Sans l’ombre d’un doute, l’année 2020 a rendu plus pressant que jamais le besoin pour les entreprises de s’adapter et de se montrer résilientes. Qui plus est, nombreuses sont celles parmi nous qui ont appris qu’il n’était possible de réagir rapidement dans des circonstances imprévues que dans la mesure où nous étions capables de nous servir de nos données pour gagner en agilité et en flexibilité. Après un an passé à connaître des bouleversements et à retenir des leçons, le moment est idéal pour mettre au jour intentionnellement les données existantes dans chaque sphère de votre entreprise et les mettre à profit pour favoriser l’obtention de gains d’efficacité et l’augmentation de vos marges de profit.

Utilisation des données déjà collectées

La plupart des experts de l’industrie vous diront que pour assurer leur pérennité, les entreprises doivent collecter davantage de données. Cette affirmation est vraie, dans le sens où nous ne pouvons jamais cesser d’en collecter. Cependant, dans la plupart des environnements d’impression actuels, il en existe déjà beaucoup. Peut-être est-ce un sous-produit de l’effet Deming ou de l’essor des outils Microsoft dans les années 90, mais aujourd’hui, le propriétaire d’entreprise moyen possède d’innombrables formules, tableaux de bords et tableurs. Dans ce cas, la clé n’est pas de collecter davantage de données, mais bien de veiller à utiliser consciemment les données que nous possédons déjà pour éliminer les inefficacités, entre autres du point de vue des opérations, des ventes, de l’entreposage et de la fabrication. Même à l’échelle du contributeur individuel, il est possible d’accroître l’efficacité d’utilisation de nos données pour mettre l’accent sur les réussites ou les points à améliorer.

Alliance de l’intuition et de l’intention

Un bon endroit où commencer la recherche d’inefficacités est au croisement entre l’intuition et l’intention. Du point de vue de l’intuition, une petite vérification est toujours impliquée lorsque nous dirigeons une entreprise prospère. Au fond de nous, nous avons l’impression de pouvoir tirer plus de productivité de notre belle-mère qui s’occupe de la reliure ou du cousin de Paul qui opère la presse à jet d’encre. Peut-être savons-nous aussi que, si nous disposions de meilleurs flux de travaux, nous n’aurions plus autant besoin d’un horaire de quarts de travail en alternance pour les opérateurs.
La part intentionnelle du croisement consiste en la documentation de la manière exacte dont les données circulent dans notre organisation, afin d’avoir l’information nécessaire pour élaborer les procédures d’affaires qui guident la tarification et la planification. De cette façon, nous pouvons prendre des décisions intellectuelles pour optimiser nos investissements. Également, cette documentation garantit que les travailleurs à distance et sur place ont une vision claire des flux de travaux dont ils s’occupent. Par exemple, lorsque nous procédons à la collecte des données d’un centre, celle-ci met en lumière l’état actuel de la production, la capacité disponible et les goulots d’étranglement. Le fait de collecter constamment les données à chaque point de contact et de les intégrer dans les flux de travaux donne lieu à des tableaux de bord utilisables qui gardent tout le monde informé.
En général, se servir des données que nous possédons déjà est la meilleure façon d’élaborer des flux de travaux optimisés et des procédures intelligentes et, ultimement, d’obtenir de meilleures marges de profit par rapport à ce que nous imprimons.

Étapes pour se lancer

1. Prenez en note les sphères de votre entreprise que vous savez intuitivement prêtes pour des améliorations du point de vue de leur efficacité.
2. Réalisez une évaluation de votre flux de travaux (retracez le parcours d’une tâche d’impression depuis sa réception jusqu’à sa livraison).
3. Penchez-vous sur les problèmes faciles à résoudre. À présent que vous avez évalué votre flux de travaux, déterminez sur quelles parties de celui-ci vous disposez déjà de données (p. ex. : suivi d’une tâche pour un appareil de finition).
4. Analysez les données dans le but de réaliser des gains d’efficacité.
5. Mettez en œuvre des changements pour les procédures ou les outils de façon lente et méthodique (pensez de façon linéaire : une étape de mise en œuvre à la fois).
6. Passez en revue les changements chaque mois en vous basant sur l’évaluation initiale pour en comprendre les effets de façon intentionnelle.
7. Ne craignez pas d’expérimenter – il faut du temps pour se familiariser avec le changement (même lorsqu’il est guidé par les données), et ce dernier ne donne pas toujours un résultat instantané.
D’instinct, vous êtes conscient que pour faire de 2021 votre meilleure année, vous devez agir intentionnellement sur la base de vos données pour avoir une idée plus claire des points à optimiser. À partir des données que vous collectez déjà aujourd’hui, que constatez-vous à propos de l’efficacité de vos flux de travaux? Réfléchissez à la façon dont vous vous servez de vos données et de vos outils pour développer une automatisation et une optimisation intelligentes.