Selon Image Architects Inc., 34 % des livraisons de courrier escargot vers des destinations comportant plusieurs édifices sont retournées.
Des téléphones intelligents aux tablettes, en passant par les puissants ordinateurs portables, toute une série de technologies en constante évolution a révolutionné nos façons de travailler, de communiquer et de collaborer. Cependant, ces technologies ne font pas toujours partie intégrante de tous les secteurs de votre organisation…

Le traitement du courrier traditionnel, aussi appelé courrier escargot, peut nuire à votre efficacité globale dans le nouveau monde du travail. Vous pourriez faire partie d’une entreprise mondiale d’une valeur de plusieurs milliards de dollars qui est à l’avant-garde dans votre domaine et qui possède des flux de travaux avancés dans beaucoup de vos services… mais il est fort probable que le fonctionnement de votre salle de courrier n’ait pas changé depuis les années 80 : recueillir, classer et distribuer manuellement des milliers de pièces de courrier papier. L’établissement d’un ordre de priorité est fait très rarement, voire jamais, ce qui fait en sorte que l’information importante et urgente est souvent livrée à la même vitesse que le courrier-déchet. Le tout exige beaucoup de temps et d’argent en plus d’être propice aux retards et aux erreurs.

Le moment est venu d’améliorer ses façons de faire!

Aujourd’hui, ce qui compte, c’est le flux de l’information – avoir accès partout et en tout temps à vos renseignements opérationnels, et ce, dans le format qu’il vous faut. La salle de courrier traditionnelle ne fonctionne tout simplement pas pour la plupart des travailleurs mobiles. Il doit y avoir une meilleure solution!
Il y en a bel et bien une : les services de livraison intelligente. Voici comment ils fonctionnent :
– Étape 1 : livraison physique du courrier – le courrier est reçu par votre organisation, de la même manière qu’auparavant. Ce processus peut se faire à l’interne ou alors à un emplacement hors site par une tierce partie.
– Étape 2 : numérisation et extraction – les images d’enveloppe sont numérisées immédiatement à la réception, puis un logiciel avancé de ROC associe les données de l’expéditeur et du destinataire à la base de données de votre entreprise. En utilisant un logiciel de saisie avancé, les documents importants, comme des factures, des contrats et ainsi de suite, peuvent être identifiés immédiatement et mis en ordre de priorité selon leur urgence.
– Étape 3 : acheminement – une image sécurisée de l’enveloppe est envoyée aux destinataires par courriel. À partir de là, plusieurs options de livraison s’offrent à ces derniers : l’envoyer à la poubelle, l’envoyer électroniquement, la retenir pour cueillette en main propre ou bien la transférer ou en envoyer une copie à un autre destinataire. Procéder ainsi permet de centraliser et d’accélérer la saisie de toute l’information papier qui arrive à votre organisation tout en assurant que le courrier est livré de manière efficace et précise du premier coup, et ce, n’importe quand et n’importe où.
La réforme d’un processus aussi fortement fondé sur le papier n’est pas à prendre à la légère. En revanche, votre organisation pourrait en tirer des avantages immenses. Imaginez une salle de courrier qui ne représente plus un goulot d’étranglement, mais bien un stimulateur de rendement pouvant vous aider à prendre de meilleures décisions d’affaires. Passer à un système de courrier intelligent peut aider votre organisation à :
– Accélérer les processus : le papier peut être lent et coûteux. La saisie de cette information plus tôt dans le processus vous permet de centraliser et d’automatiser beaucoup de vos processus qui sont actuellement effectués manuellement. Le flux de l’information de votre organisation peut donc s’en trouver grandement amélioré. Par ailleurs, si une entreprise le souhaite, la mise en œuvre peut se faire en tirant parti de l’intelligence du logiciel, c’est-à-dire en apprenant des résultats répétitifs et en appliquant le même cheminement de livraison après un nombre de cycles défini afin que, par exemple, toutes les factures puissent se rendre directement au bureau des comptes créditeurs sans aucune intervention ni aucun retard.
– Soutenir la mobilité de l’information : le courrier papier ne répond pas aux besoins de la plupart des travailleurs mobiles. Le courrier intelligent le transforme en courrier mobile, permettant ainsi aux travailleurs d’accéder à cette information de n’importe où dans le monde, ce qui stimule la collaboration et la productivité. Des analyses provenant des données de courrier sont également disponibles, y compris le « qui », le « combien », les tendances et les services, afin d’optimiser davantage la manipulation du courrier et la production de rapports à leur sujet.
– Rester conforme : en prenant en considération la quantité de courrier qui passe dans la salle de courrier traditionnelle, il ne devrait pas être surprenant que des problèmes de conformité puissent survenir. Les processus manuels fondés sur le papier sont susceptibles de compliquer la recherche d’information, la récupération des fichiers nécessaires et la création d’une piste de vérification. Un endroit centralisé pour le courrier muni de fonctions de recherche conviviales peut simplifier énormément le processus. Étant donné que le courrier est identifié et doté d’un code à barres dès sa réception, un échéancier complet ainsi qu’une chaîne de possession sont conservés. Les entreprises peuvent même établir des règles de sécurité et de conformité pour soutenir leurs objectifs et leurs exigences uniques.
Le rendement du capital investi, l’engagement des employés, la valeur actionnariale, la sécurité et l’expérience client sont des enjeux importants pour la plupart des entreprises. Il existe bien peu de domaines qui n’ont pas encore été inspectés par les dirigeants d’entreprises, qui cherchent des façons d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts. Voyez votre salle de courrier comme une source possible d’occasions d’affaires et un endroit où imager et changer – pour le mieux.
Dans l’environnement changeant d’aujourd’hui, les entreprises ont du mal à acheminer du courrier essentiel aux employés travaillant à distance. Que vous receviez des chèques, des factures, des documents ayant trait à la santé ou d’autres types de communications importantes, une salle de courrier moderne peut aider.
Visionnez notre webinaire (en anglais seulement) pour en apprendre davantage sur les tendances relatives au volume de courrier, les considérations par rapport à la COVID-19, le courrier, la feuille de route vers le numérique ainsi que sur certains cas d’utilisation fascinants.