Business person sitting at table taking document from printer - monitor and workplace in background
Des flux de travaux d’impression, de numérisation, de documents et des flux de travaux numériques; toute organisation se base sur ces procédures. Cela dit, quelle est la meilleure stratégie à adopter lorsqu’il est question de soutenir les employés par rapport à leurs besoins d’impression – surtout dans le modèle de travail hybride.
L’équipement d’impression est au cœur de tout bureau. Auparavant, il s’agissait d’appareils qui ne servaient qu’à l’impression ou à la numérisation. Aujourd’hui, il s’agit plutôt d’appareils multifonctions améliorant les procédures essentielles aux entreprises, conférant une flexibilité accrue, augmentant la productivité et facilitant nettement la vie des employés.
D’après un sondage d’IDC, le travailleur du savoir moyen perd quatre heures par semaine à la recherche de documents et de contenu. Qui ne voudrait pas automatiser les tâches fastidieuses pour que le personnel soit à même de se pencher sur des projets apportant une plus grande valeur ajoutée? Ou encore, qui ne voudrait pas réduire le nombre d’erreurs humaines en offrant des solutions techniques aux pistes problématiques?
Le véritable potentiel de votre impression de bureau réside dans les services de gestion de l’impression.

Services de gestion de l’impression – une fondation pour la transformation numérique

Les entreprises désirent déterminer ce sur quoi elles doivent concentrer leurs efforts de transformation numérique pour maximiser le rendement de leur capital investi. Toutefois, avant d’entreprendre la numérisation des flux de travaux, elles doivent se pencher sur les documents et l’information qui alimentent les flux de travaux en question. Par exemple, elles doivent examiner la façon dont ces documents sont entre autres modifiés, stockés, imprimés, numérisés et suivis. Cependant, deux entreprises sur cinq sont encore aux prises avec des flux de travaux papier et manuels. C’est sur ce point qu’un grand nombre d’entreprises font appel à des fournisseurs de services de gestion de l’impression (MPS), pour tirer profit de leur expertise spécialisée en ce qui a trait à la compréhension et à l’optimisation du cycle de vie des documents et des processus qu’ils alimentent.
Des fournisseurs établis de MPS se servent de numériseurs et d’imprimantes multifonctions de pointe pour numériser rapidement les flux de travaux papier et manuels. Cependant, leur expertise aide les entreprises à déterminer ce qui peut être numérisé – et ce qui doit rester en format papier, tout en veillant à ce que ces documents physiques soient en adéquation avec les flux de travaux numériques optimisés.

Comment les services de gestion de l’impression peuvent mener à des économies de coûts

Votre salle d’impression et vos appareils multifonctions sont des éléments vitaux de votre organisation, et ce, peu importe l’industrie à laquelle vous appartenez. Une solution d’impression de bureau à la fois inefficace et incohérente risque de faire grimper les coûts de multiples façons. En effet, on compte les coûts des appareils mêmes lorsque les organisations fournissent des appareils consacrés à l’impression à des emplacements, à des équipes ou à des personnes. De plus, on compte le coût d’exploitation et d’entretien desdits appareils, le coût d’utilisation du papier et du toner, ainsi que l’augmentation des frais de manutention. En dernier lieu, on compte la perte de productivité si les appareils cessent de fonctionner.
Les solutions de gestion de l’impression sont susceptibles de réduire de manière significative le nombre d’appareils qu’il vous faut, en plus d’automatiser et de numériser un grand nombre de tâches fastidieuses. Pensez à moins de papier, à moins d’encre et à moins de travail. Pensez à l’élimination de toute perte de productivité si un appareil cesse complètement de fonctionner.

Comment la gestion de l’impression peut améliorer la sécurité

Chaque organisation se préoccupe de la sécurité. Il est essentiel que les données de vos clients et celles de vos employés soient en sûreté. Ce fait est vrai qu’il s’agisse de se protéger contre des cyberattaques et de potentielles pertes de données, ou encore contre une erreur humaine se produisant au cours de la réalisation de tâches essentielles aux affaires – après tout, personne n’est à l’abri des erreurs.
Les services de gestion de l’impression peuvent contribuer énormément à prévenir ces risques. Les plus récents appareils multifonctions intègrent des mises à jour automatiques de logiciels pour que la toute dernière sécurité soit installée. Ils rendent aussi possible la mise en place de mesures d’identification. Ainsi, non seulement ces dernières permettent de préserver la confidentialité de la documentation des utilisateurs individuels sur de multiples appareils, mais elles permettent aussi à ces utilisateurs d’utiliser n’importe quel appareil de votre réseau, et ce, en toute sécurité.

Lancement de la gestion de l’impression en tant que service

Maintenant, les principaux fournisseurs de MPS intègrent les services gérés et le modèle par abonnement en tant qu’outils essentiels pour satisfaire aux exigences émergentes avec des ressources limitées : gestion de l’impression en tant que service (MPaaS). Cette offre basée sur le nuage combine la valeur éprouvée des services traditionnels de gestion de l’impression, la flexibilité et l’évolutivité du modèle par abonnement, ainsi que les puissantes capacités d’analyse, d’automatisation des flux de travaux et de numérisation du nuage.
Cette nouvelle plateforme permet aux entreprises d’augmenter ou de diminuer leurs capacités rapidement avec un accès à la demande à des services physiques, notamment la gestion des fournitures, le déploiement d’appareils et la gestion physique des appareils, ainsi qu’à des offres numériques, notamment la gestion de l’impression et des appareils à distance, des services de numérisation et d’acheminement et la gestion numérique des appareils.
Vous prévoyez de redéfinir votre infrastructure d’impression? Il vous faut considérer de nombreuses approches. En effet, le fournisseur peut déployer un logiciel de base pour la gestion de l’impression ou bien des services de base pour la production de documents dans le but d’alléger le fardeau des équipes de TI. Autrement, il peut élargir son offre pour comprendre la gestion de l’infrastructure d’impression en nuage et de l’entièreté de l’écosystème des appareils. Pour libérer complètement les équipes internes de TI et d’opérations de toute tâche impliquant l’écosystème d’impression, vous pouvez ajouter des professionnels en MPS à distance ou sur site pour superviser l’ensemble de l’environnement physique, notamment la gestion des fournitures et des pièces.
Apprenez-en davantage sur la manière dont nos solutions de gestion de l’impression peuvent contribuer à réorganiser votre environnement d’impression pour en faire un environnement agile et rentable.