Caractéristiques essentielles d’un outil de gestion de contenu d’entreprise

Pour bien faire la gestion de contenu d’entreprise (GCE), vous devez d’abord penser de manière stratégique à la circulation de l’information dans votre organisation et au rôle qu’elle joue dans tout : des procédures d’affaires jusqu’à la sécurité en passant par la gestion du changement.

Ensuite, vous devez choisir un outil qui fera en sorte que les bons documents se rendent aux bonnes personnes au bon moment, mais permettra aussi de travailler beaucoup plus efficacement : tout en maintenant un programme de sécurité solide et en gardant votre organisation en conformité en tout temps.

Chaque entreprise a ses besoins particuliers. Toutefois, voici certains des besoins de base que tout le monde devrait connaître à propos de la GCE et de comment choisir le bon outil à mettre en œuvre.

Qu’est-ce que la GCE de toute façon?

La gestion de contenu d’entreprise est l’organisation et le déploiement systématiques des informations d’une entreprise : les documents et les fichiers des cadres, des employés et des clients. Elle englobe la gestion des dossiers, la taxonomie du contenu, le contrôle des flux de travaux et la sécurité. La GCE a cinq fonctions de base :

1. Saisir l’information entrée dans un système.

2. Gérer l’information afin que les personnes qui en ont besoin puissent la trouver facilement (et que les personnes qui n’en ont pas besoin n’y aient pas accès).

3. Stocker l’information dans un endroit approprié pour votre entreprise.

4. Archiver l’information pour le stockage à long terme et une utilisation future possible.

5. Livrer l’information aux bonnes personnes et au bon moment.

Ce dont vous avez besoin :

Voici certaines des caractéristiques incontournables d’un puissant outil de GCE :

Système SaaS

Avoir un système de gestion de documents GCE est particulièrement utile pour les entreprises utilisant beaucoup de papier. Vous devriez rechercher un système qui déplace les documents vers le nuage dans une plateforme de logiciel comme service (SaaS). Cela vous donne un emplacement central dans lequel votre entreprise peut stocker, récupérer, gérer et partager l’information, en fonction des règles que vous établissez.

Stocker l’information dans le nuage permet aux employés et aux clients d’envoyer et de recevoir de l’information, peu importe à quel endroit où ils se trouvent, une caractéristique essentielle de l’environnement d’entreprise 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 d’aujourd’hui.

Collaboration

Un système de GCE puissant donne aux employés la capacité de travailler ensemble sur des documents et les modifier, tout en gérant les versions sans problème en arrière-plan.

Les employés, et dans certains cas les clients ou les fournisseurs, devraient être en mesure d’accéder aux documents qu’ils ont besoin en tout temps, partout et en utilisant n’importe quel type d’appareil. Un GCE 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 rend les équipes plus efficaces, ce qui amène une prise de décision plus rapide. Cela se traduit en un développement de produit plus rapide et un meilleur service à la clientèle.

Convivialité

Votre GCE doit avoir une interface conviviale afin que les employés ne soient pas découragés et n’utilise pas leurs propres « technologies de l’ombre » à la place. Les documents devraient être organisés par type et les utilisateurs devraient être capables de le retrouver par des recherches, pas seulement en utilisant l’index.

Compatibilité

Un bon outil de GCE doit s’intégrer harmonieusement à votre structure de documents existante qui comprend des ordinateurs, des tablettes, des applications pour appareils iPhone, iPad et Android ainsi que toutes les imprimantes que vous utilisez.

Sécurité et conformité

Votre GCE devrait offrir une sécurité de niveau entreprise et vous donner la capacité de stocker et de transférer les informations tout en respectant les règles de conformité dans votre domaine. Elle devrait enregistrer assez d’information pour fournir une piste de vérification acceptable.

Préparation en cas de sinistre et archivage

Votre entreprise a probablement un plan en cas de désastre pour son emplacement physique. Elle doit également en avoir un pour ses documents. Votre GCE devrait offrir un stockage électronique de documents hors site auquel vous pourrez toujours accéder dans le cas d’une urgence.

L’emplacement de stockage peut également archiver l’information qui n’est plus utilisée. Cela comporte habituellement des données et des dossiers que vous devez conserver ou que vous pourriez avoir besoin de consulter plus tard. Garder les documents rarement utilisés à cet endroit économisera de l’espace dans vos systèmes internes et vous enlèvera les inquiétudes liées à la gestion de l’information afin que vous puissiez vous concentrer sur votre entreprise.

Consultez notre Brochure de GCE pour découvrir comment nous pouvons participer à rendre l’information essentielle plus accessible pour plus d’utilisateurs.