Selon Image Architects Inc., 34 % des livraisons de courrier vers des destinations ayant plusieurs édifices sont retournées.
Des téléphones intelligents aux tablettes et aux puissants ordinateurs portables, toute une série de technologies en constante évolution a révolutionné nos façons de travailler, de communiquer et de collaborer. Cependant, ces technologies ne font pas toujours partie intégrante de tous les secteurs de votre organisation…
Le traitement traditionnel du courrier, aussi appelé courrier escargot, peut nuire à votre efficacité globale dans le nouveau monde du travail. Vous pourriez faire partie d’une entreprise mondiale d’une valeur de plusieurs milliards de dollars qui est à l’avant-garde dans votre domaine et qui possède des flux de travaux avancés dans beaucoup de vos services… mais il est fort probable que votre salle de courrier fonctionne encore de la même façon qu’elle fonctionnait dans les années 80 : recueillir, classer et distribuer manuellement des milliers de pièces de courrier papier. L’établissement d’un ordre de priorité est fait très rarement, s’il est fait, ce qui fait en sorte que l’information importante et urgente est souvent livrée à la même vitesse que le courrier-déchet. Le tout exige beaucoup de temps et d’argent en plus d’être propice aux retards et aux erreurs.
C’est le temps de changer!
Le monde des affaires constamment en mouvement d’aujourd’hui se définit par la mobilité de l’information : avoir accès n’importe quand et n’importe où à vos renseignements opérationnels les plus importants dans le format que vous voulez. Les employés mobiles, étant déjà en grand nombre dans les organisations modernes, deviendront de plus en plus nombreux au sein de la main-d’œuvre dans les années à venir.
La salle de courrier traditionnelle ne fonctionne tout simplement pas pour la plupart des travailleurs mobiles. Il doit y avoir une meilleure solution!
Il y en a une : les services de livraison intelligente. Voici comment ça fonctionne :
- Étape 1 : livraison physique du courrier – Le courrier est reçu par votre organisation, de la même manière qu’auparavant. Ça peut se faire à l’interne ou par une tierce partie à un emplacement hors site.
- Étape 2 : numérisation et extraction – Les images d’enveloppe sont numérisées immédiatement à la réception et un logiciel avancé de ROC associe les données de l’expéditeur et du destinataire à la base de données de votre entreprise. En utilisant un logiciel de saisie avancé, les documents importants peuvent être identifiés immédiatement et mis en ordre de priorité selon leur urgence pour des documents comme des factures, des contrats et ainsi de suite.
- Étape 3 : acheminement — On envoie par courriel aux destinataires une image sécurisée de l’enveloppe. À partir de là, ils ont plusieurs options de livraison : envoyer à la poubelle, envoyer électroniquement, retenir pour cueillette en main propre, ou transférer ou copier vers un autre destinataire. Ça permet de centraliser et d’accélérer la saisie de toute l’information papier qui arrive à votre organisation autant que d’assurer que le courrier soit livré de manière efficace et précise dès la première fois, et ce, n’importe quand et n’importe où.
La réforme d’un processus aussi fortement fondé sur le papier n’est pas à prendre à la légère. Imaginez une salle de courrier qui ne représente plus un goulot d’étranglement, mais bien un stimulateur de rendement qui peut vous aider à prendre de meilleures décisions d’affaires. Passer à un système de courrier intelligent peut aider votre organisation à :
- Accélérer les processus : le papier peut être lent et coûteux. La saisie de cette information plus tôt dans le processus vous permet de centraliser et d’automatiser beaucoup de vos processus qui sont actuellement effectués manuellement. Le flux d’information de votre organisation peut en être grandement amélioré. Par ailleurs, si une entreprise le veut, la mise en place peut profiter de l’intelligence du logiciel en apprenant des résultats répétitifs et en appliquant le même cheminement de livraison après un nombre de cycles défini par l’entreprise afin que, par exemple, toutes les factures puissent se rendre directement au bureau des comptes créditeurs sans aucune intervention ni aucun retard.
- Soutenir la mobilité de l’information : le courrier papier ne respecte pas les besoins de la plupart des travailleurs mobiles. Le courrier intelligent peut le transformer en courrier mobile et ainsi permettre aux travailleurs d’accéder à cette information à partir de n’importe où dans le monde, ce qui stimule la collaboration et la productivité. Des analyses provenant des données de courrier sont également disponibles, y compris, entre autres, qui, combien, les tendances et les services afin d’optimiser encore plus la manipulation du courrier et la production de rapport à leur sujet.
- Rester conforme : en prenant en considération la quantité de courrier qui passe dans la salle de courrier traditionnelle, ça ne devrait pas être une surprise que des problèmes de conformité puissent survenir. Les processus manuels fondés sur le papier, peuvent rendre difficiles de rechercher de l’information, de récupérer les fichiers nécessaires et de créer une piste de vérification. Un endroit centralisé pour le courrier muni de fonctions de recherche conviviales peut simplifier énormément le processus. Étant donné que le courrier est identifié et doté d’un code à barres, un échéancier complet ainsi qu’une chaîne de possession sont conservés. Les entreprises peuvent même établir des règles de sécurité et de conformité pour soutenir leurs objectifs et leurs exigences uniques.
