Les vérifications sont certes le pire cauchemar d’un service des finances. Que ce soit une vérification périodique ou une vérification résultant d’un système inefficace ou de la mauvaise gestion de transactions, ces situations suscitent beaucoup de stress, de tension et de crainte. Cependant, avec un système GCE, les vérifications se déroulent rapidement et sans problème, surtout pour les administrations locales.

Lorsqu’une administration ne parvient pas à répondre à des questions ou à trouver de l’information rapidement, le processus de vérification entraîne sans aucun doute des pertes de temps pour les employés, de l’argent gaspillé et une sécurité précaire.

Temps

  • Par définition, les travaux de vérification impliquent énormément de données qui doivent être classées correctement. Avec un système de gestion de dossiers à base de papier, la recherche et la récupération de telles données peuvent exiger plusieurs jours de travail;
  • Lors d’une vérification, les données doivent être recueillies de diverses sources. Pour une administration locale, qui compte de nombreux services et, potentiellement, de nombreux télétravailleurs, ce processus exerce une pression sur les délais de travail. Des retards peuvent notamment s’introduire en raison de l’organisation de réunions avec des personnes qui travaillent selon des horaires différents de celui du service des finances, ou avec celles qui sont en vacances;
  • La préparation d’une vérification est d’ailleurs souvent confondue avec des « activités habituelles » de travail. Bien que ce ne soit pas une excuse, d’autres projets plus pressants qui doivent respecter des échéances de conformité peuvent retarder de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines, la recherche et la récupération lors d’une vérification. Des problèmes peuvent également survenir si des employés différents sont affectés à la recherche et à la récupération, ou si de l’information requise est en la possession de quelqu’un avec qui on n’arrive pas à communiquer. Des employés pourraient avoir placé des documents sur leur bureau ou dans leurs tiroirs; ils pourraient même en avoir emmené à la maison, ce qui complique davantage la recherche;
  • Des documents peuvent être perdus ou endommagés, auxquels cas des tâches doivent être refaites inutilement. De plus, la récupération de ces documents peut s’avérer un processus onéreux et gruge-temps nécessitant potentiellement des techniques telles que la lyophilisation.

Argent

  • En termes simples, les procédures inefficaces entraînent des pertes d’argent. Dans un modèle inefficace, les heures de travail des employés augmentent en fonction du temps requis pour préparer une vérification. Les employés doivent également être payés pour leurs heures supplémentaires, le cas échéant. La réaffectation d’employés qui travaillent sur des projets administratifs essentiels, dont plusieurs pourraient avoir contribué à un accroissement des recettes, constitue un autre inconvénient de cette situation; 
  • Des erreurs dans le processus de vérification peuvent également entraîner le dépassement des échéances et des violations en matière de conformité – des conséquences qui peuvent s’avérer très coûteuses. 

Sécurité

  • Si des vérifications sont effectuées sur papier, l’information peut facilement être récupérée et manipulée par n’importe qui. Cela signifie non seulement que les données peuvent être corrompues, mais également qu’il est presque impossible de trouver la personne responsable – et donc que la situation pourrait se reproduire;
  • De nombreuses solutions de gestion de cas sont munies d’un chiffrement très élémentaire qui peut être facile à contourner. Les pirates informatiques peuvent ajouter, supprimer ou modifier des données, ce qui entraîne souvent des conséquences désastreuses;
  • Des dossiers manuscrits présentent un manque d’uniformité et risquent de causer des erreurs éventuelles. Par exemple, une personne pourrait voir un « b » là où quelqu’un d’autre lirait un « p ». Ces fautes peuvent s’avérer très coûteuses. 

Ces problèmes sont importants et risquent de causer de vrais ennuis pour les administrations locales. Ricoh peut vous aider en concevant et en déployant un système pour simplifier les vérifications :

  • Nombre des problèmes rencontrés par les administrations au cours du processus de vérification peuvent être attribués au fait que le travail se fait sur papier. Numérisez vos dossiers avec Ricoh et profitez du stockage dans un répertoire électronique sécurisé et organisé de façon intuitive ou dans le nuage. Les employés n’auront plus à se déplacer à des espaces d’entreposage hors site pour fouiller dans des piles de documents. Ils pourront désormais rechercher et récupérer des dossiers simplement en saisissant quelques mots-clés. Cette solution multiplateforme et compatible avec les appareils mobiles permet aux fonctionnaires d’accomplir des tâches sur leurs propres appareils, au besoin. Avec ce système, les employés peuvent transférer les documents demandés instantanément par courriel ou en identifiant le demandeur dans la solution;
  • Les solutions de Ricoh sont également équipées de procédures d’affaires automatisées pour assurer que les fonctionnaires pertinents soient avertis automatiquement lorsqu’une contribution est requise de leur part. Les fonctionnaires du service des finances n’ont plus à courir après d’autres employés;
  • Des données sur l’accès aux documents et sur les changements apportés par l’équipe. Cela contribue au renforcement de la sécurité et assure que personne ne puisse manipuler des fichiers sans suivi. Au besoin, des rapports peuvent même être générés sur l’historique d’un document;
  • Le système s’intègre dans les logiciels et l’équipement existants pour simplifier la mise en œuvre. De nombreuses solutions numériques créent des cloisonnements d’information semblables aux systèmes à base de papier. Pour Ricoh, il s’agit d’un aspect à éviter à tout prix. Ricoh offre une solution complète. Tous les cloisonnements existants, s’il y a lieu, seront reliés afin d’assurer que les différents services puissent collaborer harmonieusement. Plutôt que d’avoir plusieurs copies d’un dossier papier, plusieurs personnes pourraient travailler de concert sur une même copie électronique pour ainsi gagner du temps et éviter la confusion; 
  • Les solutions technologiques de pointe de Ricoh sont extrêmement sécurisées. Le protocole de sécurité de Ricoh peut être personnalisé afin de permettre aux employés d’accéder uniquement aux fichiers qui leur sont pertinents. Ricoh peut également héberger des dossiers dans le nuage et offrir des services de récupération afin qu’une organisation puisse récupérer des documents supprimés au besoin; 
  • Les solutions de Ricoh respectent des dates de rétention et des exigences de conformité intégrées. Lorsqu’un dossier est ajouté au système, les utilisateurs peuvent entrer des métadonnées pour préciser le type du dossier et le système conserve le fichier selon les exigences de conformité s’y rattachant. Cela signifie que le fichier ne peut pas être supprimé avant l’échéance de la date de rétention. S’il s’agit d’un dossier exploitable qui est assujetti à des contraintes de temps, le système émettra automatiquement des avertissements afin d’assurer que l’échéance de l’action soit respectée.

Contrairement aux autres fournisseurs de solutions GCE, Ricoh compte plus de dix ans d’expérience de travail avec des administrations locales au Canada. Nous sommes très conscients des défis uniques que relèvent les administrations locales et nous concevons nos solutions en conséquence. Travaillez avec Ricoh et transformez votre vérification cauchemardesque en mission accomplie.

Communiquez avec un représentant de Ricoh afin de découvrir comment moderniser votre service des finances.

Enfin, veuillez noter que Ricoh ne fournit aucun conseil juridique ni n’assure la conformité à aucune loi, aucune réglementation, aucun règlement administratif ou aucune autre exigence législative par le contenu de cette communication. Il incombe à l’administration d’obtenir des conseils d’un conseiller juridique compétent afin d’assurer la conformité à de telles exigences.