In
today’s data management environment , there are many file management solutions
to process your data. However, many of these systems are not adapted
to local government operations.

 


Folder management solutions are often compartmentalized and provide only a few
specific functions . Because of this specificity, such systems sometimes require a
minimal initial financial investment, but they lead to other
problems that can worsen situations. Local governments have
several departments and groups of people who must work together.
A file such as a building permit can go through several departments,
from Public Works to Administration to Finance to approval.
If the information is siled, it becomes harder to execute
properly. The transfer of files is necessary for the majority of
essential government procedures and this means that the
government’s IT department will have to spend a lot of time building relationships between
solutions. In some cases this may not be possible and could
lead to other difficulties. For local governments, time
is better spent on tasks supporting voters .
In addition, since many file management solutions must
be purchased for different departments, the costs will likely be
much higher than the original estimate. 

 

 

 

Les solutions de gestion de dossier sont conçues avec des besoins très précis en tête et pourraient ne pas être compatibles avec d’autres solutions utilisées. Chaque solution peut inclure sa propre structure de fichiers et de règles d’affectation de noms des dossiers. Cela empêche les départements de travailler ensemble, car ils ne savent plus comment trouver des fichiers, ce qui entraîne le même problème que la solution devait résoudre. 

Les administrations doivent respecter des exigences de conformité et de rétention rigoureuses et afin qu’elles les respectent, il est essentiel que les dossiers soient classés de façon appropriée. En général, les fournisseurs de solutions de gestion de dossiers connaissent seulement le logiciel particulier qu’ils développent et ne sont pas au courant de la réglementation gouvernementale importante. Certaines solutions pourraient supprimer automatiquement les dossiers après une période de temps dans le but d’économiser de l’espace et de créer une apparence d’une plus grande efficacité. Pour une administration locale, cela peut avoir un effet catastrophique lié aux violations de conformité ou à la possibilité de poursuites. De plus, étant donné que ces solutions proviennent de différents fournisseurs, elles peuvent avoir différents niveaux de soutien et de sécurité. Alors, s’il y a un problème à régler, plusieurs équipes de soutien devront intervenir pour identifier où se trouve le problème, ce qui crée beaucoup plus que de simples maux de tête. En tenant compte de tout, il est clair que les solutions de gestion de dossier ne sont pas efficaces pour les administrations locales. 

Contrairement à cette approche en silo désuète, Ricoh fournit une solution de gestion de contenu d’entreprise (GCE) complète.

 

Notre solution GCE Laserfiche
est complètement personnalisable en fonction de vos besoins. Nous fournissons
des solutions complètes comprenant toutes les fonctionnalités que les
administrations devraient exiger de leurs systèmes. Nos solutions permettent la
collaboration interfonctionnelle agile et sécuritaire.

Une demande de permis
de construction peut facilement passer par différents départements et bureaux
afin que les employés appropriés poussent rapidement trouver et accéder au même
fichier
. Nous l’intégrons aux appareils et aux logiciels actuels
du gouvernement afin que vous ne soyez pas obligé de vous préoccuper de la
compatibilité. Si le budget de votre administration permet seulement la mise en
œuvre de certaines fonctions, c’est correct. Notre système est modulable et
nous pouvons ajouter à la fonctionnalité au fil de temps. Nous pouvons préparer votre solution pour l’avenir. Nos systèmes sont
très sécuritaires et nous fournissons du soutien approfondi lorsqu’il est
requis. Nos techniciens connaissent très bien les complexités des logiciels et
les besoins des administrations locales.

Nous utilisons des
normes de sécurité et des technologies de pointe afin que votre service des TI
puisse passer son temps sur d’autres tâches gouvernementales importantes. Ricoh
a déployé et a travaillé avec des systèmes primes reconnus à l’échelle
internationale pour des centaines d’administrations locales à l’échelle du
Canada. Nous connaissons très bien les règlements gouvernementaux liés aux
exigences de conformité et de rétention et nous concevons nos systèmes avec le
tout en tête.

Lorsque vous
collaborez avec Ricoh, vous n’avez jamais à vous préoccuper des problèmes comme
celles décrites ci-dessus
. Les dossiers seront
automatiquement stockés en fonction des exigences de rétention. De plus, nous
pouvons déployer des procédures d’affaires automatisées et sophistiquées rationalisant
les procédures gouvernementales communes comme répondre aux demandes d’accès à
l’information.

Our solutions
also target voters by helping you create better relationships with the
people you serve. We can create user-friendly,
affordable , mobile-accessible forms and
notification-generating procedures , making it easier for electors to access
government services. 

Our GCE solutions
are more efficient and user-friendly for voters than
file management solutions
. When
choosing a solution provider, choose a team that understands your operations.