Optimizing an Accounts Receivable (AD) procedure can significantly improve an organization’s financial performance. This is all the more important for local governments, which are facing increasingly severe budget cuts. Manual CD procedures waste valuable time and resources, which can have profound implications for cash-strapped municipalities that rely on collecting and processing fees. Fortunately, Ricoh’s enterprise content management (ECM) solutions can maximize the efficiency, accuracy, and transparency of these processes. 

CD procedures can waste valuable time and resources. When a local government relies on paper-based CD procedures, these unnecessary costs involve the following problems:

  • Data entry subject to errors. Manual data entry can be exhausting and repetitive, affecting employee morale and, as a result, productivity. This tedious task is likely to lead to errors that can have a significant impact on cash flow.
  • Time spent studying bills and records. Complicated and laborious, the manual study of the files wastes the time of the employees unnecessarily. Since repeated consultation of paper files can lead to damage or even illegibility of documents, manual study remains an extremely error-prone procedure, resulting in the loss of even more resources.
  • Storage and maintenance costs. CD procedures generate a lot of paper files that often need to be stored in off-site storage spaces.
  • The loss of documents. Physical records can easily be lost or misplaced. Apart from the obvious problems associated with the loss of documents, this can lead to costly compliance violations.
  • Bad bills. The ability to recover bills decreases as the CD procedure is extended, resulting in a significant loss of income. After three months, 26% of the bills are uncollectible; at six months, this percentage rises to 70%, while 90% of invoices dating from 12 months are irrecoverable.
  • Communication between services. The CD procedure often requires the intervention of several services. CD employees can waste a lot of time trying to work with various departments when they need to deliver records or information in person.
  • Le temps consacré au transfert de chèques. L’acheminement physique des chèques envoyés par la poste ou par télécopie jusqu’au service des finances entraîne des pertes de temps et accroît le risque de perte.
  • La création de ponts entre les cloisonnements administratifs. Chaque service peut gérer de façon différente les données qui lui sont transférées. Le service des TI est donc souvent requis pour permettre le transfert de données, ce qui fait perdre du temps précieux aux employés.

Ces problèmes peuvent sembler inhérents aux procédures de CD, mais Ricoh peut vous aider à mettre en œuvre des procédures pour minimiser, voire éliminer, ces coûts, entre autres. Nous avons déployé des systèmes de CD automatisés pour ces centaines d’administrations locales partout au Canada et nous mettons à profit notre vaste expérience avec des solutions qui sont :

  • Réduisant les coûts en matière de production, de distribution et de gestion des factures, nos solutions numérisent et automatisent la procédure de CD de bout en bout. Tout en économisant des ressources et le précieux temps des employés, une procédure automatisée accélère les paiements et les dépôts au profit des flux de trésorerie et de la productivité.
  • Avec l’accès centralisé aux données, le système de Ricoh permet aux employés de mieux gérer les procédures importantes. L’utilisation d’un système de gestion de contenu d’entreprise (GCE) permet également le stockage de l’information selon une structure intuitive et organisée. Des rapports d’activité vous aident à assurer la responsabilisation et la transparence de toutes les parties impliquées.
  • Vérifiables. Les factures peuvent être vérifiées en un seul clic et le système avertit automatiquement les personnes concernées.
  • Intégrables.La plupart des services de CD utilisent des systèmes de comptabilité informatiques afin de faciliter la gestion des flux de trésorerie. Cependant, ces systèmes ne font presque rien d’autre et peuvent entraver l’accès aux données. Les solutions de Ricoh sont entièrement intégrables, c’est-à-dire qu’elles s’intègrent dans les logiciels et l’équipement existants pour simplifier le partage de l’information à l’intérieur comme à l’extérieur des services. Les documents connexes sont stockés ensemble, ce qui facilite la tâche aux employés qui souhaitent consulter toute l’information concernant une facture ou un dossier particulier.
  • Écologiques. Ricoh a remporté de nombreux prix pour ses solutions écologiques. Notre système GCE réduit considérablement le besoin de papier et peut aider votre administration locale à devenir plus « verte », et donc plus populaire auprès des électeurs.
  • Exactes. Les documents stockés sous forme numérique sont moins susceptibles aux erreurs que leurs équivalents papier, car les données numérisées sont conservées dans un format uniforme et lisible qui est stocké de façon sécuritaire afin d’en simplifier la récupération par le personnel autorisé. Les employés peuvent régler des conflits en accédant immédiatement à la documentation pertinente. À mesure que des formulaires sont traités, le système envoie automatiquement des notifications aux personnes concernées afin d’assurer qu’il ne manque aucun renseignement ni aucune signature.
  • Le personnel pourra contribuer à distance en travaillant sur leur appareil mobile à partir de n’importe où. La solution de Ricoh adaptée aux appareils mobiles peut être hébergée sur le nuage, permettant ainsi aux fonctionnaires d’accomplir leurs tâches à partir de n’importe où.
  • Les procédures d’affaires automatisées peuvent stocker, classer et récupérer de l’information rapidement et facilement pour augmenter considérablement la vitesse d’une procédure de CD. Au fil du temps, les données des rapports d’activité peuvent être utilisées pour optimiser davantage la procédure afin d’atteindre une efficacité maximale.

Par la mise en œuvre des solutions de Ricoh, des services de CD à l’échelle du Canada ont pu profiter de l’exactitude, la transparence et l’efficacité accrues des procédures d’affaires automatisées.

Contact a Ricoh representative today to find out how you can optimize your CD procedures!

Finally, please note that Ricoh does not provide legal advice or ensure compliance with any laws, regulations, bylaws or other legislative requirements by the content of this communication. It is the responsibility of the administration to seek the advice of competent legal counsel to ensure compliance with such requirements.