Les administrations locales remplissent plusieurs fonctions essentielles parmi lesquelles se trouvent la prestation de services sociaux, l’entretien des parcs et la gestion des transports publics. Mais leur plus grande responsabilité consiste à faire en sorte que les citoyens soient satisfaits. Des administrations se sont construites et d’autres ont été éliminées sur ce seul enjeu. L’histoire fourmille d’exemples d’administrations ambitieuses qui sont tombées parce qu’elles en ont oublié l’importance. Non pas qu’elles ne se souciaient pas de l’humeur de l’électorat, mais parce qu’elles omettaient de l’évaluer quotidiennement.
Malheureusement, le bonheur de vos électeurs peut s’avérer difficile à maintenir si votre administration exploite un système de gestion électronique des dossiers désuet ou qui repose sur des documents papier, auquel cas les citoyens rencontrent souvent des problèmes tels que:
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Recevoir un autre document que celui demandé, ou un document incomplet, en raison d’une mauvaise gestion du dossier, d’une erreur sur le destinataire ou d’une réponse trop hâtive (les administrations étant tenues par la loi de répondre aux demandes qui leur sont adressées à l’intérieur d’une période de temps déterminée).
- Devoir se rendre à l’hôtel de ville à plusieurs reprises pour se renseigner, obtenir des documents ou mettre un dossier à jour. Une situation particulièrement frustrante pour les citoyens qui doivent s’y rendre pendant leurs heures de travail ou qui ont des problèmes de mobilité.
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Apprendre que l’information qu’ils cherchent est perdue ou introuvable parce que les dossiers ont été détruits pendant un incendie ou une inondation ou pour une foule d’autres raisons.
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Subir de longs délais d’attente pour une simple demande de renseignements ou pour une demande d’accès à l’information. Dans un monde où les données transitent instantanément par les courriels et les moteurs de recherche, deux semaines peuvent sembler une éternité.
- Avoir l’impression que son administration locale ne respecte pas l’environnement. Avec un électorat particulièrement sensible à l’environnement, il s’agit d’une préoccupation bien réelle.
Ces problèmes peuvent cependant tous être résolus avec les solutions que Ricoh conçoit sur mesure pour les administrations locales. Ces solutions concernent notamment:
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La numérisation des documents papier sur place ou hors site. Les dossiers sont stockés dans un référentiel électronique sécurisé suivant une structure de fichiers intuitive et sont automatiquement conservés conformément aux exigences de la loi. Dès lors, il ne faut plus compter en heures, mais en secondes, le temps nécessaire à votre personnel pour repérer et récupérer des documents.
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L’élaboration d’un système de gestion des processus complet et convivial qui permet aux employés d’accéder aux données en toute sécurité à partir de leurs appareils mobiles, une caractéristique qui peut grandement améliorer les délais de réponse. Ricoh peut également mettre en place un système mobile convivial destiné aux citoyens qui souhaitent avoir accès aux services essentiels de votre administration en ligne, une exigence de plus en plus répandue dans la population.
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La création d’un processus de travail sur mesure par lequel les employés sont automatiquement avisés des demandes qui les concernent. Pour répondre à une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les services qui détiennent les informations pertinentes sont, par exemple, automatiquement avertis et peuvent les acheminer à la personne appropriée dès que leur recherche est terminée. Afin que les exigences de la loi en matière de délais soient respectées, les employés reçoivent des rappels pendant le processus. Toute cette information est enregistrée à des fins d’amélioration continue.
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La rédaction de formulaires en ligne destinés au public. Grâce à un processus de travail simplifié, les employés sont appelés à créer des formulaires dont la convivialité est évaluée par le service de TI qui les transmet ensuite au coordonnateur FOIP pour qu’il en vérifie la conformité. Ricoh peut adapter ce processus en fonction des besoins des administrations et de la main-d’œuvre disponible.
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L’intégration des logiciels et du matériel informatique existants de façon à rendre la transition la plus fluide possible. Nous concevons notre solution pour qu’elle s’adapte aux besoins de votre administration et à l’équipement informatique en place. Les administrations ont souvent des systèmes pour différents processus et nous nous assurons que notre solution fonctionne avec ces systèmes. Notre équipe de professionnels a créé des solutions sur mesure pour de nombreuses administrations locales partout au Canada.
Nos solutions optimisent les opérations et améliorent non seulement la satisfaction des citoyens, mais aussi celle des employés. Ceux-ci ont la possibilité de travailler à distance sur leurs propres appareils ou avec leur téléphone cellulaire et n’ont plus à passer des heures à chercher des documents. Comme plusieurs études l’ont amplement démontré, un employé heureux est un employé productif.
Avec plus de dix ans d’expérience dans le secteur des administrations locales, Ricoh se distingue par son excellent service à la clientèle. Faites le premier pas vers une circonscription plus heureuse. |
