Comment Ricoh peut aider les administrations à caviarder des renseignements dans les demandes d’accès à l’information afin qu’elles puissent se conformer à la loi

L’un des éléments les plus importants dont les administrations locales  doivent s’occuper, ce sont les demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et protection de la vie privée (LAIPVP). Les administrations souhaitent souvent y répondre rapidement afin de se conformer. Mais pour ce faire, elles doivent également respecter d’autres parties de la loi concernant la façon de recueillir, d’utiliser, de divulguer, de protéger et de corriger des renseignements personnels. 

Voici les diverses raisons pour lesquelles les demandes en vertu de la LAIPVP sont présentées : 

– Les cas où des gens souhaitent savoir qui s’est plaint à leur sujet. Il peut s’agir de gens qui ont été obligés de mettre fin à une fête, de gens dont la voiture était garée illégalement sur la pelouse, etc. 

– Des avocats demandant des renseignements et des précisions sur les accidents de voiture. Il s’agit de l’une des raisons les plus fréquentes parce qu’ils ont besoin de ces renseignements afin de faire des vérifications et d’instaurer des procédures judiciaires ou d’y réagir. 

– Des compagnies d’assurances qui souhaitent avoir des précisions sur des incendies de maison. Ces compagnies versent souvent des sommes considérables dans ces cas-là et elles souhaitent s’assurer qu’elles sont effectivement tenues de le faire par la loi. 

– Des citoyens ou des entreprises qui souhaitent obtenir plus de renseignements sur des projets municipaux. La demande peut concerner un parc qui est aménagé à proximité de leur maison ou un nouvel immeuble qui les intéresse. 

Lorsqu’une demande est présentée, un organisme public doit tout faire pour aider l’auteur de la demande et lui répondre rapidement et précisément. Si une partie de la demande est rejetée, son auteur doit se faire expliquer pourquoi. Cependant, tous les renseignements ne peuvent pas être rendus publics. Il existe des exceptions, dont la nature exacte varie en fonction de l’endroit, qui peuvent couvrir les renseignements suivants : 

– Les renseignements qui pourraient être préjudiciables à la vie privée de quelqu’un ainsi qu’à la sécurité publique; 

– Les renseignements concernant les antécédents médicaux psychiatriques; 

– Les renseignements qui peuvent être préjudiciables à un tiers, qui est une entreprise. 

Nous avons travaillé en collaboration avec une centaine d’administrations locales  au Canada et nous sommes conscients des particularités de ces lois dans chaque région. Advenant la violation de ces lois, il y aura d’autres conséquences pour la municipalité en question. Grâce aux outils de Ricoh d’utilisation facile, c’est devenu un jeu d’enfant de caviarder des renseignements afin de se conformer exactement à la LAIPVP. Voici ce qu’une administration locale peut faire au moyen de ces outils : 

– Numériser ses dossiers papier en vue de créer des fichiers électroniques faciles à mettre à jour. De cette façon, l’administration locale libère de l’espace de stockage et peut stocker des renseignements dans une structure tout aussi intuitive. Il devient donc facile de consulter les dossiers et de les récupérer. 

– Assurer un suivi des demandes en vertu de la LAIPVP grâce à un système global de gestion des documents. Il est possible d’assurer un suivi des demandes à différentes étapes du processus, et les renseignements sur l’état de la demande peuvent être transmis à des électeurs. 

– Générer des rapports sur la façon de traiter les demandes en vertu de la LAIPVP. Il est possible d’utiliser ces métadonnées en vue d’optimiser davantage les processus. 

– Marquer les renseignements de façon à ce qu’ils demeurent visibles pour les employés à l’interne, mais qu’ils soient biffés et caviardés de façon sécuritaire lorsque le dossier est distribué. 

– Créer des estampilles personnalisées au moyen desquelles les employés peuvent indiquer en vertu de quelles dispositions l’information fournie a été caviardée. 

Différentes administrations locales, comme la Ville de Maple Ridge, ont obtenu des résultats satisfaisants en utilisant cet outil. Maple Ridge a déjà mis en service les solutions globales de Ricoh pour la gestion de documents et de dossiers et elle était satisfaite des résultats. Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée ou de la gestion des dossiers s’est rendu compte qu’il fallait un logiciel afin de caviarder les renseignements pour les demandes présentées en vertu de la LAIPVP. Ils ont recherché sur le Web des outils, mais ceux-ci coûtaient cher. Ils se sont rapidement rendu compte que Ricoh pouvait leur venir en aide pour le caviardage également et ils ont commencé à mettre en service nos logiciels à cette fin. La Ville utilise nos outils depuis un certain nombre de mois maintenant et elle est très satisfaite des résultats. Elle a même partagé son expérience dans un groupe d’utilisateurs.

Traiter les demandes liées à la LAIPVP est parfois compliqué. Simplifiez les choses en faisant appel à des solutions aussi simples qu’efficaces! Explorez les solutions que Ricoh a à offrir au gouvernement dès aujourd’hui!