Par David Mills
Les écarts de productivité sont une préoccupation croissante au sein des entreprises et celles qui sont réellement engagées sont à la recherche de nouveaux moyens d’accroître la production par heure par employé. Toutefois, la productivité concerne aussi la valeur et non seulement la rapidité.
Aider les employés à travailler efficacement est une chose, mais accroître la qualité du travail qu’ils accomplissent en est une autre. Un objectif clé en matière d’amélioration concerne l’optimisation des réunions. Nous connaissons tous la frustration qui accompagne le fait de gaspiller du temps en raison d’une réunion mal organisée. Cela est encore pire lors de conférences téléphoniques dans le cadre desquelles les idées sont parfois difficiles à suivre.
Les technologies numériques ont déjà changé notre façon de travailler et réinventé l’espace de bureau traditionnel, y compris au Canada. La logistique du travail à distance à partir de divers emplacements est plus facile que jamais. L’avènement des nouvelles technologies de tableaux blancs interactifs (aussi connu sous le nom d’écrans d’affichage plats interactifs) permet quant à lui une véritable collaboration en milieu de travail.
Les discussions en personne ont longtemps été le modèle de réunion préconisé. Toutefois, ces réunions traditionnelles, en plus d’être parfois irréalisables au sein de milieux de travail modernes, marquent un déclin générationnel marqué. Une étude réalisée au Royaume-Uni à démontrer que 77 % des « Baby Boomers » préfèrent les réunions en personne comparativement à seulement 58 % des travailleurs de la génération Z. Les réunions à distance par l’entremise de TBI sont l’évolution naturelle des discussions en face à face. Je suis persuadé que la capacité de créer, de modifier, de finaliser et de partager des documents tout en parlant et en voyant l’ensemble des participants à distance nous permettra d’entrer dans l’ère des « réunions 2.0 ». La réalisation de projets de cette manière permet aussi de régler le problème de la productivité.
L’élaboration de nouvelles idées et le partage des connaissances sont essentiels à la croissance des entreprises. Bien que les appels téléphoniques, les courriels et les outils de messagerie instantanée permettent aux employés à différents emplacements de communiquer, ces méthodes ne sont pas efficaces à grande échelle. Nous avons tous déjà fait l’expérience désagréable d’une conférence téléphonique impliquant un trop grand nombre de personnes. Les retardataires, les mises en sourdines accidentelles et les problèmes de réseaux sont tous des inconvénients communs des réunions à distance. Toutefois, au fur et à mesure de la croissance d’une entreprise, les communications de groupe deviennent inévitables.
Les méthodes traditionnelles ne réussissent pas non plus à recréer un contexte semblable à celui du partage de connaissance en personne. Les nouvelles technologies y arrivent. Les TBI haut de gamme permettent aux entreprises de collaborer efficacement tout en favorisant la croissance. L’intégration de supports visuels intégrés est essentielle dans le cadre d’interactions à distance. Les écrans d’affichages facilitent la participation et le suivi des points clés.
Les fonctionnalités des tableaux blancs interactifs ravivent les réunions à distance – rien à voir avec les souvenirs de vos expériences lors de vos années à l’université. Quels sont les avantages pratiques d’avoir un TBI au sein de votre milieu de travail?
Il n’est jamais agréable de se présenter à une réunion armé d’une montagne de dossiers que vous n’utiliserez peut-être même pas. Les TBI permettent aux présentateurs de transmettre, de discuter et d’annoter plusieurs documents à la fois en temps réel. Les participants peuvent même recevoir les mises à jour avant la fin de la réunion puisque le présentateur est en mesure d’envoyer des courriels directement à partir du TBI. Après tout, qui ne souhaiterait pas pouvoir se rendre à ses réunions les mains complètement libres? Les groupes de collègues interagissant avec le tableau permettent de captiver l’auditoire et d’encourager les employés à découvrir les autres fonctions de l’appareil une fois la réunion terminée. Ceux qui demeurent dans la salle de réunion peuvent poursuivre la discussion et acquérir une meilleure compréhension de l’appareil puissant et intuitif, ce qui leur permet d’aiguiser leurs compétences en vue de participer ou de diriger des séances encore plus intéressantes à l’avenir.
Les entreprises solides reposent sur des relations solides. Cela est plus vrai maintenant que jamais. Les chefs d’entreprise doivent adopter des styles de travail modernes tout en préservant le travail d’équipe et un esprit de collaboration. Ce n’est pas une mince tâche. Sans contact régulier, il est difficile de développer un sentiment d’appartenance et de travailler vers un objectif collectif. L’interaction face à face est essentielle. Les TBI ramènent ces valeurs oubliées au sein des entreprises internationales et décentralisées du monde moderne.
Pour connaître les dernières nouvelles sur l’événement InfoComm 2018 de Ricoh ou pour en apprendre davantage sur les produits et les services qui seront bientôt offerts au Canada, consultez les éditions du mois de juin du AV Nation :
- “Ricoh Customer Experience Rethinks With Smooth Collaboration Service ” (June 19, 2018)
- “Ricoh Refocuses on the End User ” (June 20, 2018)
