Le concept d’automatisation des procédures d’affaires (APA) a longtemps été perçu comme un luxe réservé exclusivement aux grandes entreprises. Ce raisonnement a du sens : plus l’entreprise est grande, plus elle a de « procédures » répétitives au quotidien, plus de documentation sur les employés, plus de transactions de facturation, plus d’avis par courriel, plus de tout.
On considère souvent les solutions d’entreprises traditionnelles comme dispendieuses et complexes. Vous avez peut-être déjà entendu parler des énormes systèmes centralisés déployés pas une armée d’employés et de conseillers en TI, dont la mise en place peut seulement être justifiée dans de grandes entreprises ayant des revenus suffisamment élevés pour récolter les avantages d’une augmentation de l’efficacité à long terme.
Cependant, comme bien d’autres choses, les avancées constantes de la technologie ont équilibré les règles du jeu en ce qui concerne l’automatisation des procédures. Les organisations de toutes les tailles peuvent maintenant sélectionner les secteurs de leur entreprise à automatiser sans avoir à débourser un investissement initial important. Le truc c’est de savoir où commencer.
En prenant du recul pour observer à quels endroits vos employés passent leur temps, vous découvrirez souvent qu’ils passent un nombre démesuré d’heures sur des tâches répétitives et même subalternes. L’automatisation de ces tâches peut économiser temps et argent tout en libérant vos équipes afin qu’elles puissent se concentrer sur du travail plus stratégique et du même coup réduire l’erreur humaine.
Voici 3 secteurs où se concentrer au départ :
1. Finances et comptabilité
Une étude récente de CFO1 a révélé que le travailleur moyen en finances passait environ 50 % de son temps à traiter des transactions. La moitié de sa journée est dédiée à payer des factures, à en approuver et à gérer d’autres processus reliés. C’est du gaspillage de temps incroyable, peu importe la façon dont vous le découpez. C’est également du temps qui pourrait être passé à concentrer leur expertise sur des façons de faire grandir votre entreprise ou de réduire les coûts plutôt que de travailler sur une pile de documents de comptes débiteurs.
Une partie du problème est que le remplissage de tous les documents prend beaucoup de temps. Malgré tout, une étude d’IDC a révélé que 58 % des entreprises se fondent toujours sur des documents papier pour des procédures d’affaires critiques. L’adoption de technologies comme une solution numérique de comptes créditeurs peut rendre le tout beaucoup plus efficace en permettant à votre équipe de numériser les factures directement dans le système et d’éviter l’entrée manuelle de données.
2. Ressources humaines
Tout comme le service des finances, celui des RH de beaucoup trop d’entreprises perd un grand nombre de temps dans des procédures inefficaces. L’orientation, l’évaluation du rendement et la gestion des informations des employés sont toutes des choses qui peuvent rapidement s’additionner et occuper la majeure partie des heures disponibles d’un professionnel des RH.
L’utilisation de l’automatisation de formulaires et d’autres outils dans le but de rationaliser ces procédures libère l’équipe des RH pour qu’elle puisse concentrer ses efforts sur leur principale responsabilité et votre atout le plus important : les gens. Lorsque les formulaires et les documents des employés peuvent être remplis numériquement ça permet également à tous les utilisateurs qui doivent faire affaire avec les RH (ce qui représente l’entièreté de votre personnel) d’économiser beaucoup de temps. Finalement, la numérisation de ces procédures facilite une conservation plus sécurisée et plus simple à gérer des dossiers d’employés, ce qui peut vous éviter de gros maux de tête de conformité au final.
3. Gestion de documents
