Nous sommes nombreux à avoir changé de mode et de lieu de travail. Bien que certains travailleurs découvrent de nouveaux moyens de travailler au bureau, d’autres continuent à accomplir toutes leurs tâches de la maison. Beaucoup d’employés font du télétravail de nos jours, et les entreprises doivent les garder motivés et productifs pour assurer le bon déroulement de leurs opérations et la satisfaction de leurs clients.
Toutes les entreprises s’y prennent différemment, mais leurs méthodes doivent avoir un point commun pour fonctionner : des flux de travaux et des procédures efficaces.
Quel flux de travaux convient le mieux au télétravail?
Dans bien des entreprises, un obstacle majeur mine l’efficacité du télétravail : la documentation papier.
Lorsque l’information et les données importantes sont conservées sur papier, les flux de travaux sont centrés sur des documents imprimés. C’est loin d’être idéal lorsque les employés sont dispersés dans différents bureaux ou travaillent de la maison.
Heureusement, il est maintenant possible d’extraire simplement l’information et les données de documents papier. Avec les bons outils, vous pouvez automatiser les tâches manuelles effectuées sur papier, et ainsi favoriser la collaboration à distance et l’engagement des employés.
Voyons quelle forme pourrait prendre cette transition.
Exemple d’automatisation des flux de travaux dans un Service des ressources humaines
Le Service des ressources humaines est au cœur de toute entreprise. Ses membres recrutent, intègrent et fidélisent les employés, en plus de cultiver une culture organisationnelle positive. Un grand nombre des procédures du service existent d’abord sur papier et présente une occasion d’amélioration.
Prenons l’exemple de Caitlin, directrice générale des ressources humaines dans une usine de fabrication. Dans le cadre de son travail, elle doit effectuer des vérifications uniformes et assurer le respect de politiques très strictes et de plusieurs lois sur la protection de la vie privée dans son entreprise. Elle manipule constamment des documents qui contiennent de l’information sensible, personnelle et confidentielle.
Les systèmes non informatisés et l’accumulation de documents papier augmentent le risque d’erreurs et ralentissent les processus. Ils obligent le personnel à surveiller la circulation de l’information et des documents imprimés d’une personne à l’autre.
La méthode de travail actuelle de Caitlin complique même la tâche la plus simple, comme l’inscription d’un employé au régime d’avantages sociaux de l’entreprise.
– Tout d’abord, l’employé doit imprimer des documents et les remplir à la main.
– Ensuite, il doit les faire parvenir au Service de la comptabilité pour le traitement de la paie.
– Les documents doivent alors être réacheminés au gestionnaire des avantages sociaux pour qu’il puisse entrer les renseignements de l’employé manuellement dans la base de données.
Tout au long du processus, la directrice générale des RH doit fixer des échéances aux différents intervenants et continuer à accomplir ses autres tâches administratives en parallèle. Elle est responsable de superviser la circulation des documents papier – importants en raison de l’information qu’ils contiennent – entre divers services cloisonnés.
Mais, comme nous l’avons appris, les besoins d’une entreprise peuvent changer du jour au lendemain. Dans ce cas-ci, Caitlin sait que pour s’adapter aux besoins en constante évolution de son entreprise, elle doit mettre en place des solutions qui simplifient les tâches manuelles laborieuses, réduisent les temps de réponse et favorisent la collaboration – le tout, sans interrompre les activités quotidiennes de l’entreprise.
Elle doit aussi tenir compte des télétravailleurs. Sa nouvelle approche doit permettre aux employés à distance (et aux nouvelles recrues potentielles) d’accéder aux documents dont ils ont besoin depuis n’importe où.
Les solutions
En collaboration avec Ricoh, l’entreprise de Caitlin élabore une stratégie personnalisée pour optimiser ses processus clés. Voici les composantes du plan :
– Microsoft Teams – cette application de Microsoft 365MC propose des fonctions de vidéoconférence, d’appel et de clavardage pour faciliter la communication et la collaboration sur le Web
– Une imprimante multifonction Ricoh dotée de Always Current Technology (ACT)
– Les solutions d’intégration intelligente de Ricoh – des services d’automatisation des flux de travaux qui augmentent les capacités de l’imprimante multifonction Ricoh
– DocuWare – une plateforme centralisée de gestion de documents et de flux de travaux
Microsoft 365 et Microsoft Teams
Caitlin sait qu’une bonne communication est essentielle au télétravail harmonieux. Pour favoriser la communication dans son entreprise, elle opte pour Microsoft 365MC et Microsoft Teams. Les applications comme Microsoft Word, Excel, OneDrive et Outlook offrent d’excellents outils de productivité. Microsoft Teams permet aux employés d’organiser des réunions virtuelles par vidéoconférence facilement et de profiter de fonctions de partage d’écran durant leurs présentations.
Avec son équipe rassemblée sur une seule plateforme sécurisée, elle peut faire le suivi des tâches en ligne et respecter les délais de recrutement et d’intégration. Les membres de son équipe peuvent aussi partager des fichiers et des images grâce à la fonction de clavardage et se tenir au courant de leurs échéances et objectifs.
Une imprimante multifonction et les solutions d’intégration intelligente de Ricoh
Jumelées à l’imprimante multifonction Ricoh, les solutions d’intégration intelligente de Ricoh transforment des documents papier en fichiers numériques en un clin d’œil, simplifiant ainsi l’archivage, la sécurité des documents et la conservation des dossiers.
À la place d’attendre que le Service de la comptabilité traite les documents d’un employé, Caitlin peut les numériser ou les envoyer par courriel avec l’imprimante – dans le bon format et avec le bon nom de fichier – sans craindre qu’ils se retrouvent dans les mauvaises mains.
DocuWare
Avec DocuWare, Caitlin peut facilement chercher et gérer des renseignements importants sur les employés et l’entreprise en toute sécurité depuis le système de gestion de documents centralisé. Ce système automatisé lui permet de partager, de modifier et d’archiver des dossiers d’employés tout en établissant des pistes de vérification exactes.
Des flux de travaux plus efficaces pour un meilleur engagement des employés
Grâce aux solutions à intégration facile fournies par Ricoh, Caitlin peut consacrer plus de temps à mettre en place des initiatives commerciales clés et moins à chercher ses papiers. Elle profite aussi des avantages suivants :
– Communication et collaboration accrues entre les différents services
– Documents accessibles et interrogeables qui peuvent être partagés facilement avec les utilisateurs autorisés, à distance ou sur place
– Traitement rapide des documents et des renseignements des employés
– Diminution des erreurs causées par la saisie de données manuelle
Quels défis le télétravail pose-t-il dans votre entreprise?
Ricoh comprend les difficultés auxquelles les entreprises sont confrontées à l’heure actuelle. Son constat : la modernisation des systèmes augmente l’engagement et la rétention des employés, en particulier ceux qui travaillent à distance, ce qui influence ensuite la satisfaction de la clientèle.
L’exemple ci-dessus montre simplement comment l’automatisation des flux de travaux peut améliorer les processus de RH, mais les avantages de ces solutions sont considérables. Une telle transformation peut avoir des retombées positives dans toutes les sphères de l’entreprise, peu importe où travaillent les employés.
