Par : RobertMacDonald, directeur, Marketing, RicohCanadaInc. 
Chaque jour, les petites et moyennes entreprises (PME) qui s’appuient sur les documents pour alimenter leurs opérations s’exposent à des risques, à des coûts inutiles et à des problèmes de productivité qui ont une incidence sur leur quotidien, notamment : 
  • L’incapacité d’accéder facilement, rapidement et efficacement à l’information; 
  • Le traitement des contrats ou la prestation de services reposant sur l’usage du papier; 
  • La perte (ou la recherche) des documents et des reçus papier; 
  • Le maintien de la sécurité des données; 
  • Le fait de faire face à distractions liées aux TI; 
  • La satisfaction des besoins des employés travaillant de n’importe quel endroit; 
  • L’augmentation croissante des coûts en raison de l’inflation.
Il s’agit là d’une longue liste de défis à surmonter, sans compter les dizaines de milliers d’heures et les coûts de main-d’œuvre associés à la création et à la tenue à jour des documents chaque année… 
Comme de nombreux lieux de travail n’ont plus besoin d’être un lieu central, de nombreux propriétaires d’entreprise et petites équipes trouvent qu’il est plus difficile que jamais d’accomplir leur travail comme ils l’ont toujours fait sans être équipés de la bonne technologie. En même temps, ne rien faire revient à faire un pas en arrière. 
Même si les petites entreprises reconnaissent l’importance de la numérisation – ou la gestion des documents –, beaucoup d’entre elles n’ont pas encore pris les dispositions qui s’imposent, car : 
  • Les solutions sont coûteuses et souvent conçues pour de grandes organisations;
  • Il peut être éprouvant d’apporter des changements, tant du point de vue des coûts que des efforts;
  • Il leur manque l’expertise, les connaissances et le soutien techniques nécessaires.
Lorsque l’on élimine ces obstacles, la plupart des PME canadiennes sont en bonne posture pour tirer le maximum de leurs investissements en technologie, de leur information et de leurs employés. 
Cependant, jusqu’à présent, la difficulté pour les fournisseurs résidait dans le fait d’offrir une solution qui ne se limitait pas qu’à améliorer un processus ou un besoin d’affaires isolé (par exemple, seulement les comptes créditeurs ou seulement les contrats) tout en justifiant le changement, en entraînant un impact immédiat sur les opérations quotidiennes et en offrant un rendement du capital investi rapidement. 
Votre entreprise pourrait-elle se servir ainsi des économies de coûts pour redéployer le personnel et ne plus avoir à se casser la tête pour embaucher plus de personnel afin de s’occuper des pièges opérationnels du quotidien? 
Ricoh est heureux d’annoncer qu’en collaboration avec DocuWare (une filiale Ricoh en propriété exclusive), nous avons conçu une solution spécialement conçue pour les PME canadiennes telles que la vôtre. 
LA SOLUTION 
L’ensemble de bases de gestion de documents de Ricoh est une solution tout-en-un de gestion de documents en nuage qui transforme les procédures papier en procédures numériques, en permettant par le fait même d’automatiser les tâches et les flux de travaux répétitifs. 
Il combine tout ce dont les propriétaires d’entreprise ont besoin pour se sentir confiants et rassurés par rapport à l’adoption d’une solution technologique pour une équipe, un service ou leur organisation au complet. 
En aussi peu qu’une semaine, vous pouvez : 
  • Accéder à des versions numériques de vos documents papier, et ce, n’importe où, n’importe quand et de n’importe quel appareil; 
  • Consacrer moins de temps à chercher des fichiers en stockant les documents dans un répertoire centralisé; 
  • Simplifier et accélérer le traitement des documents entrants en utilisant l’indexation intelligente pour saisir, trier, numériser et stocker automatiquement les données dans le nuage de façon sécuritaire; 
  • Assurer la sécurité des informations essentielles aux affaires grâce à plusieurs niveaux de redondance; 
  • Accroître l’exactitude des données et offrir un accès contrôlé aux documents pour le personnel, les intervenants et les services appropriés, même les partenaires d’affaires; 
  • Réduire les frais d’exploitation attribuables : 
  • Aux coûts de stockage, 
  • Aux coûts de copie et d’impression, 
  • Au temps du personnel, 
  • Aux coûts des procédures d’affaires, 
  • Aux coûts de sécurité et de reprise après sinistre. 
 
SON UTILISATION 
  • Mettez en place des classeurs virtuels selon la procédure d’affaires. 
  • Numérisez les documents papier pour en faire des formulaires électroniques à stocker en conséquence (la comptabilité, les RH, les ventes, le service ou même les opérations). 
  • Exploitez les formulaires et les modèles préconfigurés afin d’automatiser les flux de travaux comme ceux pour les factures, les contrats ou les propositions de ventes et les demandes de congé, mais surtout, afin d’archiver les documents de façon sécuritaire. 
  • Servez-vous-en comme moteur pour de futurs additifs abordables qui feront gagner du temps et accélèreront les affaires, comme les signatures électroniques, le traitement des factures, la gestion des employés et bien d’autres choses. 
SON FONCTIONNEMENT 
Les bases forment une solution clé en main pouvant être déployée en seulement cinq jours. L’équipe de services professionnels de Ricoh travaillera avec votre équipe pour que vous soyez opérationnels, en vous épargnant des problèmes et des maux de tête. 
Si votre entreprise repose encore sur des procédures papier dans des domaines comme la comptabilité, les RH, les ventes ou même les opérations, il est temps de passer à quelque chose de simple, de rapide et de meilleur. 
Discutez avec nous pour en apprendre davantage sur l’ensemble de bases de gestion de documents de Ricoh – un incontournable économique pour 2022.