Numériser la procédure de titularisation

Comme tous ceux qui l’ont vécu, obtenir la titularisation est une procédure extrêmement intensive. Il y a plusieurs vérifications, comités et réunions pour déterminer qui sera titulaire. Cette procédure peut être encore plus complexe en utilisant des documents papier. Ceux qui sont titulaires sont dans le plus haut niveau académique et à ce niveau là, il devrait y avoir plus de procédures avancées que de systèmes papier.

En fait, si des individus ou des organisations externes remarquent qu’une université utilise encore une procédure de titularisation obsolète, cela pourrait nuire à leur réputation en tant qu’établissement visionnaire.

Ce n’est qu’un des nombreux problèmes :

• Les systèmes papier ne sont pas attirants pour la faculté. Les comités de titularisation sont une responsabilité supplémentaire pour les individus débordés. Les systèmes papier finissent par toucher tout le monde étant donné qu’ils ralentissent la procédure pour toutes les parties impliquées.
• Les dossiers papier, de par leur nature, limitent la vitesse à laquelle les tâches peuvent être effectuées. S’il y a un seul document original, une seule personne peut avoir accès au document à un instant précis. Cela dit, s’il y a plusieurs copies pour plusieurs individus, le travail devient alors répétitif ce qui engendre confusion et divergence.
• Les dossiers papier sont très vulnérables à la perte et au dommage. Les membres du comité peuvent amener un document chez eux et oublier où ils l’on mit. Cela peut entraîner des retards jusqu’à ce qu’on retrouve le document ou, si on ne le retrouve pas, le travail devra être refait. Une procédure frustrante pour tout le monde.
• Avec aucune donnée sur le déroulement de la procédure de titularisation, il est presque impossible de l’optimiser. Il se peut que ce ne soit que de simples choses qui causent des retards et des problèmes, mais sans données, ces problèmes ne peuvent pas être identifiés et résolus. Un défi peut être récurrent sans solution au vrai problème.
• Certains postulants peuvent choisir une université selon la facilité de sa procédure de titularisation. Si votre procédure est trop encombrante, vous pouvez passer à côté de bons enseignants et chercheurs. 

Ces problèmes, malgré qu’ils paraissent mineurs, peuvent avoir de grosses conséquences sur la réussite d’une université. C’est l’effet boule de neige classique, l’accumulation de petites choses qui entraîne de gros problèmes. Si une école ne peut pas fournir une bonne procédure à son plus haut niveau, ces problèmes peuvent avoir des retombées et tout compliquer.

Ricoh est au courant de la situation et peut concevoir un système de procédure de titularisation efficace pour que vous n’ayez plus jamais ces problèmes.

Se débarrasser de la plus petite boule de neige

Nous sommes les experts pour empêcher même la plus petite des boules de neige à devenir incontrôlable.

• Nous déployons un système de gestion de contenu d’entreprise (GCE) pour stocker tous les documents pendant la procédure de titularisation. Non seulement les documents sont stockés dans ce système, mais les membres du comité peuvent aussi faire des commentaires sur les demandes directement via le système.
• Nous savons que les utilisateurs aiment travailler depuis tous leurs appareils mobiles, que ce soit une tablette, un téléphone ou un portable. Nos systèmes sont conçus pour que les utilisateurs puissent faire ce qu’ils veulent en utilisant l’appareil de leur choix, n’importe où.
• Notre système est extrêmement sécuritaire et récupérable. Ce système ne protège pas seulement contre les cyberattaques, mais fournit aussi une occasion de récupérer et de chercher l’information qui a pu être accidentellement effacée.
• Nous pouvons mettre en place des procédures d’affaires automatisées efficaces. Au moyen de ces procédures, les membres du comité peuvent recevoir automatiquement des alertes dès que leur contribution est nécessaire ou lorsqu’une date d’échéance approche. Les candidats à la titularisation peuvent aussi recevoir des alertes automatiques sur l’état de leur demande, ce qui augmente la transparence et réduit le stress de toutes les parties impliquées.

Avoir une telle procédure en place est avantageux pour tous : les membres du comité peuvent faire leur travail plus rapidement et plus facilement, les candidats reçoivent des réponses rapidement et l’université obtient une meilleure réputation tout en améliorant ses résultats généraux.

Nos solutions ont d’importants avantages comparativement aux procédures de titularisation traditionnelles. De plus, nous fournissons du soutien approfondi, au besoin. Nous faisons affaire avec vous afin de vous fournir la meilleure solution qui répond à vos besoins.

Visitez www.ricoh.ca/education et appelez un représentant de Ricoh dès aujourd’hui pour favoriser des perceptions positives de votre établissement.

Enfin, veuillez noter que Ricoh ne fournit aucun conseil juridique ni n’assure la conformité à aucune loi, aucune réglementation, aucun règlement administratif ou aucune autre exigence législative par le contenu de cette communication. Il incombe à l’université d’obtenir des conseils d’un conseiller juridique compétent afin d’assurer la conformité à de telles exigences.