The town of Okotoks in Alberta is an important community in this
province, and it is one of the largest growing communities in
Canada. That’s why she’s struggling with some of the issues that
often arise in expanding communities. Okotoks previously had
issues with records management because storage space was
becoming more expensive as
population growth led to an increase in the number of records. In collaboration
with Ricoh, Okotoks has been able to improve access to current
municipal files . However, the city continued to grow, and the number of
Folders to open increased each day. The forms that existed to
create them were problematic.
- The forms were limited to one template for all
services, despite the extremely different needs of the various services.
- The services had to comply with the conventions imposed by the
template even if they did not suit their particular requirements.
- Existing forms contained outdated or
unnecessary information
The
problems like this can increase stress, which can worsen the
functioning of the administration.
Fortunately, since the municipality had already used Ricoh to solve
problems like this, it contacted us. Ricoh has analyzed the
situation to create a customized solution.
The solution
- Several form templates for
various needs . - An elaborate template design software from
which services can create their own forms. - A collaborative process focused on opinions
as follows:- The employee presents a template form.
- The head of the service is immediately informed and he approves the form.
- Le service de la TI est avisé et effectue une assurance de la qualité
pour que le formulaire s’utilise comme prévu et qu’il soit conforme aux lignes
directrices sur la stylistique. - Si le formulaire est destiné au public, le coordonnateur de l’accès à
l’information et de la protection de la vie privée est avisé afin d’examiner la
conformité à la loi. - Un registre est créé dans lequel on indique le moment où le formulaire a
été créé et les tests qu’il a subis. - Les membres du personnel concernés sont informés de la façon de
consulter le formulaire et de l’utiliser.
Cette solution comportait de nombreux avantages pour Okotoks :
- L’examen des formulaires existants et la suppression des renseignements
dépassés. - Un délai plus court de réponse aux demandes.
- La garantie que tous les formulaires étaient conformes à la loi et
qu’ils étaient approuvés par les chefs de service. - Un processus simplifié pour la diffusion d’informations concernant les
nouveaux formulaires. - Des électeurs plus satisfaits et mieux informés parce que les auteurs de
demandes étaient avisés sur-le-champ de l’état de leurs demandes.
La ville d’Okotoks grossit
rapidement, et il est prévu que la population aura plus que doublé dans les
décennies à venir. Cependant, en recourant aux solutions de Ricoh, la
municipalité est prête à faire face directement aux difficultés de
l’augmentation de la population.
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