Successful employee working with laptop in office
Sur une base quotidienne, les employés des cabinets d’avocats connaissent l’importance de respecter la loi à la lettre : ainsi, des politiques et des procédures limpides sont essentielles aux affaires d’un cabinet.
Il est cependant surprenant de constater que dans un grand nombre d’entreprises, il n’y a pas de politique interne, claire et précise sur la conservation des documents. La plupart des cabinets ont une police globale qui indique combien de temps les documents doivent être conservés. Cependant, il manque souvent à ces polices un élément crucial : la façon dont les documents doivent être conservés ou les formats dans lesquels ils doivent l’être.
Quel est le but si vous pouvez avoir des milliers de documents entreposés, mais vous ne pouvez pas les consulter ni produire le document dont vous avez besoin? Voici quelques éléments liés aux documents qui compromettront la capacité de votre entreprise à accéder aux documents et à l’information.

Anciens supports de stockage

Les anciens supports de stockage, comme les microfiches ou les microfilms, les disquettes, les CD ou les cassettes VHS, peuvent empêcher votre cabinet d’accéder aux informations importantes pour un dossier. Si votre cabinet doit consulter un document à délai de livraison critique, comme un testament, avez-vous encore les moyens qu’il faut pour lire le support? À quand remonte la dernière fois où vous avez utilisé cet équipement? Est-ce qu’il est encore en bon état? Pour un document urgent, parfois c’est comme si vous ne l’aviez pas, ce qui expose la société d’avocats à des risques de non-conformité et aux amendes qui s’y rattachent.

Problèmes de logiciels

Les logiciels obsolètes peuvent également affecter les informations conservées de votre cabinet. Il existe des milliers de formes de logiciels qui ont été créés au cours des 50 dernières années dans le domaine de l’informatique, dont la vaste majorité est maintenant dépassée. Si vos dossiers sont entreposés dans des fichiers qui ne peuvent être ouverts qu’avec un logiciel obsolète, vous n’avez pas de chance.

Documents papier

Conserver les documents papier dans des centaines de classeurs ne veut pas dire qu’ils resteront en bon état. Ils peuvent facilement être endommagés par la moisissure, les débris et d’autres facteurs d’entreposage ou environnementaux qui rendent l’écriture illisible. De plus, les fichiers papier ne rendent pas l’information accessible aux autres, comme il y a une seule copie qui peut être consultée par une personne à la fois. Si ce document papier est perdu, toute l’information qu’il contenait l’est aussi. La numérisation de l’information sur papier et son transfert dans un répertoire numérique préservent les signatures et l’information imprimée, ce qui permet aux données d’être accessibles à tout le monde lorsque plusieurs employés du cabinet travaillent sur un même dossier.

Sortir de l’« Âge des ténèbres numérique »

Le père d’Internet, James Billington, qualifie la disparition d’informations due à des logiciels ou à des appareils désuets d’« Âge des ténèbres numérique » et celle-ci affecte les organisations de toutes les tailles et certainement pas seulement les cabinets d’avocats.
Imaginez les avocats de votre société qui perdent une cause importante parce qu’ils n’étaient pas au courant de l’existence d’un document ou qu’ils ne pouvaient pas le consulter. Ce n’est pas une perspective réjouissante. Pour aider les cabinets à travailler sans problème et efficacement dans le monde numérique d’aujourd’hui, voici trois conseils pour vous guider au fil de ce processus.
 – Numériser tous les documentsnumérisez et stockez sécuritairement toute l’information dans plusieurs formats de documents.
 – Rendre les documents accessibles – assurez-vous que vos documents sont accessibles à distance et au personnel approprié ou même pour les vérifications par des organismes de régulation.
 – Mettre en place une procédure de rétention des documents, un échéancier et des politiques – assurez-vous que vos politiques de rétention des documents pour les dossiers importants, comme les contrats et les données des clients, comprennent la manière de les indexer, de les conserver, de les stocker et de les éliminer conformément aux normes de conformité établies par les organisations. Se débarrasser de dossier trop tôt pourrait entraîner des amendes de non-conformité et s’en débarrasser trop tard pourrait entraîner des conséquences juridiques. De plus, vous devez réserver du temps pour un examen annuel afin de déterminer si les procédures et les capacités de stockage doivent être mises à jour.
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