Tous les niveaux de gouvernement ont des documents papier qui doivent être sécurisés et partagés. Malgré le flux croissant d’informations accessibles par les canaux en ligne et numériques, on continue à imprimer, copier, faxer et numériser le papier en grand nombre — en fait, selon le géant mondial des statistiques industrielles, Print Is Big, 45 trillions de pages sont imprimées chaque année. Le coût total de l’impression comprend les coûts les plus évidents : les imprimantes, le papier, les cartouches de toner et les coûts de soutien informatique; mais il y a aussi des coûts cachés comme les erreurs d’impression, les pages abandonnées et la consommation d’énergie associée à l’impression. Selon Gartner Research, les initiatives de gestion active de l’impression peuvent réduire les coûts d’impression jusqu’à 30 %. Le besoin d’une stratégie d’impression sécurisée et rentable est indéniable.
La ville de Brampton est la neuvième plus grande municipalité du Canada avec une population diversifiée de plus de 500 000 habitants et 8 000 entreprises. Plus de 5 000 employés municipaux travaillent sans relâche afin de conserver et de cultiver la réputation nationale de Brampton. L’un de leurs mandats consiste à réduire leur empreinte environnementale en diminuant les coûts et la consommation d’énergie. La municipalité a procédé à une évaluation de sa stratégie d’impression existante, et les résultats ont été stupéfiants :
- Elle n’utilise que 30 % de la capacité totale de leur parc d’imprimantes.
- Le fait de maintenir les appareils existants en mode veille consomme plus d’énergie que l’impression de documents.
- Les travaux d’impression non réclamés ont créé des dizaines de milliers de feuilles de papier qui passaient directement de l’imprimante au bac de recyclage chaque mois.
- Le manque de sécurité de l’information — n’importe quel employé pourrait récupérer n’importe quelle tâche et compromettre les renseignements confidentiels.
La ville de Brampton s’est rendu compte qu’un changement s’imposait. Grâce à son expérience approfondie en matière de solutions de gestion de l’impression dans de nombreuses industries, Ricoh a travaillé en étroite collaboration avec la municipalité pour comprendre leurs défis, objectifs et priorités spécifiques. À partir de là, la solution était évidente : la technologie de type glisser-déplacer sécuritaire tirerait parti de l’infrastructure existante de la municipalité et sécuriserait les imprimantes et l’information de la ville tout en offrant plus de commodité aux employés de la ville. La nouvelle solution comprenait :
- Le déploiement d’un nouveau parc d’imprimantes efficaces et sécurisées qui tire parti de la technologie des cartes d’identité de la ville.
- La possibilité pour les employés de la ville de glisser leur carte d’identité pour relâcher leur travail sur n’importe quelle imprimante en réseau à tout moment, au lieu d’imprimer immédiatement les documents sur l’appareil le plus proche.
- L’élimination quasi totale des tâches d’impression abandonnées destinées à la boîte bleue.
- Des sessions de formation illimitées pour faciliter l’éducation et l’adoption de la solution.
En l’espace d’un mois après le déploiement, la ville de Brampton a pu se débarrasser de 33 % de ses appareils d’impression, soit de 300 à 200 appareils, et économiser 80 000 feuilles de papier par mois — l’équivalent de 8 arbres selon Conservatree! Les économies de la ville sont estimées à 100 000 $ par année. Outre les économies de coûts, la sécurité de l’information s’est considérablement améliorée : comme les employés relâchent eux-mêmes leurs tâches d’impression sur demande, les documents ne sont plus laissés sans surveillance à l’imprimante. De plus, les tâches d’impression en attente sont automatiquement supprimées du système toutes les 24 heures, ce qui offre une sécurité et une efficacité supplémentaires. Le taux d’adoption et d’engagement des employés a été élevé, les utilisateurs étant maintenant plus conscients de leurs habitudes d’impression et la municipalité a acquis des connaissances inestimables fondées sur des données en temps réel leur permettant de prendre des décisions éclairées concernant leur environnement d’impression, leurs coûts énergétiques et leur consommation d’énergie.
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