Si vous gérez un service d’impression sur place, vous cherchez probablement toujours des moyens de rationaliser les procédures. Dans votre quotidien, vous aurez sans doute l’un ou l’autre des scénarios suivants.

Scénario 1

Vous travaillez pour une entreprise où les travaux proviennent d’un groupe stable d’employés ou de systèmes internes. Le travail est régulier, les attentes sont prévisibles, et les flux de travaux ne constituent pas une priorité… jusqu’à ce qu’il y ait un problème. Vous avez vos clients, mais il y en a toujours plus.

Scénario 2

Vous dirigez un service de reprographie pour une université, où les demandes proviennent d’une variété de clients, départements, facultés, membres du personnel, sans compter les milliers d’étudiants qui se renouvellent tous les quatre ans. Il y a beaucoup de demandes, et elles arrivent par différents canaux (courriel, FTP, copie papier, etc.). L’information de production reçue avec la demande est souvent incomplète, et le travail nécessaire pour préparer les commandes est important, tout comme le taux d’erreurs.
Dans un scénario comme dans l’autre, il est possible d’améliorer l’efficacité et la qualité. Lorsque les demandes passent en production, les opérateurs doivent supposer les intentions du client et les transposer dans un ensemble d’activités : mise en train, imposition, gestion de la couleur et sélection du papier ou support. Si l’opérateur se trompe, le client peut refuser la commande et demander une réimpression, ce qui lui donne une expérience négative du service.
Quel que soit le scénario, vous savez qu’il existe une meilleure façon de faire les choses. Comment présenter la solution et obtenir l’appui nécessaire pour aller de l’avant?

Impression sur le Web : faciliter le travail

Que vous soyez un service d’impression commerciale ou un service universitaire interne, les clients s’attendent à pouvoir passer leur commande facilement en ligne, c’est pourquoi il faut avoir une solution robuste d’impression sur le Web.
Une solution intelligente d’impression sur le Web crée une porte d’entrée nouveau genre et accueillante qui permet aux clients de facilement accéder à vos services et leur donne une expérience de commande fluide et sans frustration.
Il n’est même plus nécessaire d’être au bureau. Les clients peuvent envoyer une demande d’impression depuis la salle de classe, le stade de football, les plages de Tahiti, bref de n’importe où, pour autant qu’ils aient un accès Internet.
Voici donc cinq avantages stratégiques pour plaider en faveur d’une solution d’impression sur le Web :

1. Convivial

L’impression sur le Web est une solution simple assez puissante pour traiter la variabilité des demandes. En seulement quelques clics, les flux de travaux modélisés vous permettent de configurer un accès accueillant pour vos clients.

2. Architecture ouverte

Le système se connecte facilement et est assez flexible pour absorber l’augmentation future des demandes. Il est possible d’y ajouter des capacités d’impression grand format, de nouvelles options de finition et même des paramètres de distribution multicanaux.

3. Communication intersystème

Les portails d’impression sur le Web peuvent communiquer avec d’autres éléments de votre système d’information de gestion pour permettre l’authentification des utilisateurs, la gestion électronique des documents, la facturation et la rétrofacturation.

4. Système mains libres

L’impression sur le Web élimine de nombreux points d’accès manuels, ce qui uniformise la vitesse et la précision du traitement des demandes d’impression.

5. Automatisation basée sur des règles

L’application d’une logique conditionnelle à des tâches uniques aide le personnel de production à prendre des décisions éclairées d’après les données disponibles.
La représentation visuelle des options d’impression sur le Web (recto verso, couchage, reliure) limite le risque d’erreurs souvent causées par une mauvaise compréhension du jargon. Grâce aux spécifications exactes de la demande d’impression et de finition, vos opérateurs pourront produire un produit de qualité dès la première impression, ce qui réduit le gaspillage et les réimpressions et, au bout du compte, améliore le résultat net.
Lorsque des documents sont transmis au moyen d’une solution d’impression sur le Web, ils sont protégés et archivés dans le profil numérique du client, prêts à être réimprimés, partagés ou modifiés électroniquement au besoin. Forte d’une base de données qui enregistre d’où viennent les demandes d’impression et où les commandes sont envoyées, cette solution facilite grandement la facturation, le suivi et la réimpression.

En résumé

Peu importe votre volume d’impression, vous aspirez à un service rapide, simple et abordable, ce qui représente tout un défi si vous acceptez des demandes en personne ou par courriel, sites FTP ou clés USB. En préparant le terrain à l’adoption d’une solution d’impression en nuage, vous préparez aussi la réussite à long terme de vos services grâce à divers avantages :
– Élimination des erreurs avant que les fichiers prêts à imprimer atteignent le centre d’impression et amélioration de l’expérience client globale;
– Réduction des coûts et hausse du volume d’impression par l’ajout de services sans plus d’effectif;
– Diminution des délais de production grâce à des flux de travaux configurables et automatisés qui peuvent prendre en charge les systèmes d’entreprise et les produits de tiers.
Bien que de nombreuses entreprises n’installent pas de logiciel d’impression sur le Web par manque de ressources en TI, Ricoh offre des solutions locales et hébergées qui peuvent être implantées, personnalisées et prises en charge par nos spécialistes des logiciels d’impression sur le Web.
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