Les technologies récentes et en constante évolution modifient notre façon de travailler. Avec l’accès facile aux applications personnelles et la prolifération des téléphones intelligents et des autres appareils, la technologie est devenue si répandue et pratique que les employés s’attendent maintenant à des styles de travail permettant une mobilité et une flexibilité accrues ainsi qu’une collaboration immédiate. Les entreprises doivent donc s’adapter afin d’accompagner ce changement et permettre aux travailleurs d’être aussi productifs que possible dans un environnement plus mobile.

En matière de commodités technologiques, les attentes des employés et les exigences des clients ne feront qu’augmenter à mesure que les technologies collaboratives continueront à saturer le marché. Selon Frost & Sullivan, « d’ici 2025, le monde comptera au moins 3,7 milliards de téléphones intelligents, 700 millions de tablettes et 60 millions de plateformes de communications et de collaboration unifiées (UCC) 1. » Il y aura davantage de perturbations numériques et les entreprises devront modifier leurs modèles d’affaires afin de suivre l’évolution du marché grâce à la transformation numérique. Il est maintenant essentiel pour les entreprises qui veulent prendre une longueur d’avance d’adopter une approche proactive pour ce type de transformation.

Sachant cela, quelles mesures devriez-vous prendre en tant que dirigeant d’entreprise pour soutenir la main-d’œuvre et les demandes des clients changeantes?

Vous pouvez commencer au bureau. La possibilité de faire le suivi des paramètres d’utilisation de l’espace de bureau est un élément clé vous permettant de comprendre comment votre bureau est utilisé. Vous constaterez peut-être que vos salles de réunion sont peu utilisées tout au long de la journée, ou peut-être que certains espaces de bureau ne sont plus utilisés puisque vos employés se déplacent et travaillent à distance. On estime que d’ici 2020, 50 % de la main-d’œuvre travaillera à partir d’emplacements non traditionnels2. Découvrez comment une entreprise canadienne a favorisé l’engagement des employés en transformant l’une de leurs procédures les plus pénibles et comment vous pouvez faire de même pour votre bureau.

Rappelez-vous aussi qu’il est important que les employés et les visiteurs utilisant un bureau se sentent valorisés et aient leur propre espace. Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions pouvant vous aider à améliorer considérablement vos espaces de bureau :

  • Optimisation des espaces de travail grâce à des services et des solutions de gestion des installations et des espaces de travail.
  • Création d’un environnement de travail plus collaboratif.
  • Protection du courrier et des effets personnels des employés.
  • Planification et mise en œuvre des stratégies d’amélioration de l’expérience client.

Voyons brièvement comment ces solutions peuvent vous aider tout au long de votre transformation numérique.

Optimisation des espaces de travail grâce à des services et des solutions de gestion des installations et des espaces de travail

Au fur et à mesure que la façon dont les gens travaillent est modifiée par la technologie, les silos de services s’effondrent — tant physiquement que psychologiquement. Les employés deviennent plus coopératifs et travaillent souvent en équipe afin que les tâches soient accomplies même lorsqu’ils sont séparés. De nombreuses entreprises ont adopté une méthodologie agile permettant une collaboration accrue et une innovation rapide. Pour demeurer concurrentielles, les entreprises doivent adapter leur milieu de travail afin de favoriser la créativité et de rendre le partage d’idées des équipes plus facile et efficace.

Une évaluation des installations peut vous aider à comprendre comment vos salles de réunion sont utilisées chaque jour et ainsi vous permettre de prendre des décisions plus afin de mieux les utiliser. Vous pouvez ensuite appliquer les technologies appropriées pour rationaliser la réservation des salles, l’envoi des invitations et les commandes de solutions de collaboration, ce qui évite le chaos et les doubles réservations des salles de réunion.

Création d’un environnement de travail plus collaboratif

Aujourd’hui, plusieurs entreprises délaissent les bureaux individuels et fermés au profit de grands espaces ouverts avec des sièges non attribués où il est plus facile de collaborer. Ces changements permettent également d’économiser en convertissant les espaces de travail attribués en bureaux partagés et en espaces d’entreposage. Ils peuvent également réduire votre empreinte environnementale en réduisant la taille globale de votre espace de bureau.

Pour améliorer davantage ces espaces de travail, vous pouvez mettre les employés de ceux-ci en contact avec des employés et des clients éloignés à l’aide de plusieurs solutions et technologies telles que:

Il existe plusieurs autres technologies collaboratives pour optimiser la façon dont les employés et les clients partagent l’information et les idées, et elles sont en constante évolution.

Protection du courrier et des effets personnels des employés

Les espaces de travail collaboratifs et non traditionnels peuvent rendre la réception du courrier et l’entreposage des effets personnels difficile pour les employés. Heureusement, il existe des solutions et des technologies évolutives et sécuritaires pouvant régler ces problèmes. Grâce aux casiers intelligents, le courrier et les colis sont enregistrés dès leur réception dans un système de gestion en nuage, puis scannés et assignés à un casier avec un code de relâchement spécifique pour assurer la sécurité des articles. Les casiers intelligents occupent peu d’espace et les employés peuvent aussi s’en servir pour ranger leurs effets personnels. De plus, ces systèmes assurent automatiquement le suivi de la livraison et avisent les employés de l’arrivée des colis.

Apprendre quatre autres solutions pour réaliser la transformation numérique

Maintenant que vous disposez de quelques solutions pour réaliser une transformation numérique réussie, vous êtes prêt à vous impliquer et à trouver d’autres moyens afin de convertir votre entreprise en un espace de travail performant.

Planification et mise en œuvre des stratégies d’amélioration de l’expérience client

En plus des changements physiques nécessaires pour transformer les espaces de travail modernes, l’expérience client actuelle est aussi en évolution. Les nouvelles solutions et technologies — qui vont des services de réception et de livraison de courrier aux solutions de marketing — offrent plus de possibilités afin de créer de meilleures stratégies d’expérience client.

Il existe également des technologies intéressantes offrant d’autres options afin d’accueillir les clients et de susciter leur intérêt. Avoir un employé à la réception n’est pas toujours rentable, puisque celui-ci doit quitter son poste de travail plusieurs fois par jour; il est donc difficile d’avoir en tout temps un employé qui accueille les clients. Cependant, les réceptionnistes virtuels d’aujourd’hui, dotés d’une intelligence artificielle et d’images photoréalistes générées par ordinateur, sont abordables et peuvent toujours accueillir les invités. Ces réceptionnistes virtuels peuvent également répondre à des commandes simples, diffuser des vidéos de démonstration et envoyer des messages texte aux employés pour les prévenir de l’arrivée des invités. Les portails d’analyse des réceptionnistes virtuels dans le nuage fournissent des rapports analytiques détaillés sur des paramètres tels que l’engagement des visiteurs, la durée, les sélections de contenu et les taux de conversion, ce qui vous donne un aperçu pouvant vous aider à améliorer davantage l’expérience client.

Utiliser de telles technologies pour améliorer votre espace de travail est un excellent point de départ pour la transformation numérique de votre entreprise. Les entreprises qui se lancent dans la transformation numérique dans tous les secteurs d’activité peuvent accroître leur agilité, ce qui leur permet de mieux répondre aux nouvelles demandes des clients et de s’adapter rapidement aux changements du marché.

À quoi ressemblera le milieu de travail de l’avenir? Frost & Sullivan prévoit que d’ici 2025, le monde comptera au moins 3,7 milliards de téléphones intelligents, 700 millions de tablettes et 60 millions de plateformes de communications et de collaboration unifiées.

Ce livre blanc de Ricoh se penche sur la façon dont l’avenir de la communication au travail est appelé à devenir une passerelle vers l’autonomisation numérique des sociétés intelligentes dans l’optique des mégatendances technologiques et sociodémographiques des années à venir.

 

Téléchargez dès maintenant : « Redéfinir la communication au travail : Tendances en matière de technologie et de convergence sociodémographique qui entraînent l’évolution du milieu de travail » de Frost & Sullivan

1 “Redefining Workplace Communication: Trends in Technology and Socio-Demographic Convergence Leading to Changing Workplaces.” Frost & Sullivan. 2018.

2 Deloitte. University of Carolina. fastcompany.com

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