Aujourd’hui, les directeurs financiers ne se contentent plus de superviser les fonctions financières de l’organisation.
En tant que directeur financier, vous êtes désormais le moteur de la croissance dans tous les secteurs de l’entreprise — de l’amélioration de l’expérience client à l’utilisation de la technologie en vue d’innover.
Ce rôle élargi vous oblige à travailler en partenariat avec diverses équipes dans le cadre d’une stratégie de transformation numérique. Selon une étude de 2018 sur les opinions des directeurs financiers, près de 50 % des directeurs financiers rencontrent régulièrement d’autres directeurs financiers pour « harmoniser leurs initiatives technologiques avec les objectifs de l’entreprise, du service et de l’équipe ».
En mettant davantage l’accent sur la collaboration, vous aurez besoin de meilleurs moyens de partager les données financières avec le reste de votre organisation. Cela vous aidera à fournir aux autres dirigeants les informations dont ils ont besoin pour effectuer une transformation numérique. Cela vous permettra également de montrer au président-directeur général comment l’équipe des finances fait avancer les affaires.
Cependant, vous pouvez être confronté à des défis lorsque vous essayez d’obtenir et d’analyser des données financières. Par exemple, les entreprises stockent souvent les données dans plusieurs systèmes — des fichiers papier aux applications disparates. Il vous est donc difficile de trouver des données pertinentes et d’obtenir rapidement un aperçu de vos finances. Par ailleurs, de nombreuses procédures d’affaires sont encore effectuées manuellement et lorsque les données sont saisies manuellement, elles contiennent presque toujours des erreurs.
Trois façons dont les directeurs financiers peuvent utiliser la technologie pour transformer leurs organisations
De nombreux directeurs financiers se tournent vers l’automatisation pour relever ces défis et avoir accès à des données précises et à jour. En fait, plus de la moitié des répondants à l’étude de 2018 sur les opinions des directeurs financiers ont déclaré qu’ils prévoyaient augmenter leur investissement en matière de technologie d’automatisation des finances cette année. Il s’agit d’une hausse par rapport aux 38 % de directeurs financiers qui ont déclaré qu’ils feraient ces investissements en 2017.
Voici trois façons d’utiliser l’automatisation pour transformer votre organisation :
1. Numérisez vos fichiers papier pour les rendre plus sécuritaires et plus faciles à trouver.
La conversion de vos fichiers papier au format numérique élimine la recherche fastidieuse d’information dans les classeurs et les bureaux. Vous pouvez stocker tous les dossiers de votre entreprise dans une base de données centrale accessible aux employés à partir de leur ordinateur ou de leurs appareils mobiles. Cela vous permet de trouver facilement les documents financiers que vous devez partager avec d’autres dirigeants.
Lorsque vous numérisez vos fichiers, vous pouvez également appliquer des contrôles pour déterminer qui peut y avoir accès et qui ne peut pas. Cela contribue à améliorer votre sécurité en empêchant les utilisateurs non autorisés d’accéder à vos données confidentielles.
2. Accumulez des victoires rapides.
De nombreuses entreprises commencent leur processus d’automatisation dans les services de comptes débiteurs ou de comptes créditeurs, car ils reposent souvent sur des procédures lentes et sujettes aux erreurs. En effet, les services des comptes créditeurs traitent les 2/3 de leurs factures manuellement. Avec autant de travail manuel, il n’est pas surprenant que le traitement d’une seule facture prenne 12 jours et coûte 13,04 $.
L’automatisation de vos procédures des comptes créditeurs et débiteurs peut réduire de façon significative le temps nécessaire au traitement des paiements. Cela permet à votre équipe financière de passer moins de temps à saisir manuellement les données et plus de temps sur des projets stratégiques.
La technologie d’automatisation des finances peut également simplifier le processus de traitement des exceptions. Les erreurs de traitement dans la facturation sont un problème énorme et coûteux, même pour les équipes de comptes créditeurs les plus organisées. Les exceptions peuvent entraîner des retards de paiement, un mécontentement chez les fournisseurs et une augmentation des coûts d’exploitation. En fait, des études ont révélé que l’élimination des exceptions liées aux bons de commande est l’un des moyens les plus efficaces de réduire les coûts des comptes créditeurs. Lorsque vous automatisez le traitement des exceptions, les fonds épargnés peuvent être affectés à d’autres projets qui améliorent votre expérience client et génèrent des revenus.
3. Travaillez avec d’autres équipes pour automatiser leurs procédures.
Après avoir automatisé vos procédures des comptes créditeurs ou débiteurs, vous aurez un cas d’utilisation que vous pourrez partager avec d’autres dirigeants de votre organisation. Une fois qu’ils verront les avantages que vous avez obtenus, ils seront plus à l’aise d’innover dans d’autres domaines.
D’autres procédures manuelles, sujettes aux erreurs, sont également propices à la numérisation et à l’automatisation :
- Les tâches liées aux ressources humaines, y compris la gestion des dossiers des employés, les embauches, les congés rémunérés et la gestion de la paie
- Les procédures financières telles que les rapports de dépenses, l’approvisionnement, les déclarations de revenus, la gestion des politiques, les transferts d’actifs et la documentation sur les fusions et acquisitions
- Le traitement des réclamations et le service à la clientèle
- Les procédures informatiques et opérationnelles, y compris les demandes d’assistance technique, le suivi des actifs, la gestion de l’accès et le traitement des commandes
- Les services d’installations tels que la réservation de salles de réunion, les contrats de location, la gestion de stationnements et les procédures de salle de courrier
- Les procédures dans des domaines tels que l’expédition de documents à des installations de services partagés, la gestion du changement, le service de marketing et le service juridique
- Toutes les procédures qui exigent que vous obteniez des signatures telles que des commandes, des contrats de location, des contrats et d’autres accords
