Comment les organisations de soins de santé peuvent-elles réellement réduire leur utilisation de papier?

Many
hospitals, clinics and health care organizations are
now considering moving to the dematerialization of documents. In fact, according to a
report from a recent IDC study, more than 40% of health organizations report having
implemented an initiative to reduce the use of paper (IDC, Page Volume in Hospitals ,
November 2016).

However,
even hospitals that have made remarkable progress in this regard are
still receiving and processing large volumes of paper, particularly for
large print workflows, such as medical
records, administrative records, admission documents , prescriptions and
pharmacy records.

Even
worse, some health care organizations are determined to continue
using paper, at least in the short term. According to this same study, the
quantities of printed paper should stabilize in the next two
years, then begin to decline afterwards.

When you think that this quantity of paper is expensive (in actual printing costs as well as for all document management processes), that it is difficult to follow up and that these impressions represent a serious risk for safety and compliance, it is questionable why so many health care organizations do not change the way they do things.

To answer this question, we will take a closer look at the reasons set out in the IDC report. We will also present some best practices that health care organizations can now follow to reduce paper use to overcome the challenges created by manual or paper-based workflows.

Why continue to use paper?

Voici les principales raisons pour lesquelles les hôpitaux, les cliniques et les organisations de soins de santé continuent d’utiliser du papier, selon le rapport d’IDC :

• Des systèmes de gestion de documents ou des technologies
  incompatibles (plus particulièrement entre l’organisation et les établissements
  extérieurs), de sorte que la meilleure solution qui reste, c’est d’utiliser du
  papier par défaut.
• Les flux de travaux qui obligent
  encore à utiliser des documents papier, tout particulièrement les formulaires
  d’admission ou de dépôt d’effets personnels pour les patients.
• Les ordonnances et les dossiers de pharmacie, dont
  la majorité est encore sur papier. Par
  exemple, seuls 10 % des hôpitaux qui ont répondu au questionnaire ont
  déclaré que les ordonnances étaient en version électronique.
• Télécopies : Les hôpitaux déclarent que
  beaucoup d’entre eux reçoivent et envoient encore jusqu’à 1 000 pages
  par mois par télécopieur. Fait intéressant à souligner, le télécopieur est une
  technologie désuète, selon ces mêmes hôpitaux, mais bon nombre d’entre eux tardent
  paradoxalement à mettre en service de nouvelles technologies, ce qui les oblige
  à continuer à utiliser essentiellement ce qui fonctionne bien pour eux.

La dépendance à l’égard du papier et la possibilité qui s’offre

Donc que
peuvent faire ces organisations pour réduire leur dépendance à l’égard des
documents papier et de mieux profiter des avantages que l’informatisation peut
leur offrir?

La
dématérialisation des documents en santé implique beaucoup plus que le suivi
des quantités d’impressions dans l’hôpital. Elle implique également la mise en
service de flux de travaux et de
technologies d’imagerie documentaire, grâce auxquels les renseignements du
patient provenant de dossiers papier sont rapidement convertis (pratiquement
sur-le-champ) en fichiers électroniques pour être versés dans un dossier de
santé informatisé ou un système de gestion de contenu d’entreprise (GCE).

Pour
prendre en charge ces types de flux de travaux de saisie accélérés, les
hôpitaux, les cliniques et les organisations de soins de santé doivent être en
mesure de numériser de façon fiable et en toute sécurité des documents pour les
verser directement dans le dossier de santé électronique (DSE) ou le système GCE
au point d’intervention.

Il existe
des outils qui aideront les établissements à mettre en place ces changements,
comme des solutions informatisées de
saisie des impressions et des solutions mobiles d’imagerie documentaire.
Cependant, bien des établissements ne sont pas encore prêts à faire ce
changement et pour cette raison, ils se retrouvent involontairement dans une situation
précaire.

Il ne faut
pas oublier que dans la plupart des hôpitaux aujourd’hui, les dossiers papier
qui arrivent proviennent de différents endroits dans l’établissement avant
d’être dirigés vers le service de numérisation centralisé, pour y être traités
et éventuellement téléversés dans le DSE ou dans un autre dépôt.

Bien que
cette approche soit efficace pour l’archivage des dossiers papier, elle peut
entraîner des retards considérables entre le moment où les documents sont reçus
et celui où ils peuvent être consultés dans le DSE. Autrement dit, les médecins
et les équipes soignantes n’ont pas accès à des renseignements à jour sur le
patient, ce qui peut nuire à la qualité des soins donnés.

L’avantage de la technologie

Grâce à la
technologie adaptée aux besoins, il est possible de maîtriser les flux de
travaux et de renforcer la sécurité pendant l’échange de renseignements sur le
patient (autant de facteurs qui contribuent à augmenter l’efficacité, à réduire
les coûts et à faciliter la tâche aux membres de votre équipe).

Par
exemple, une approche technologique globale (solutions de gestion de l’impression,
de saisie des documents et de flux de travaux, documents de format PDF, saisie mobile
et bien d’autres choses encore) peut aider les organisations de soins de santé
à améliorer la façon dont elles font ce qui suit:

• Réduire
  la quantité d’impressions ainsi que le nombre d’imprimantes et d’appareils à
  gérer.
• Saisir
  les dossiers de santé des patients qui arrivent (renseignements en santé
  protégés), comme les formulaires d’admission et d’inscription, les formulaires
  pour les patients, les formulaires de consentement et ainsi de suite.
• Créer,
  convertir, modifier les documents critiques au moyen de logiciels de conversion
  de documents en format PDF et les mettre en lieu sûr.
• Gérer
  les documents contenant des renseignements en santé protégés et les intégrer
  dans le système de gestion des dossiers de santé électroniques.
• Préserver
  la confidentialité d’informations en chiffrant les données, en sécurisant les
  appareils mobiles et les MFP et en imposant des restrictions à l’accès aux MFP
  et à leur utilisation.
• Deliver
  documents containing protected health information in better
  ways to print or share information, such as
  discharge guidelines , test results,
  prescriptions, and so on.