Vos employés utilisent un vaste éventail de technologies numériques au quotidien. Pour certains, la commodité de leur technologie personnelle dépasse ce qu’ils ont au bureau.
Cela ne vous semble-t-il pas être un problème?
Vos employés exploitent la technologie numérique pour simplifier leur vie. Votre entreprise peut aussi le faire. Heureusement, de nos jours c’est plus simple que jamais. En fait, vous pouvez mettre à niveau vos systèmes, rationaliser vos flux de travaux et former vos employés à distance de n’importe où.
En vous concentrant sur les moyens dont la technologie peut permettre aux employés de mieux performer en minimisant les flux de travaux manuels et en rendant les procédures plus efficaces, vous leur donnez la possibilité de :
 – Augmenter la productivité
 – Rehausser la collaboration avec les membres de l’équipe
 – Améliorer la communication avec vos clients
Votre projet de transformation numérique ne doit pas nécessairement être difficile ou exiger énormément de temps. Dans cet article, nous présenterons trois façons pour favoriser un espace de travail axé sur le numérique prospère.

Examiner votre façon de traiter la gestion de documents

Votre façon de gérer le papier et les documents est un bel endroit où commencer. Cela implique d’évaluer votre infrastructure actuelle de gestion de l’impression et des documents. Voici quelques questions à se poser :
 – Croulez-vous sous les flux de travaux papier?
 – Avez-vous des classeurs qui débordent?
 – Par combien de paires de mains un document papier doit-il passer avant d’être classé?
 – Quelles données enregistrez-vous de chaque document?
 – Combien de documents sont imprimés afin d’être rangés dans un classeur ou recyclés par après?
Vos réponses à ces questions peuvent vous aider à déterminer votre stade actuel de maturité numérique. Après votre analyse, vous pourriez découvrir que :
 – Vous êtes seulement équipé pour maintenir et défendre vos affaires principales avec des procédures manuelles papier et une gestion de base des données numériques.
 – Vous avez la capacité d’encourager les affaires émergentes en utilisant les technologies et les données numériques qui offrent à vos équipes des données exploitables.
 – Vous pouvez permettre à vos équipes de créer de nouvelles occasions d’affaires en transformant les activités, les procédures, les compétences et les modèles pour exploiter pleinement les changements et les occasions apportés par les technologies numériques.
Évidemment, aucune entreprise n’a un modèle de maturité numérique qui est exactement conforme à ces scénarios. Alors que vous travaillez à déterminer la maturité numérique de vos procédures de gestion des documents, n’oubliez pas que cette étape devrait compléter les actions de validation de vos objectifs d’affaires et d’élaboration de recommandations pour vos prochaines étapes.
L’analyse de votre infrastructure d’impression actuelle et de votre traitement des documents peut vous aider à voir les objectifs d’affaires futurs en fonction d’où vous êtes aujourd’hui.
Si vous avez des questions, envisagez de vous associer à un fournisseur de services de solutions numériques expérimenté. Des experts qui mangent de la gestion de documents peuvent vous aider à évaluer objectivement votre situation actuelle et à faire des recommandations en fonction des meilleures pratiques.
Une étape de l’évaluation de votre gestion d’impression et de documents pourrait impliquer d’observer si l’infrastructure d’impression sur site prend tout le temps de vos ressources TI et de quelle manière. Vous pourriez trouver que le transfert de l’impression hors site peut libérer des ressources pouvant se concentrer sur des initiatives stratégiques. Vous pourriez également découvrir les avantages de la numérisation directement vers le nuage pour un accès simple et centralisé à votre information.

Numériser les données pour appuyer une gestion des procédures plus efficace

Selon International Data Corporation (IDC), 87 % des dirigeants affirment que la numérisation est une priorité1. Le défi est de mettre la bonne technologie en place. Alors que vous commencez à chercher des façons de numériser vos données, demandez-vous :
 – Comment pouvons-nous mieux exploiter les données pour améliorer la fonctionnalité et fournir à nos employés la possibilité d’agir plus rapidement?
 – Qu’est-ce que notre équipe fait actuellement manuellement qui pourrait être automatisé pour lui donner plus de temps pour se concentrer sur des initiatives stratégiques?
 – Comment pouvons-nous créer un espace de travail numérique qui participe à rendre nos employés plus analytiques, mobiles, novateurs et créatifs?
Vous pouvez creuser ces questions plus en profondeur en demandant simplement « Pourquoi? » après chaque réponse. Plus vous en apprendrez, plus vous verrez la manière dont vos données circulent dans votre organisation et les endroits où des améliorations peuvent être réalisées. Vous pouvez créer plus de valeur en réfléchissant à votre façon d’utiliser les données, plus précisément :

À quel point êtes-vous bien positionné pour maintenir et défendre vos affaires principales?

Votre modèle d’espace de travail peut-il garder le dessus sur la vitesse à laquelle les idées et l’information circulent aujourd’hui? Où votre concurrence réussit-elle ou vous dépasse-t-elle sur le marché? Comment protégez-vous vos opérations d’affaires quotidiennes de l’adversité et des interruptions? Des réponses à de telles questions peuvent révéler les secteurs où la rapidité d’action est la plus importante pour votre entreprise en particulier, ce qui offre des informations quant aux procédures de données qui doivent être rationalisées pour améliorer l’efficacité.

Comment pouvez-vous encourager les affaires émergentes?

L’automatisation, par exemple, augmente l’accessibilité des données et permet aux employés sur site et à distance de se déplacer avec plus de flexibilité et de se concentrer sur les initiatives stratégiques en enlevant le fardeau des procédures manuelles. En déterminant les procédures qui peuvent être automatisées, vous pouvez commencer à explorer les outils de collaboration et de nuage qui peuvent bonifier la façon dont les employés et les clients partagent des idées et des données.

Comment les nouvelles procédures amélioreront-elles l’expérience client?

Plus vous mettez sécuritairement les données importantes dans les mains des bonnes personnes, plus vous permettez une amélioration de la productivité. Une meilleure productivité signifie plus d’innovation, de revenus et de succès dans l’atteinte de vos objectifs d’affaires. Cela équivaut également à un service à la clientèle plus efficace qui entraîne une augmentation de la satisfaction des clients.

Utiliser votre transformation numérique pour optimiser le rendement de votre équipe

Les nouvelles technologies accélèrent naturellement la vitesse de travail de vos employés. Récupérer un fichier d’un répertoire de documents électronique est certainement plus rapide et efficace pour le télétravail que l’entreposage physique de dossiers et de documents. Toutefois, les meilleurs résultats ne s’obtiennent pas en reproduisant les flux de travaux actuels avec de nouvelles technologies d’espace de travail.
Avec les nouvelles technologies d’espace de travail, vous souhaitez redéfinir le travail et créer de meilleures façons de travailler.
Idéalement, vous voulez optimiser les procédures des méthodes de travail de vos employés. Vous pourriez, par exemple, vouloir :
 – Offrir aux employés sur site et à distance les moyens et le temps de collaborer plus facilement et efficacement.
 – Rationaliser les flux de documents pour réduire le temps et les efforts requis de toute tâche, peu importe l’endroit où se trouvent les parties prenantes.
 – Vous assurer que les employés ont la visibilité de l’information et des données nécessaires pour analyser et prendre des décisions éclairées plus rapidement.
Alors que vous mettez en place des solutions d’espace de travail numérique, un de vos objectifs devrait être de minimiser les flux de travaux manuels qui exigent beaucoup de main-d’œuvre. Lorsque vous le faites, vous permettez à vos employés d’en accomplir plus, ce qui leur laisse plus de temps pour se concentrer sur des initiatives stratégiques.
La clé pour optimiser les flux de travaux des utilisateurs est de rester concentrer sur « le comment ». Une bonne question de départ est : comment ces procédures doivent-elles changer pour l’obtention de résultats optimaux?
Répondre à cette question vous mènera aux solutions numériques qui conviennent le mieux à vos employés et vos besoins opérationnels.

Commencer votre propre transformation numérique

Lorsque vous aurez passé à travers ces trois considérations et la façon dont elles peuvent affecter positivement votre entreprise, il sera l’heure de chercher les solutions qui peuvent accomplir ce que vous voulez et de planifier le changement.
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1IDC FutureScape : « Worldwide Digital Transformation 2018 Predictions » IDC. 2017. https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US43154617