Numérisez vos dossiers pour assurer leur conformité

A school has a lot of things to do in order to stay compliant. Often, some tasks pose real administrative challenges to employees already overburdened. The Government of Canada has established certain standards for the management of schools. This section will discuss only the most important process of records management and probably the longest.

Records contain confidential information such as medical records and other personal information about students. If the standards of compliance are not respected, serious consequences can arise such as angry parents, fines and possibly even closing schools.

At the core of these non-compliance issues are paper or compartmentalized file management systems. The problems of these systems include:

• Delays in finding paper copies among large piles of paper or in a filing cabinet. In some cases, documents are stored in off-site storage locations, which requires more time to access the important information sought.
• The loss of documents. It is very easy to lose a paper document, especially when it is stored without any intuitive filing system. In some cases, employees must tear up documents before the end of the mandated retention period to save space.
• Inaccurate data entry or lack of appropriate signatures on the part of the required staff in certain workflows or procedures.
• Failure to meet due dates due to lack of clarity in workflows and project management.
• Non-functional and outdated system documents that need to be updated or deleted, but are neglected due to a lack of a central communications and accountability system. Post-it leaves do not count!
• Incorrect submission of forms due to lack of electronic validation processes.
• An incorrect copy of the data from the original files.

Ces erreurs peuvent occasionner de sérieux problèmes comme la mauvaise réputation d’une école ou d’un conseil scolaire. Ricoh peut vous aider à définir les solutions appropriées pour résoudre ces problèmes.

• Nous concevons des systèmes qui peuvent stocker électroniquement toutes les données importantes et qui rendent le maintien de documents papier facultatif.
• Nous avons passé beaucoup de temps à réfléchir sur le sujet, donc nous sommes au courant des ressemblances et différences entre les exigences de conformité des différentes provinces du Canada. Nous pouvons donc plus facilement vous aider à intégrer des solutions pertinentes à vos systèmes (par exemple, si votre province exige que les documents liés à la santé des étudiants soient supprimés trois ans après l’obtention du diplôme de ceux-ci, nous pouvons verrouiller le système pour qu’il soit impossible de supprimer ces documents avant la date prévue).
• Notre système est entièrement récupérable. Si un document est supprimé accidentellement, il est facile de le récupérer.
• Des formulaires électroniques peuvent être créés dans le système. Ces formulaires peuvent être personnalisés à des fins différentes. Une étape de vérification peut être réglée pour s’assurer que les informations ont été entrées correctement. Lorsque nécessaire, ces formulaires peuvent aussi être envoyés directement aux parents par voie électronique.
• La mise en place de procédures d’affaires automatisées est possible pour aviser les employés lorsqu’ils doivent entrer des données afin que rien ne soit oublié et pour responsabiliser le système. Les échéanciers peuvent être intégrés au système pour que ce dernier envoie des messages aux personnes concernées lorsque les échéances approchent.
• Nous intégrons notre système aux logiciels et aux appareils en place pour que votre service de TI ait moins de travail. Nous fournissons aussi un service d’assistance technique élaboré après la mise en œuvre.

La mise en œuvre d’un tel système permet non seulement aux écoles de respecter les exigences de conformité, mais leur permet aussi de tirer profit de plusieurs avantages administratifs et opérationnels qui économisent temps et argent.