Vous pouvez passer autant de temps à planifier une réunion qu’à y assister.
En plus de trouver un temps qui fonctionne pour tous les participants, vous devez trouver l’espace approprié. Ce processus est souvent plus difficile qu’il ne devrait l’être, car les gens peuvent réserver des salles qu’ils n’utilisent pas. Selon une étude, 20 % des salles de réunion sont vides pendant les moments où elles sont réservées. Ainsi, bien qu’il y ait probablement de l’espace pour votre réunion, il se peut que vous ne le trouviez pas.
Les difficultés de planification des réunions sont liées à des procédures manuelles et à des systèmes inefficaces. Par exemple, les employés se fient souvent à des calendriers compartimentés. Ainsi, bien qu’une réunion puisse apparaître dans le calendrier des participants, quelqu’un d’autre pourrait quand même réserver la salle en même temps.
Ce manque de communication peut évoquer un problème plus vaste au sein d’une entreprise — des employés désengagés et une culture d’entreprise médiocre. Si les employés ne peuvent pas se rencontrer facilement, ils peuvent aussi avoir de la difficulté à collaborer à des projets et à respecter les échéances. En fait, beaucoup d’employés pensent que les réunions retardent les projets.

 

65 salles de conférence et aucun espace pour se réunir? 

Une société d’experts-conseils canadienne de premier plan attribuait une grande partie de son succès à la collaboration. Ses employés se réunissaient des dizaines de fois par jour et travaillaient ensemble pour résoudre les principaux défis de leurs clients.
Toutefois, la société n’avait pas de procédure définie de réservation de salles. Les employés réservaient les salles manuellement, ce qui entraînait de doubles réservations. Ils réservaient également les salles pendant de longues périodes — même s’ils n’en avaient pas besoin. Les employés contrariés se promenaient alors dans les couloirs et se demandaient pourquoi ils n’arrivaient pas à obtenir de l’espace, même s’ils voyaient des pièces vides partout.
La société d’experts-conseils a donc ajouté plus de salles de réunion. Mais cela n’a rien changé. La société s’est retrouvée avec 65 salles de réunion et les mêmes problèmes liés à la réservation de salles.
Elle en est arrivée au point où la société s’est rendu compte qu’elle devait trouver une solution ou courir le risque de perdre des employés.

 

Le secret pour des réservations de salles moins pénibles

La société d’experts-conseils a analysé ses salles de réunion et ses taux d’utilisation en travaillant avec un partenaire qui a évalué les aspects suivants :
  • La fréquence à laquelle les salles de réunion étaient réservées, mais demeuraient inutilisées
  • La fréquence à laquelle de grands espaces ont été réservés à de petits groupes de personnes
  • D’autres problèmes liés à la réservation de salles qui ont eu un impact sur la productivité de la société d’experts-conseils
La société a rapidement constaté les inefficacités de ses procédures manuelles existantes. Elle s’est procuré une solution de réservation de salle pour améliorer l’utilisation des salles de réunion à l’échelle du siège social.

 

Moins de salles vides = des employés plus heureux et productifs

Les employés utilisent maintenant le logiciel de réservation de salle pour localiser les salles de réunion et les réserver en quelques secondes. Ils peuvent faire une réservation à partir de leur bureau, de leur appareil mobile ou des écrans d’affichage numérique situés à l’extérieur de chacune des salles de réunion. Comme le logiciel de réservation de salle s’intègre à Microsoft Outlook, les employés peuvent également planifier des réunions et réserver une salle directement à partir de leurs calendriers.
Après qu’un employé a réservé une salle, le système se met à jour en temps réel. Cela permet d’éviter les cas de double réservation et améliore l’utilisation des salles de réunion. Et si une réunion n’a pas lieu, le système annule automatiquement la réservation en temps réel, libérant ainsi la salle pour que quelqu’un d’autre puisse l’utiliser.
Le nouveau système maximise les ressources internes, réduit le mécontentement des employés et favorise les conversations collaboratives spontanées qui font avancer les projets. De plus, la société d’experts-conseils a des employés plus heureux, car ils peuvent passer plus de temps à collaborer et beaucoup moins de temps à planifier les réunions.

 

Prochaines étapes 

Les bonnes procédures et les bons outils ne facilitent pas seulement la réservation de salles de réunion. Ils vous aident à vous organiser, à encourager la collaboration et à renforcer votre culture d’entreprise.
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