Vous vous souvenez de l’époque où une demande urgente du patron pour la fin de semaine signifiait qu’il fallait se rendre au bureau pour récupérer des documents? Ou lorsque voyager pour le travail signifiait le transport d’une pile de dossiers? Vous souvenez-vous de l’époque où le meilleur outil de collaboration disponible était le courrier électronique?
Eh bien, ces temps sont révolus. C’est juste que certaines entreprises n’ont pas encore reçu le mémo.
Les grandes entreprises d’aujourd’hui ont adopté la mobilité de l’information, le nuage, les mégadonnées, les analyses et les réseaux sociaux d’entreprise pour obtenir de meilleurs résultats. Ce n’est pas l’avenir, c’est le nouveau monde du travail, et c’est maintenant.
Pourtant, une étude d’IDC commandée par Ricoh révèle que seulement 17 % des entreprises peuvent facilement accéder à l’information, la partager et la transformer dans l’ensemble de leur organisation, peu importe le moment et le lieu. Cela signifie que 83 % des entreprises ne profitent pas des avantages commerciaux de la mobilité de l’information.

L’un des scénarios suivants ressemble-t-il à votre entreprise?

– Les dossiers importants et les informations commerciales sont rangés dans des classeurs – ou pire, dans la tête d’une poignée d’employés.
– Les employés doivent chercher à plusieurs endroits pour trouver les documents dont ils ont besoin – et parfois, ils n’y ont pas accès du tout.
– Il est souvent difficile de collaborer avec ses collègues lorsqu’on travaille à distance.
– Les employés utilisent le papier pour partager des documents, plutôt que le nuage.
– Lorsque vous demandez à quelqu’un ce que sont les « flux de travaux automatisés », il répond par un regard vide.
Si c’est le cas, vous voudrez lire la suite.

Devenir un champion de la mobilité de l’information

Les 17 % d’entreprises les plus performantes, qu’IDC appelle les « champions » de la mobilité de l’information, ont constaté une hausse importante de leurs résultats. En outre, ces champions bénéficient d’un délai de mise sur le marché plus court, de flux de travaux plus fluides et d’employés plus heureux.
Alors, que faut-il vraiment pour être un champion de la mobilité de l’information dans ce nouveau monde du travail?
Il ne s’agit pas seulement d’avoir tous vos fichiers dans un format électronique. Il ne s’agit pas seulement de mettre en œuvre les technologies les plus récentes et les plus performantes – bien que les technologies clés pour l’entreprise, telles que la recherche d’entreprise, les logiciels de gestion des procédures d’affaires, les réseaux sociaux d’entreprise, la capture intelligente et la prise en charge de l’impression et de la numérisation pour les appareils mobiles, soient généralement essentielles. Il s’agit de devenir moins dépendant du papier. Il s’agit de mettre en œuvre une stratégie qui va au-delà des individus, des équipes ou des services et qui est synchronisée avec l’ensemble de votre entreprise. Il s’agit de mettre toute l’équipe de direction sur la même longueur d’onde afin d’améliorer la façon dont votre entreprise traite, conserve et analyse les informations.
Toute entreprise se situe dans un large spectre de mobilité de l’information. Certaines commencent tout juste à savoir ce qu’il faut rechercher dans un outil de gestion de contenu d’entreprise, tandis que d’autres s’efforcent de libérer le potentiel de leur plus puissant atout. Certaines utilisent des procédures automatisées tandis que d’autres peaufinent leurs stratégies de gouvernance de l’information.
Peu importe à quelle étape de la mobilité de l’information vous vous trouvez, si vous gérez bien votre information, elle peut transformer votre organisation en une machine agile et réactive qui prend des décisions éclairées grâce aux données et qui offre un service à la clientèle supérieur.

Prendre le contrôle

Outre l’endroit où l’information est conservée, la sécurité de l’information est également importante. Elle doit être bien verrouillée, mais disponible et accessible partout et à tout moment.
La croissance des menaces internes et externes ainsi que la modification des lois peuvent constituer une entrave à la gestion et à la protection de votre information. La protection de vos actifs numériques — à l’intérieur et à l’extérieur de l’infrastructure de sécurité de votre entreprise — est devenue essentielle à la manière dont nous travaillons tous aujourd’hui.
La mobilité de l’information est essentielle, mais pas au détriment de la sécurité. Ainsi, que vous examiniez la sécurité du réseau, des dispositifs, des utilisateurs ou des documents, gardez toujours à l’esprit que vos informations constituent votre bien le plus précieux. Personne ne laisserait un coffre-fort rempli d’argent grand ouvert, et donc nous ne devrions pas laisser nos informations sujettes à la perte, à la destruction accidentelle ou au vol.
Avoir plus de contrôle sur vos données confidentielles et autres informations importantes réduira les risques et vous aidera à rester conforme à la réglementation de l’industrie.

S’armer des bons outils

Dans le monde des affaires au rythme effréné d’aujourd’hui, même les meilleures équipes de gestion peuvent mal gérer les informations ou passer à côté de certains angles morts importants et souvent négligés. Mais vous n’êtes pas obligé de rester en arrière.
Nous sommes à l’ère de la transformation numérique et ce qui fonctionnait parfaitement auparavant n’est plus adapté à la fluidité de ce nouvel environnement. Tirer profit du changement numérique implique un changement de culture, mais plusieurs entreprises ne savent pas par où commencer. Nous pouvons vous aider.
Si vous cherchez à faire sortir vos informations des classeurs et de la tête des employés pour les rendre accessibles, exploitables et monétisées, nous pouvons vous aider. Nos services de gouvernance de l’information et de consultation des procédures d’affaires sont spécialisés dans l’élaboration d’une approche holistique de l’information qui soit pertinente pour votre entreprise – de la découverte et de la conception à la conformité et à la gestion du changement. Discutons!

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