Municipalities are regularly called upon to do business with different companies from which they must collect fees. These fees necessarily generate a portion of the municipality’s revenue and help pay the employees and serve the public. This is important for all local governments, but especially for smaller communities.
These are communities of less than 10,000 people sometimes, with a limited operating budget. They sometimes find it difficult to finance the various projects for which local governments are responsible. To top it off, some of them lose a considerable amount of income because they use inefficient methods for cost recovery. That would be tens of thousands of dollars each year. Often, it is the municipal records management system that is responsible for this loss of revenue. In a typical community, there is a simple paper-based file management system, along with computer components for archiving.
This type of system can cause many problems:
- Paper files are stored outside the local government offices, making them difficult to access and expensive to store (it can reach thousands of dollars). In some cases, municipalities are unable to recruit more employees simply because records take up all the available space.
- Out-of-date file management systems that are often very difficult to learn and only store the physical location of documents. This kind of system was probably at the forefront about twenty years ago, but the technology has evolved a lot and for today’s users, these systems do not seem really intuitive or user-friendly.
- Employees must go to the off-site storage facilities to retrieve documents, which delays the processing of document requests and is a waste of employee time.
- Contracts and agreements are signed, stored and then forgotten. Contracts are not ranked according to a given hierarchy, which would help employees do their job.
En raison de ces problèmes, une administration locale peut avoir à faire face à des poursuites pour avoir omis de se conformer à la loi, si elle ne parvient pas à récupérer les dossiers dans le temps nécessaire (comme le stipulent les règlements gouvernementaux). Les administrations peuvent subir des pertes pouvant atteindre des dizaines de milliers de dollars de revenus potentiels en raison de frais non recouvrés. Dans le cas d’une collectivité avec des problèmes de trésorerie, il s’agit d’un problème très grave, un problème qui pourrait amener les électeurs à réclamer de nouveaux représentants. Heureusement, Ricoh est spécialisée dans le secteur des administrations locales et elle peut aider à atténuer ces problèmes en mettant en place un système encore plus efficace de gestion des dossiers.
La solution
- Le principal problème vient de l’existence de dossiers papier. Ces dossiers peuvent être numérisés et stockés par voie électronique grâce à une solution sécurisée de Ricoh. Étant donné que les solutions de Ricoh sont multiplateformes, les employés peuvent désormais avoir facilement accès à ces dossiers par un ordinateur de bureau, leur ordinateur personnel, voire leur téléphone cellulaire. De cette façon, les employés gagneront beaucoup de temps étant donné que des tâches qui prenaient auparavant des heures pourraient être exécutées en quelques secondes grâce à une simple recherche par mots-clés.
- Il est possible de classer les dossiers de façon intuitive en fonction de leur nature, ce qui permet de normaliser la procédure et de réduire la courbe d’apprentissage pour les nouveaux employés.
- Il est possible de mettre en place un flux de travaux interfonctionnel, automatisé pour le processus d’entente, à partir duquel différents services (le contentieux, les finances, etc.) peuvent travailler ensemble sur des ententes. Le système génère automatiquement des avis indiquant clairement les frais qu’il reste à recouvrer.
Les avantages nets
- A la suite de la mise en place d’un système entièrement informatique de gestion des dossiers pour ses ententes, une collectivité peut recouvrer jusqu’à 50 000 $ pour des contrats antérieurs et économiser au maximum 25 000 $ par année en frais de stockage.
- L’administration locale doit se conformer à la loi et se mettre à l’abri des poursuites judiciaires parce qu’elle peut désormais consulter facilement les documents nécessaires.
- Les employés n’auront plus à se rendre aux locaux d’entreposage à l’extérieur et pourront désormais consulter les données en utilisant leur téléphone cellulaire (ce qui améliorera le moral et la productivité des employés).
- Grâce à un système automatisé de gestion des contrats, les employés peuvent travailler plus rapidement et efficacement, gagnant ainsi un temps précieux (qui pourra être utilisé pour des tâches qui servent mieux les électeurs).
Local governments need fees to serve their constituents. Make sure your community does not lose critical revenue by automating these processes with Ricoh! We are a renowned, world-renowned company and a market leader in this field. Our experience with local governments in Canada is over ten years, and we know how to meet the unique needs of local governments.
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