Il y a en ce moment une tendance pour les projets d’organisation et de désencombrement de la maison. Les photos avant et après de garde-manger, de bureaux et de garde-robes nouvellement organisés circulent sur les réseaux sociaux depuis quelques semaines et pour une bonne raison! Alors que nous sommes confinés dans nos maisons et que nous faisons notre part pour arrêter la propagation de la COVID-19, beaucoup d’entre nous cherchent des manières de retrouver un sentiment d’ordre et de contrôle au cours de cette période qui est tout sauf ordonnée ou sous notre contrôle.
Alors, pourquoi votre entreprise serait-elle différente?
Nous sommes plus que jamais dépendants du numérique. Cependant, les dossiers numériques sont fragiles, susceptibles d’être perdus et souvent désorganisés ou éparpillés. C’est devenu un risque souvent négligé dans les entreprises. Ainsi, alors que des personnes prennent le temps de vider leur garde-manger, en décidant ce qui devrait être conservé et ce qui devrait être jeté et d’étiqueter les articles pour les retrouver plus facilement, les dirigeants d’entreprise, les spécialistes en entreprise, les DSI et les directeurs du marketing devraient aussi faire de même.
Selon un récent rapport de Forrester, la fragilité numérique « compromet notre capacité à accéder aux connaissances générées dans des formulaires numériques par les entreprises, les consommateurs ou les institutions à long terme. » (Forrester, 2019)
Si aucune mesure n’est prise pour préserver les actifs d’information, les organisations subiront la perte permanente d’information utile (et même essentielle), de contenu, de propriété intellectuelle et de produit de marque, et il y a un coût à cela.
En 2019, McDonald a perdu ce qu’il croyait être un droit de marque pour « Big Mac », parce qu’il n’a pas pu fournir une preuve suffisante de son « utilisation authentique » au cours d’une période de cinq ans. Malgré qu’il ait fourni des preuves comme des affiches, des emballages et des documents imprimés, l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle a révoqué son enregistrement de la marque de commerce.
Toutefois, les menaces à la marque et à la marque de commerce ne sont pas les seuls coûts de la fragilité numérique. L’industrie juridique souffre des effets des liens rompus depuis plusieurs années, en citant dans des dépôts à la cour des documents en ligne qui n’existent plus. À partir de 2018, une analyse effectuée auprès des trois sociétés d’avocats principales des États-Unis a révélé que plus de 80 % de leurs dépôts à la cour avaient au moins un lien rompu ce qui menait à des informations connexes qui n’étaient plus utilisables en cour.
En fait, la fragilité numérique peut être plus insidieuse que la perte de liens ou les liens rompus. Nous l’expérimentons quotidiennement dans une des tâches plus routinières au travail : la gestion de documents.
Une étude de l’International Data Corporation (IDC) Canada a révélé que la productivité est touchée de 21 % lorsque les fichiers, les documents et les données sont inaccessibles. De plus, il a été dévoilé que les employés passent en moyenne 18 minutes à chercher un document, ce qui amène souvent à le recréer et contribue aux actifs en double.
Même si les entreprises reconnaissent la valeur du numérique, un grand nombre d’entre elles sous-estiment toujours les problèmes et les menaces de mauvais protocoles de gestion de documents.
Prenez par exemple le stockage : l’enregistrement de documents demande aux utilisateurs de constamment les enregistrer dans un emplacement de stockage approuvé par l’entreprise, que ce soit un serveur local ou une solution de stockage externe. Cependant, sans une bonne gestion, les employés sont souvent tentés d’enregistrer les fichiers sur des disques durs ou dans des emplacements de stockage externes non approuvés et rendent ainsi inaccessibles leurs fichiers, leurs travaux et la propriété intellectuelle d’entreprise pour les autres.
Un autre défi qui contribue à la fragilité numérique est le contrôle des versions, qui est souvent à la discrétion des utilisateurs individuels. Cela mène inévitablement à des fichiers écrasés, supprimés ou des conventions d’appellation de fichiers incohérentes.
Ainsi, comment pouvez-vous commencer à atténuer les risques de la fragilité numérique? Par la base de l’organisation. Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, il est maintenant l’heure de retrouver un certain ordre et un certain contrôle (que ce soit dans le garde-manger, les garde-robes ou avec les actifs numériques de votre entreprise).
