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L’adoption d’une infrastructure d’impression en nuage présente de nombreux avantages, comme celui d’alléger la tâche de l’équipe des TI pour qu’elle se concentre sur des projets stratégiques et sur les objectifs de rendement de l’entreprise.
Bien sûr, ce ne sont pas là les seuls avantages, en particulier pour les milieux de travail hybrides. L’accès à la technologie, notamment aux périphériques d’impression, est devenu une priorité maintenant que les employés doivent travailler, communiquer et collaborer en étant répartis dans différents endroits.
Cet article présente les principaux avantages du passage à une infrastructure d’impression en nuage pour une entreprise.

Accessibilité de partout pour les milieux de travail hybrides

De nos jours, les employés travaillent à partir de toutes sortes d’endroits : certains travaillent au bureau, d’autres de la maison et d’autres encore, à travers le monde.
L’infrastructure d’impression en nuage élimine les obstacles traditionnels. L’emplacement physique devient moins important pour la gestion et la configuration avec l’utilisation d’un appareil connecté à Internet. Une fois l’appareil connecté, un service de TI ou de gestion d’impression peut le configurer à distance pour l’utilisation en réseau et donner accès uniquement aux utilisateurs du réseau privé virtuel de l’entreprise, le tout à partir d’un tableau de bord.
La technologie d’impression sécurisée protège aussi les données et les documents des personnes au bureau. Le traitement des demandes d’impression nécessite la saisie d’un code ou le balayage d’une carte d’identité pour les employés au bureau, ce qui permet notamment d’économiser sur le papier inutilisé des travaux d’impression abandonnés.

Augmentation de la productivité

Nous savons que l’élimination de l’infrastructure d’impression locale, c’est-à-dire les serveurs, les applications qui doivent être mises à jour et l’espace nécessaire pour stocker le matériel, élimine un fardeau important pour l’équipe ou le service des TI. L’infrastructure en nuage confère cet avantage. Le service des TI n’est pas le seul à gagner en productivité.
Tout le monde devient plus productif.
Moins il y a de périphériques, moins il y a de contrats et de factures à payer, ce qui allège la tâche du service de comptabilité. De plus, la connexion aux imprimantes devient une tâche que tout employé peut accomplir en quelques étapes simples, qu’il soit au bureau, à la maison ou n’importe où sur la planète.
En fait, l’infrastructure d’impression en nuage augmente la productivité de tous les membres de l’organisation.

Continuité des activités et agilité opérationnelle en toute simplicité

L’infrastructure d’impression en nuage se trouve dans des centres de données hors site, ce qui implique que si un problème survient au bureau, par exemple là où se trouvent les outils de gestion et les serveurs d’impression, les processus et l’impression ne seront pas touchés.
Mais que se passe-t-il si un problème survient au centre de données où se trouve l’infrastructure d’impression? La plupart des centres de données répliquent leurs services dans plusieurs zones géographiques. De cette façon, si un problème survient à un endroit, ces autres systèmes prennent le relais et assurent la redondance des services. Il existe toutefois certaines exceptions. Beaucoup de choses dépendent des centres de données et des services compris dans le contrat conclu avec votre fournisseur de services.
Lorsque vous décidez de transférer votre infrastructure d’impression vers le nuage, que vous ayez un contrat avec un centre de données ou que vous choisissiez un service comme les services de gestion de l’impression de Ricoh, il est essentiel de vous renseigner sur la redondance du centre de données et les garanties quant au temps de disponibilité.
En plus de l’adoption des pratiques exemplaires pour les services d’hébergement en nuage, le transfert de votre infrastructure d’impression vers le nuage aide votre entreprise à réagir aux imprévus tout en soutenant vos plans de continuité des activités.
De plus, sans avoir à se soucier de l’infrastructure d’impression en cas de sinistre ou d’interruptions, vos équipes qui assurent la continuité des activités (TI et opérations) peuvent se concentrer sur les besoins urgents des employés et des clients plutôt que sur la reconfiguration d’un serveur d’impression.
 Réduction des coûts d’exploitation
La technologie de réseau local, comme les serveurs d’impression, entraîne de nombreux coûts. Tout d’abord, il y a le coût de l’équipement, puis le coût des logiciels et des applications nécessaires à son exécution, et celui des applications antivirus et de sécurité du réseau nécessaires pour les terminaux. Les coûts annuels de maintenance et les frais de service s’ajoutent aussi à la liste.
L’infrastructure en nuage élimine la plupart de ces coûts. Selon le service que vous choisissez, vous pourriez tous les éliminer et les remplacer par une seule dépense opérationnelle mensuelle.
Selon notre expérience, de nombreuses entreprises constatent que ces frais mensuels uniques sont souvent équivalents ou parfois bien moins élevés que les coûts associés aux dépenses en capital et aux dépenses d’exploitation inhérents à la gestion de l’ensemble du matériel, des logiciels et des services, entre autres, que demande la gestion de l’infrastructure d’impression locale. Non seulement les coûts d’exploitation diminuent, mais ils se convertissent aussi en un seul élément prévisible du budget.

Accès à des données puissantes et riches en information

De nombreuses plateformes d’infrastructure d’impression en tant que service proposent des outils d’analyse et de création de rapports en transformant les données d’impression en renseignements utiles. Les tableaux de bord de production de rapports présentent des renseignements pertinents en un coup d’œil, en plus de soulager le service de TI de la production de rapports.
Certains services offrent des services-conseils avancés pour extraire des données utiles à partir de grandes quantités de données d’impression, lorsqu’une telle tâche est souhaitée, mais difficile à accomplir pour les équipes des TI, des opérations ou des finances d’après la configuration actuelle.
Quel type d’information trouve-t-on dans les données d’impression?
Les données ciblées dépendent de vos objectifs. Vous pouvez bien sûr cibler le nombre d’impressions, l’utilisation des fournitures et le type de documents souvent imprimés, mais d’autres renseignements pouvant être recueillis sont le type d’impression effectuée (recto verso ou recto), l’heure de la journée (données comportementales) et même la consommation d’énergie.
La valeur ne réside pas dans les données en elles-mêmes, mais plutôt dans la façon dont ces données peuvent orienter la stratégie et la prise de décision pour simplifier les opérations, réduire les coûts et aider l’organisation à atteindre ses objectifs de développement durable. L’impression en nuage permet non seulement aux utilisateurs de contrôler leur consommation de papier, mais aussi d’accéder à des analyses en temps réel pour voir comment réduire cette consommation au fil du temps. En fin de compte, les données d’utilisation et les informations peuvent être utilisées pour optimiser votre infrastructure d’impression de manière rentable et influencer favorablement le résultat net.
Gérez facilement votre infrastructure d’impression. Le nuage de gestion d’impression (NGI) de Ricoh est une solution d’infrastructure tout-en-un unique qui permet aux organisations de toute taille de profiter de l’agilité et de l’innovation qui caractérisent la technologie en nuage. Faites passer la gestion de l’impression au nuage pour vous simplifier la vie.