Créer des flux de travaux d’automatisation des procédures d’affaires (APA) est à la fois de la science et de l’art.
L’APA est structurée comme une science. Créer des flux de travaux d’APA implique de travailler en respectant une série de règles afin d’automatiser des chemins prédictibles et répétables.
Par contre, un projet d’APA fructueux exige également de la flexibilité. Par exemple, vous pouvez enfreindre les règles afin de faire avancer les choses plus vite. Savoir comment contourner les règles — sans mettre en danger votre projet — est de l’art.
Laissez le « DIY » à Martha Stewart
Plusieurs entreprises pensent qu’elles peuvent mettre en œuvre l’APA par elles-mêmes. Elles achètent un logiciel commercial qui n’est pas adapté à leurs besoins et qui ne règle qu’une partie de leurs problèmes.
Ensuite, ces entreprises finissent avec une douzaine d’outils qui ne fonctionnent pas les uns avec les autres. Cela fait grimper les coûts et peut causer des échecs.
L’APA n’est pas adaptée pour le « DIY ».
Vous avez besoin d’un partenaire expérimenté qui convient à la science ainsi qu’à l’art. Il devrait créer une solution personnalisée à vos besoins — conçue selon les règles tout en gérant les exceptions. Cela vous permettra d’atteindre les avantages suivants de l’APA :
- Efficacité et productivité augmentées
- Capacité de faire plus avec moins
- Meilleures relations avec les clients et réduction des pertes
- Économies des coûts, car moins de points de contact sont nécessaires lors de chaque procédure
- Plus de précision dans les procédures
- Sécurité et conformité augmentées, car vous pouvez les intégrer dans chacune de vos procédures
Les quatre éléments clés d’un projet d’APA réussi
Un partenaire expérimenté comprendra la science et l’art de votre projet d’APA. Il vous aidera à naviguer dans votre étape de découverte et à identifier les secteurs où l’APA aura le plus grand impact sur vos affaires.
Voici les quatre étapes pour un projet d’APA réussi :
1. Ne pas tenter l’impossible
Plusieurs entreprises tentent d’en faire trop lors de leur premier projet d’APA. Par exemple, elles peuvent automatiser une procédure et tout de suite passer à une autre procédure sans même évaluer leurs résultats. Après cela, elles se rendent compte qu’elles ont manqué des éléments essentiels et doivent faire marche arrière et recommencer leur travail.
Avec l’APA, il est sage de commencer à petite échelle.
Choisissez une procédure et établissez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, avec des ressources attribuées et un temps accordé (SMART). Après avoir automatisé votre procédure, comparez-la à vos objectifs SMART. Lorsque vous observez un rendement du capital investi, vous pouvez passer à la prochaine procédure. En suivant ces étapes, vous aurez rapidement une main-d’œuvre complètement automatisée.
Tenter de résoudre vos problèmes d’APA par vous-même peut occasionner plus de coûts que si vous demandiez à un partenaire expérimenté dès le début. Par exemple, vous ne vous rendez peut-être pas compte de la façon dont une procédure des RH peut avoir un impact sur les autres secteurs de votre entreprise. Vous perdrez ensuite temps et argent à tenter d’identifier et de régler des erreurs.
2. Évaluer son étal actuel
Plusieurs entreprises se lancent dans l’APA sans savoir par où commencer et leurs objectifs.
Il est important de faire le suivi de votre état actuel avant de commencer. Exécutez chaque procédure comme si c’était la première fois que vous la faisiez. Prenez en note chaque étape et chaque goulot d’étranglement qui survient.
Posez-vous les questions suivantes afin d’obtenir plus de clarté sur votre état actuel :
- Quels sont mes défis?
- Est-ce que j’ai des problèmes avec mes employés, mes procédures ou mes technologies?
- Pourquoi est-ce que j’ai besoin d’automatiser cette procédure?
- Quel sera l’impact de l’automatisation de cette procédure?
De plus, cherchez des interdépendances entre vos procédures. Plus vos procédures sont liées et plus vous devez les prendre en considération lorsque vous les automatisez. Soyez certain de travailler avec l’étendue appropriée. Par exemple, vous pensez peut-être automatiser une petite procédure et puis vous réalisez qu’il y avait trois autres procédures connexes à celle-ci.
3. Comprendre ses objectifs finaux
Avant de commencer un projet d’APA, déterminez clairement votre objectif final et les avantages que vous désirez obtenir. De quels indicateurs de rendement clés (IRC) allez-vous faire le suivi pendant et après la mise en œuvre d’APA afin de déterminer votre réussite?
Vos objectifs finaux vous aideront à identifier ce que vous devez régler et à obtenir un aperçu de vos procédures à l’avenir. Documenter vos résultats finaux au début de votre projet permet aussi à votre équipe d’être sur la même longueur d’onde pour que tout le monde vise les mêmes résultats.
4. Obtenir de l’intérêt et de l’aménagement internes
Une seule procédure peut avoir un impact sur divers secteurs de votre entreprise. De ce fait, il est essentiel d’impliquer toutes vos équipes et vos intervenants. Si les secteurs et les employés ne désirent pas changer leurs procédures, votre projet d’APA échouera.
Obtenez un aménagement interne des procédures que vous devez régler et des résultats que vous désirez atteindre. Ensuite, impliquez vos intervenants tout au long du projet. Demandez des rétroactions pour vous assurer que vos nouvelles procédures fonctionnent et que vos équipes obtiennent les résultats dont elles ont besoin.
L’APA est une quête, pas une destination.
Vous ne pouvez pas simplement vous procurer un guide « DIY », mettre en œuvre l’APA puis passer à autre chose.
Pour obtenir la meilleure efficacité, vous devez aborder la science et l’art de l’APA.
