The city of Digby, Nova Scotia, is without a doubt a beautiful place. Digby has breathtaking views of the Annapolis Basin, a renowned local scallop harvest, and has already been named the most romantic city in Canada. However, its beauty has not spread to its case management process.

 

Digby used a very inefficient process for retrieving information. She had an old paper records management system that had been in place for a number of years. It could take half a day to find the right documents during a search and employees were not able to provide an effective service to citizens and advisors. Digby had many problems because of the following: 

 

·          Slow response times to voters’ requests for information and access to information;

·          Precious employee time spent searching for documents rather than performing the municipality’s improvement tasks;

·         Possible prosecution due to the potential for non-compliance with municipal and provincial records management and FIPPA regulations;

·         No centralized repository or filing system
means that records could be anywhere and with anyone
and could easily be damaged or compromised as well;

·          Employees and citizens expressed
dissatisfaction with the system – employees were frustrated with
hours spent searching for files and citizens were frustrated
due to long response times.

 

Susan Rice, l’adjointe administrative de la ville de Digby, a fourni ce commentaire sur le système : « Selon la demande et pour récupérer une requête ou un document sur un sujet particulier, par exemple, nous devions déterminer l’année et le mois où le document avait été produit et s’il avait été stocké manuellement ou en format électronique. Trouver le bon document pouvait prendre plusieurs heures ou plus, parfois même une demi-journée. »

 

Ces problèmes nuisaient à la capacité de la ville de Digby d’exploiter son administration, alors elle a décidé de chercher une solution. La ville de Digby savait que Ricoh était le chef de file du marché dans ce domaine et que Ricoh avait collaboré avec des administrations locales à l’échelle du Canada pour aborder des défis semblables – Digby a choisi Ricoh. Ensuite, nous avons fait ce qu’on fait de mieux, créer un système plus efficace et écologique. Ricoh a mis en œuvre notre solution de gestion de contenu d’entreprise (GCE) pour la ville comme suit: 

 

·         Numérique. Nous avons numérisé les versions papier des dossiers de l’administration. Les employés peuvent maintenant chercher et récupérer des documents en quelques minutes, plutôt que quelques heures; 

·         Extrêmement sécuritaire. Le système de Ricoh est conçu de façon à ce que seuls les employés ayant les droits d’accès puissent consulter les dossiers;

·         Compatible avec les appareils mobiles. Les employés autorisés peuvent accéder aux dossiers au moyen d’un appareil avec accès Internet. Ils peuvent donc travailler à partir de leurs appareils, ainsi que leurs portables et tablettes;

·         Flexible. La ville de Digby paie seulement pour le stockage dont elle a besoin au moment. Si les besoins évoluent, le système évolue également. Cette flexibilité fait en sorte que la ville ne gaspille pas de l’argent sur le stockage inutile.

 

Ricoh’s GCE solution was a great success for the city of Digby. According to Susan Rice, “This system is so much more convenient. I would never want to go back.

 

 

 

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