façons de communiquer pendant la transition vers cette salle de conférence à domicile sera essentiel pour les télétravailleurs. C’est pour cette raison qu’une nouvelle configuration est requise.

Traitez toujours la « salle de conférence à domicile » comme un espace professionnel où vous pouvez inviter « virtuellement » vos pairs, vos partenaires et vos clients, échanger des idées ensemble, prendre des décisions et même conclure des ententes! Désormais, il n’est plus nécessaire de se déplacer, ce qui vous fait réaliser des économies de coûts, parvenir à un meilleur équilibre et profiter des avantages et de la flexibilité de l’environnement hybride.

Le besoin de réinventer le concept de réunions à distance est essentiel. Les outils de vidéoconférence existants n’ont pas changé depuis des décennies. Chaque plateforme possède les mêmes capacités, à quelques modifications mineures près par-ci par-là, mais aucune n’offre vraiment plus qu’un simple partage d’écran et de caméra. Si les entreprises veulent cultiver une culture d’équipe à distance qui se traduit par des gains d’efficacité, il est nécessaire de se procurer de meilleurs logiciels qui permettent à tous d’exprimer leur vision, de visualiser leurs idées et d’être aussi créatifs à distance qu’en personne dans la même pièce.

La façon d’améliorer la salle de conférence à domicile en l’équipant de tableaux blancs interactifs

Redonnez aux réunions un caractère amusant! Les tableaux blancs interactifs peuvent transformer votre bureau à domicile en salle de conférence pour n’importe quelle réunion virtuelle. Leur attrait principal réside dans leur convivialité. Mettre en place de tels tableaux blancs interactifs alliés à un logiciel de collaboration intuitif que les gens ont bel et bien envie d’utiliser augmente la participation, ce qui accroît l’efficacité et la productivité lors des réunions. Armé de la bonne combinaison d’équipement et de logiciel, vous pouvez :

– avoir toutes vos données et votre information devant vous, ce qui changera votre niveau d’énergie durant votre prochaine présentation virtuelle;

– plonger votre public dans votre présentation et lui donner l’impression que vous vous tenez devant lui, et ce, même lors d’une réunion hybride;

– vous servir de votre langage corporel et faire des gestes, comme pointer votre contenu pour soulever un point important afin de garder le même niveau d’énergie et de participation.

Le secret pour donner lieu à une collaboration virtuelle fluide

Si votre public participe de façon nettement plus active pendant la séance virtuelle et qu’il se rappelle l’information que vous lui donnez, les résultats parleront d’eux-mêmes. Le secret de cette réussite est de créer une expérience de « collaboration » virtuelle et harmonieuse en temps réel, comme si tout le monde se trouvait dans la même pièce.

Voici certaines astuces sur la façon de configurer votre bureau et votre salle de conférence à domicile.

– Tableau blanc interactif – investissez dans un tableau hautement performant conçu pour vous laisser écrire naturellement. Vous devez être capable de déplacer des objets avec votre doigt, d’écrire à l’aide d’un stylet et d’effacer facilement sans avoir à chercher maladroitement parmi les boutons et les menus. Les tableaux blancs interactifs à faible latence donneront vraiment l’impression d’écrire avec du papier et un crayon, une expérience qui est vitale pour que les réunions virtuelles soient fluides. Et la taille du tableau compte! Déterminez celle qui conviendra le mieux à votre bureau à domicile, afin de ne pas vous retrouver avec des écrans trop petits ou trop encombrants pour votre espace de travail.

– Logiciel de collaboration – ne vous arrêtez pas à vous demander pour quelle raison vous partagez votre écran. Exploitez une plateforme logicielle unique qui révolutionne la façon dont les utilisateurs communiquent, transmettent des documents et consomment du contenu, peu importe l’endroit où les participants à la réunion se trouvent. Maintenant, les intervenants peuvent créer du contenu, le présenter, l’expliquer, l’annoter, le peaufiner en cours de route et le résumer, et ce, comme si tous les participants à la réunion se trouvaient dans la même pièce. Allez voir ce logiciel de collaboration à la fois puissant et convivial à l’œuvre en regardant cette vidéo offerte en anglais.

– Caméra – placez la caméra devant vous de sorte que l’on vous voie, vous et le tableau blanc interactif. Il est important que ceux qui assistent à la réunion vous voient pointer, faire des gestes et interagir avec les données et l’information.

– Moniteur affichant le public – tournez vers vous un moniteur d’une taille allant entre 23,8 po et 27 po afin de pouvoir voir votre public. De cette façon, vous pourrez vous tourner vers le tableau blanc interactif, écrire et travailler, et vous retourner rapidement vers votre public et le voir réagir en direct. C’est presque comme si l’on y était!

Le télétravail est là pour de bon. Pour récolter les fruits de cette transition, les entreprises devront trouver un nouvel équilibre. Ce dernier doit prendre en compte le besoin d’avoir des interactions sociales, doit créer un environnement où l’engagement est cultivé entre les télétravailleurs et doit permettre à ces derniers de collaborer tout en étant créatifs, comme s’ils se trouvaient dans la même pièce.

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