The dematerialization of documents may involve difficulties. Once
a cost-benefit analysis has been established that the adoption
of an e-solution results in increased productivity,
efficiency and efficiencies, there is still room for improvement. challenges to be
met. However, your local administration must not back down. It can be
computerized without hurry by adopting the best practices listed
in our list. We have helped more than 100
local governments in Canada to
reduce the amount of paperwork, and we know the secrets of the
trade. Whenever a change is made in an institution,
especially in an institution that has long existed as a
local government, it is difficult. Employees are at the root of the problems that
administrations routinely encounter.
- The fear of being replaced by computers and losing their
jobs. This factor may encourage some employees (~ 5%) to
deliberately sabotage the transition to have an abortion, but most employees
will simply be flat. - Attempts to return to the good old way of proceeding. This
is usually about a quarter of employees. This is sometimes very
dangerous because even users who appreciate the new system
may return to the old system if they observe their colleagues
doing so. - Employees who do not know how to work with the new
system and are too embarrassed to ask for help. One can find oneself
in a vicious circle because the employee concerned, more and more destitute,
is even more hesitant to ask for help. - Employees who say that the transition will be too long due to
the large number of files stored in many municipalities. These
are often employees who have been working with paper documents for a
long time. - Employees who worry that the process will cost too much
and monopolize some of the budget at the expense of other
important projects . This is particularly true in municipalities with
cash flow problems. - Employees who fear that a service has the last word and that it
may create a project that will not suit them. This is particularly a
problem for small services that do not want to be jostled.
En outre, certaines administrations locales doivent faire face à des problèmes causés par
les logiciels qu’ils choisissent. Si elles optent pour les mauvais logiciels,
elles risquent d’être confrontées à une foule de problèmes :
- Des services d’assistance technique inefficaces ou l’absence de ce genre
de services lorsque les problèmes surgissent (d’où le détournement de
précieuses ressources liées à la TI mises à contribution pour régler ces
problèmes). Pour cette raison, il se peut que d’autres tâches importantes
soient délaissées.
- L’incompatibilité avec différentes plates-formes et avec des logiciels
ou du matériel qui existent. Pour cette raison, la productivité et l’efficacité
risquent de diminuer considérablement.
- Des défaillances fréquentes qui risquent d’entraîner la perte de travaux
importants. Cette situation est non seulement frustrante, mais elle peut
également se solder par des pertes d’argent et de temps.
- Des mesures de sécurité inefficaces de sorte que votre administration
risque d’être la proie de cyberattaques et de perdre des données. Les
cyberattaques, internes et externes, représentent une menace croissante
aujourd’hui, et les administrations locales doivent demeurer vigilantes.
Manque d’évolutivité. Les solutions de gestion des cas sont souvent
conçues pour de petites organisations, de sorte que les administrations en
plein essor risquent de faire face à des problèmes. Ces problèmes représentent
des défis, mais il est possible de les résoudre en adoptant des pratiques exemplaires
comme les suivantes :
- En démontrant aux employés comment le nouveau système leur facilitera la
vie au lieu de la leur compliquer. Les employés doivent être convaincus que le
nouveau système sera meilleur pour eux.
- En mettant en place une approche descendante dans l’organisation sans
quoi les employés ne modifieront pas leur comportement s’ils s’aperçoivent que
leurs supérieurs continuent d’utiliser l’ancien système.
- En donnant aux employés de la formation sur la façon d’utiliser le
système et en leur offrant des occasions d’obtenir une réponse aux questions
qu’ils se posent dans un milieu sans le
moindre jugement. C’est très important pour convaincre les gens afin qu’ils
puissent constater que le nouveau système n’est pas aussi compliqué qu’ils le
croient.
- En désignant un représentant dans chaque service qui sera chargé de
s’adresser au service de la TI pour que les gens se sentent écoutés et qu’ils
se rendent compte que le nouveau système répond à leurs besoins. De cette
façon, aucun service ne se sent négligé, et la solution est à l’avantage de tout
le monde.
- En investissant dans une société professionnelle comme Ricoh, qui a de
l’expérience dans le secteur des administrations locales , connaît bien les
règlements municipaux et se sert d’une technologie à jour pour offrir un
service d’assistance élaboré.
- En adoptant des technologies grâce auxquelles les employés peuvent
travailler à distance de leur téléphone. Ce faisant, la société incite davantage
les employés à faire face au changement parce qu’il leur laisse plus de
latitude.
- En encourageant un véritable changement dans les processus de réflexion
(Faut-il vraiment imprimer ce document?). On peut le faire en partageant des
articles ou en organisant des discussions sur l’importance de la durabilité et
de la conscience écologique;
- En formant un comité (composé de représentants de tous les services),
qui se réunit périodiquement pour formuler des commentaires sur les difficultés
avec lesquelles ils sont aux prises en utilisant le nouveau système et qui
présente des histoires de réussite (pour préserver le moral). Par exemple, un
problème qui bloque un service peut avoir déjà été réglé par un autre service. Cette
pratique contribue non seulement à optimiser le système, mais à renforcer la
cohésion entre les employés de façon générale.
- En effectuant périodiquement un examen général des pratiques
administratives afin de vérifier si la gestion du contenu d’entreprise (GCE)
pourrait être plus utile.
By adopting these best
practices, you are helping a lot to have a more
productive, efficient and happy staff!
Are you thinking of moving to a greener and more profitable workplace? Ricoh can help your organization give up the paper. |