Les comptes créditeurs (CC) sont l’un des services essentiels d’une entreprise qui vous évoque sûrement une image intimidante – votre équipe des CC éreintée qui examine des fichiers, compare des chiffres, vérifie des approbations, paie des factures et s’inquiète à propos des règlements.
Il n’y a aucun doute que les employés du service des CC exécutent des tâches très difficiles dont l’entreprise ne pourrait se passer. L’automatisation peut rendre ces tâches difficiles beaucoup plus gérables et plusieurs entreprises seraient ravies d’offrir des procédures plus rationalisées et moins intensives à leurs employés. Malheureusement, d’autres initiatives d’affaires — habituellement centrées sur les clients — passent en premier, donc le service des CC n’arrive pas à recevoir l’attention dont il a besoin et qu’il mérite.
C’est le temps de changer!
Les avantages de l’automatisation pour vous et vos fournisseurs sont trop importants pour être sous-estimés plus longtemps. Avec un parcours de mise en œuvre moins fastidieux et de nouvelles fonctionnalités de mobilité, l’automatisation est une nécessité absolue pour toute entreprise qui traite de grandes quantités de factures.
Économiser de l’argent et réduire le temps des transactions
D’un point de vue strictement lié aux coûts/avantages, la technologie d’automatisation est maintenant assez performante pour constituer un argument convaincant. Un document technique du groupe Hackett1, une société mondiale d’expert-conseil, démontre que plus une entreprise automatise ses systèmes des CC, plus elle réduit ses coûts et le temps de ses transactions.
Économiser près de 40 pour cent pour chaque facture génère des économies considérables très rapidement. Selon les valeurs du tableau ci-dessus, une entreprise qui traite 400 000 factures par an économise 1,27 million de dollars — bien plus que les coûts pour investir et mettre en œuvre l’automatisation.
Les économies liées au temps des transactions — précieuses en soi — entraînent encore plus d’avantages. Le service des CC doit gérer les factures standards ainsi que les cas spéciaux et les exceptions aux règlements nécessitant beaucoup de temps et d’attention afin d’être réglées. Avec un logiciel d’automatisation qui gère les factures respectant les règles, les employés des CC peuvent se concentrer sur les exceptions. C’est la répartition des tâches idéale pour un service, avec un mélange de tâches et de problèmes systématiques qui nécessitent une vraie résolution de problème.
Finalement, l’automatisation peut vous aider à réaliser des bénéfices liés aux paiements anticipés. Afin d’obtenir le paiement anticipé, il faut tout d’abord identifier et ensuite traiter des factures précises avant une date précise. Si un commis des CC doit traiter une pile de factures, ces factures précises peuvent ne pas être traitées à temps. Les occasions d’économiser de l’argent peuvent s’envoler — tout cela à cause du rythme et de l’ennui d’une procédure manuelle. Avec toutes les entreprises qui mettent l’accent sur la gestion de l’encaisse, vous désirez être avantagé par les rabais qui vous sont disponibles. Une procédure automatisée peut vous aider à le faire
Reconnaître le RCI (rendement du capital investi) plus rapidement
Malgré les avantages, les coûts requis pour mettre en œuvre des procédures automatisées sont généralement un obstacle. Avec un budget informatique serré, les priorités ont tendance à être placées ailleurs. Par contre, les solutions d’automatisation fournies par les tierces parties sont beaucoup plus accessibles maintenant, en grande partie grâce à leur disponibilité en tant qu’offre impartie ou à leur déploiement selon le modèle SaaS (logiciel comme service). Au lieu d’investir dans du nouveau matériel coûteux, vous utilisez l’infrastructure de votre fournisseur afin de récolter les avantages de l’automatisation, ce qui signifie qu’il n’y a aucun grand coût initial et que vous obtenez une reconnaissance immédiate de votre RCI (rendement du capital investi).
Mobilité
Du moment que le service des CC demeure manuel, ce qui force les employés à rester à leur bureau pour exécuter les tâches, il ne pourra pas fonctionner avec la rapidité et la flexibilité qui distinguent les procédures d’affaires d’aujourd’hui. Par contre, avec une connectivité mobile, le traitement d’une facture et l’obtention d’une approbation peuvent être effectués beaucoup plus rapidement. De plus, lorsque le temps d’attente est réduit, la productivité augmente. En rendant les factures disponibles aux employés sans se soucier du temps et de l’emplacement, la mobilité réduit aussi les possibilités de paiements en retard — ce qui est toujours une préoccupation principale pour les comptes créditeurs.
Automatiser les procédures des CC n’est plus un luxe. Les économies de temps et d’argent possibles peuvent être diverses – et les coûts réduits rendent ces mises à niveau disponibles aux entreprises qui ne pouvaient auparavant pas se le permettre. Améliorer les procédures des CC est maintenant possible, stratégique et essentiel à la réussite de votre entreprise. C’est le temps de changer.
