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Administrator looking at medical record
Il est tout à fait judicieux pour n’importe quelle organisation d’utiliser des systèmes de gestion de documents, et ce, comme jamais, puisque les documents numériques et le télétravail sont essentiels au bon déroulement des opérations quotidiennes.
Pourtant, pour beaucoup de propriétaires de petites et moyennes entreprises (PME) qui ne sont pas trop « techno » et qui ont l’impression de crouler sous les tâches quotidiennes afin de survivre, tout cela peut sembler comme un jargon incompréhensible.
Tentons de démystifier ce qu’est la « gestion de documents » afin de comprendre comment elle peut être une passerelle vers la « numérisation » et la continuité des opérations pour les petites entreprises. En tout premier lieu, explorons plus en profondeur pourquoi il est essentiel d’y avoir recourt en 2021.

Les systèmes de gestion de documents – un possible avantage concurrentiel salvateur pour les PME

– Faciliter le télétravail. Les documents papier ne peuvent pas voyager d’un bureau à domicile à l’autre aussi vite qu’il le faudrait. Les fichiers stockés localement sur les ordinateurs de bureau doivent être trouvés, envoyés par courriel ou téléversés afin d’être partagés. Travailler de cette façon minimise la productivité pour tout le monde. Durant la première fermeture liée à la pandémie, l’impact du ralentissement a été pénible pour un bon nombre d’entreprises canadiennes, surtout pour les plus petites entreprises qui sont habituées à travailler avec des documents papier.
Les systèmes de gestion de documents sont une solution où tout le monde y gagne, en plus d’éliminer le problème à la source. Les fichiers se trouvent tous dans un seul répertoire sécurisé, auquel les employés peuvent accéder à partir de n’importe où, ce qui veut dire plus aucune attente et moins d’interruptions.
– Augmenter la productivité. Peu importe si vos employés travaillent du bureau, de la maison ou sur la route : tous peuvent accéder aux dossiers dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. La productivité ne concerne pas seulement la quantité de travail accompli, mais également l’efficacité. Par exemple, les représentants peuvent accéder aux réponses dont ils ont besoin en étant auprès de leur client, ce qui accélère le processus de vente.
– Introduire un meilleur contrôle des coûts et du budget. Les documents numériques permettent d’avoir moins de classeurs et de coûts associés au classement, au stockage et à l’utilisation du papier. Vous aurez plus d’espace dans votre bureau, ce qui peut s’avérer utile pour la gestion de votre environnement de travail afin que tous soient assez distanciés. Vous pouvez aussi mesurer, suivre et contrôler les coûts d’utilisation.
– Améliorer l’agilité de l’entreprise. Les documents numériques ne sont pas restreints par les limitations physiques du papier ou d’un bureau. Les entreprises peuvent donc satisfaire les besoins des clients plus rapidement, poursuivre leurs activités même en cas de fermeture, accélérer la réalisation de tâches qui dépendent de documents et s’adapter en un rien de temps aux changements de l’environnement de travail, car tout le monde a accès à l’information et aux données nécessaires.
– Se protéger avec une reprise après sinistre. Les documents stockés en format numérique peuvent être rapidement restaurés à partir des sauvegardes. Selon votre mise en œuvre, si vous utilisez un déploiement en nuage avec des systèmes redondants, le délai de rétablissement et le point de reprise peuvent être immédiats.
– Assurer la gouvernance de l’information. Les fonctions comme le contrôle des versions permettent aux entreprises de faire le suivi des modifications, de l’âge du document et de son cycle de vie. Le fait d’avoir tous les documents dans un emplacement centralisé empêche qu’il y ait de multiples versions du même document, prenant ainsi moins d’espace sur le serveur.

Qu’est-ce que la gestion de documents?

La gestion de documents fait référence à la manière dont vous classez, stockez, récupérez, gérez, partagez et sécurisez vos documents d’entreprise. En technologie d’entreprise, le terme « gestion de documents » est souvent synonyme de « système de gestion de documents ». Pourtant, dans les faits, puisque si vous faites des affaires, vous possédez fort probablement déjà un quelconque système de gestion de documents.
Par exemple, le fait de stocker des documents Word et des tableurs Excel sur votre ordinateur est considéré comme de la gestion de documents. Il en va de même pour l’utilisation de classeurs pour stocker les documents papier. Nous pouvons donc comprendre que par définition, la gestion de documents représente la manière dont vous stocker tous vos documents, autant numériques que papier.
Il est difficile d’organiser les fichiers numériques et de les rendre faciles d’accès pour votre personnel – et plus vous en avez, plus ce défi est grand. C’est donc dans cette perspective qu’un système de gestion de documents devient pratique.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents?

Dans l’ensemble, un système de gestion de document fait référence au stockage électronique sécurisé de vos documents afin que vous puissiez classer, indexer, archiver, récupérer, annoter, et partager tous vos documents – autant les numériques que les papiers numérisés. Le tout se fait par l’entremise de droits d’accès chiffrés ainsi que de rapports du système de sorte à assurer la conformité.
Bien des systèmes sont aussi dotés de fonctionnalités de flux de travaux automatisé. Vous pouvez configurer à l’avance vos flux de travaux ou les créer ponctuellement quand vous en avez besoin pour accélérer la procédure d’approbation d’un document numérique. De cette façon, les documents voyagent de la même manière que les documents papier. À une exception près : ils ne voyagent pas au sens propre, ce qui les rend plus sécurisés et plus faciles à trouver.
Lorsque vous faites des recherches sur la gestion de documents, vous rencontrerez vraisemblablement le terme « gestion de contenu d’entreprise » (GCE). Une GCE offre un plus grand éventail de fonctions et d’intégrations. Par exemple, vous pouvez associer la GCE à votre logiciel de gestion des relations avec les clients (CRM). Une autre fonction commune de ces systèmes plus robustes de gestion de documents d’entreprise est la gestion du cycle de vie des documents – qui consiste à gérer combien de temps un document doit être gardé.

Système de gestion des documents en nuage OU sur site?

Dans la section précédente, nous avons mentionné les systèmes de gestion de documents en nuage. Bien qu’ils soient populaires, il existe d’autres options de mise en œuvre de la gestion de documents. En fait, on en retrouve deux types : en nuage ou sur site.
Systèmes de gestion de documents et le nuage. Ces systèmes vivent et résident sur le nuage. Ils seraient considérés comme des applications en nuage publiques, ce qui veut dire qu’on peut y accéder à partir d’Internet – non pas que l’information est accessible publiquement. La plupart des petites entreprises s’en sortent très bien avec ce type de système, étant donné que tout ce dont vous avez besoin pour y accéder est une connexion Internet.
Voici certains avantages de ce système :
– Vous n’avez pas besoin de soutien TI ou d’équipement sur site
– Aucuns frais de maintenance ou de soutien – seulement un abonnement
– Configuration et installation rapides
– Idéal autant pour le télétravail que pour le travail au bureau
Système de gestion des documents sur site. Ce type de mise en œuvre implique l’achat d’un logiciel, que vous installez ensuite au sein de votre réseau, que ce soit sur un serveur physique dans votre bureau ou sur votre environnement en nuage privé.
Pourquoi certains préfèrent-ils la gestion de documents sur site?
– Ils ont des politiques de sécurité des données exigeant la possession et l’hébergement de tous les logiciels dans le réseau de l’entreprise.
– Le personnel et les infrastructures TI sont déjà en place pour l’application, la sauvegarde et la connectivité, comme les RPV pour les utilisateurs à distance.
– Toute autre préférence d’entreprise.

Fonctions auxquelles vous devriez avoir accès avec un système de gestion de documents

Comme vous vous en doutez sûrement, les différentes plateformes ont différentes fonctions. Cependant, il y a un certain nombre de fonctions que vous pouvez être certain de rencontrer sur toute plateforme de gestion de documents.
– Contrôles de sécurité et d’accès. Chaque système devrait exiger un accès par authentification des utilisateurs et posséder plusieurs niveaux de droits d’accès aux utilisateurs, par exemple : administrateur, gestionnaire, utilisateur, lecture seule.
– Métadonnées. Vous pouvez attribuer des données clés (définies par vous) au document afin d’en simplifier la récupération. De cette manière, vous n’avez pas besoin de garder plusieurs copies dans différents dossiers. Par exemple, vous pourriez chercher dans le dossier d’un client en utilisant le numéro de contrat et vous trouveriez tous les documents reliés à ce contrat.
– Recherche et récupération. Au lieu de cliquer dans un dossier, en effectuant une saisie de données préindexées dans des champs de recherches, vous obtiendrez instantanément une liste de tous les fichiers et documents reliés.
– Marquage. Vous pouvez mettre en surbrillance, caviarder des copies, estampiller et bien plus.
– Flux de travaux. Vous pouvez bâtir des flux de travaux pour vos documents afin de les déplacer par une procédure standard, comme vous le feriez au bureau. Ces flux peuvent débuter au moment de l’évaluation avec une saisie de données intelligente ou lorsque le document est déplacé dans un dossier.
– Partage de documents et collaboration. Vous pouvez envoyer le lien d’un document à un collègue ou voir un document avec un membre de votre équipe, et ce, même s’il se trouve dans un bureau à l’autre bout du monde.
– Saisie et acheminement. Vous pouvez numériser des fichiers dans le système, les glisser et les déposer à partir de votre ordinateur ou de votre courriel, ou alors les faire acheminer à partir de systèmes de saisie de tierce partie. Dans certains systèmes, vous avez même la possibilité de créer des formulaires, qui deviendront des documents individuels et dynamiques que vous pourrez remplir.
– Intelligence d’affaires. Cet aspect fait référence à l’accès à vos dossiers d’affaires importants, à vos rapports de registre et à tout autre rapport vous permettant d’utiliser les données dans vos documents et de collecter de l’information sur la manière dont les documents sont utilisés.

Comment choisir le bon système pour votre entreprise?

En vue de choisir le bon système de gestion de documents, vous devez d’abord savoir quels sont vos besoins du moment : vous devez identifier trois à cinq besoins principaux.
1) Vous devriez aussi déterminer combien de personnes vont l’utiliser. Est-ce que toute l’équipe va l’utiliser, seulement un petit groupe ou bien un service?
2) Déterminez si vous aimeriez mieux un système en nuage ou sur site. Si vous penchez pour celui sur site, vous devrez vous demander si vous avez le budget pour vous procurer du nouvel équipement (au besoin) et si vous avez assez de personnel pour gérer l’installation.
3) Ensuite, faites quelques recherches. Cette étape sert seulement à déterminer pour lesquels des systèmes vous serez disposé à prendre le temps de regarder une démonstration. Vous devriez trouver quelques webinaires en ligne qui montrent les utilisations particulières d’un système. Durant la démonstration, vérifiez que le système saura répondre à vos besoins principaux.

Questions à poser lorsque vous achetez un système de gestion de documents

Même si le système de gestion de documents semble parfait, il y a plusieurs questions que vous devriez quand même poser, surtout si vous avez beaucoup de fichiers – papier et numériques – à importer.
Vous aurez probablement bien d’autres questions se rapportant à votre entreprise, mais les prochaines questions peuvent vous guider dans votre démarche :
– Comment pouvons-nous numériser des dossiers papier dans le système et les indexer?
– Quel est le processus d’importation et d’indexation pour les documents numériques déjà existants?
– Est-ce que ce système satisfait mes exigences de conformité?
– À quoi ressemblent la formation et le soutien?
– Quel est le plan d’évolution pour ce produit? (Vous voulez vous assurer qu’il restera à jour.)
– Est-ce que ce produit offre des intégrations, notamment avec d’autres applications ou avec des MFP au moyen d’un produit comme l’intégration intelligente?

En résumé

L’augmentation du télétravail a fait de la gestion de documents l’un des enjeux majeurs pour bien des entreprises. Les documents doivent être accessibles, tout en restant sécurisés. Nous le savons puisque beaucoup d’organisations s’intéressent à des systèmes comme DocuWare de Ricoh.
Avec la nouvelle intégration de DocuSign – fournisseur de signature électronique et partenaire de Ricoh –, DocuWare peut maintenant rendre n’importe quelle petite entreprise mobile et sans papier, du début à la fin. Il s’agit d’un chemin sans faille vers la continuité des opérations, dans un monde où les anciens processus papier ne sont tout simplement plus viables.
Découvrez comment DocuWare peut vous mettre sur la voie de votre propre « transformation numérique ». Nous sommes à vos côtés à chaque étape du processus.