Si vous songez à l’APA pour votre organisation, vous avez certainement un secteur en tête en particulier que vous souhaitez améliorer. Vous pourriez par exemple souhaiter automatiser les tâches relatives aux CC afin de minimiser les procédures manuelles, d’acquérir davantage de précision et de payer vos fournisseurs plus rapidement.
Une fois que vous constaterez comment l’APA permet de simplifier vos procédures de paiement, vous trouverez certainement d’autres secteurs d’activités au sein de votre organisation pouvant bénéficier de l’automatisation.
C’est exactement ce qui s’est produit pour l’un des plus grands détaillants au Canada. En 2016, l’entreprise a décidé de simplifier ses processus en matière de CC afin d’améliorer son flux de données, de réduire les coûts et de s’assurer que ses fournisseurs soient payer rapidement et sans erreurs.
La première phase de l’APA de l’entreprise comprenait ce qui suit :
- Analyse de la rentabilisation en vue de l’APA
- Élaboration d’un plan d’automatisation avec les intervenants clés
- Intégration des technologies d’APA aux systèmes existants
- Utilisation d’un modèle de sécurité à plusieurs niveaux visant la protection des données (les mesures de sécurité comprenaient notamment un centre de données de niveau III, le cryptage des données et la mise à jour de leur plan de recouvrement lacunaire)
- Mise en œuvre de pratiques exemplaires en matière d’APA
- Élaboration d’un plan de formation à l’intention des employés
Résultats : Efficacité accrue en matière de CC et réduction de la paperasse
La première phase de l’APA du détaillant a entraîné les résultats suivants :
- Efficacité et précision accrues relativement au paiement des fournisseurs
- Mise en place d’un portail libre-service permettant aux fournisseurs de vérifier l’état de leurs factures
- Précision accrue relativement aux déclarations de revenus
- Réduction des besoins en matière d’entreposage et de transmission de documents papier
- Identification de plus de 20 000 dérogations avant qu’elles ne fassent l’objet de réclamations par les fournisseurs
Dans le cadre de la première phase, le détaillant a mis au point un plan numérique en vue de l’APA au sein des autres secteurs de l’entreprise. Disposant maintenant d’une base solide, le détaillant est en mesure d’intégrer d’autres processus rapidement et à moindres coûts. Il prévoit étendre l’APA à la réception de l’entrepôt, à la logistique, aux équipes régionales de CC, à ses franchises et à ses initiatives numériques.
Les quatre vitesses d’APA : Laquelle choisir?
Vous n’avez pas besoin de choisir entre tout et rien en matière d’APA. Vous pouvez commencer par l’automatisation d’un processus, puis vous concentrer sur un autre secteur une fois que vous serez satisfait des résultats.
Voici les quatre vitesses d’APA :
1. Petits pas
- Automatisation des tâches redondantes
- Élimination de la transmission et de l’entreposage de documents papier
- Imagerie et indexation en un seul clic grâce à l’optimisation des technologies existantes
- Premiers pas en matière d’automatisation de l’effectif humain et numérique
2. Marche rapide
- Mise en place d’un portail libre-service permettant aux fournisseurs et aux employés de soumettre des demandes, d’assurer le suivi des processus d’approbation et d’entreposer des documents
- Externalisation des processus relatifs aux demandes de niveau I
- Intégration d’un logiciel de veille stratégique
3. Course
- Externalisation des processus relatifs aux demandes de niveau II
- Acquisition d’efficacités supplémentaires grâce à l’automatisation robotique des processus
4. Envol
- Amélioration continue
- Externalisation des processus relatifs aux demandes de niveau III
- Études analytiques visant l’excellence opérationnelle
Plusieurs organisations commencent par la vitesse d’APA « Petits pas ». Une fois leurs objectifs rapidement atteints, ils se tournent ensuite vers la « Marche rapide », la « Course » et l’« Envol ».
Les processus de CC sont un bon point de départ à votre aventure d’APA, puisque l’automatisation des processus de paiement a une incidence directe sur votre entreprise. Cela permet par exemple de réduire la paperasse et d’accroître la précision de vos relevés financiers. L’automatisation des processus de CC permet aussi à vos employés de perdre moins de temps à entrer des données, leur permettant de consacrer plus de temps aux projets créant de la valeur pour votre entreprise.
