Le manque de compétences numériques peut se définir comme le décalage entre les postes qui exigent minimalement une compréhension de base de la technologie et le nombre de candidats qualifiés disponibles pour pourvoir ces postes. Ce n’est pas surprenant que l’amélioration des compétences et le perfectionnement professionnel soient des sujets d’actualité pour les cadres, les directeurs des services et les services de ressources humaines dans tous les secteurs d’affaires aux États-Unis et à travers le monde.
Ça a beaucoup de sens. Il est moins coûteux de former de nouveau le personnel actuel que d’accueillir de nouveaux employés. De plus, vos employés comprennent déjà votre entreprise et vous avez beaucoup à gagner en continuant de tirer profit de leurs précieuses connaissances. Il existe d’autres avantages également. Offrir des occasions de formation permet de rehausser le moral des employés et d’augmenter l’engagement. Beaucoup d’entreprises trouvent que même les employés qui manquent au départ d’expérience avec les outils numériques peuvent apprendre rapidement et aider à combler le manque de compétences, surtout s’ils travaillent avec une solution conviviale.
C’est ici que DocuWare peut jouer un rôle. Notre logiciel est facile à utiliser et peut vous aider à réfuter la fausse croyance qu’apprendre à utiliser une nouvelle technologie est intimidant et difficile pour les personnes inexpérimentées. Même les employés qui n’ont pas utilisé de logiciels dans leur vie professionnelle auparavant peuvent apprendre à l’utiliser sans formation intensive.
La mise en œuvre de DocuWare à la ville d’Oakfield, New York, est un bon exemple. Selon la greffière de la ville, Melissa Haacke, installer DocuWare et faire la transition a été très simple. Même si DocuWare a conçu un programme personnalisé aux besoins de la ville, la formation requise était minime : les utilisateurs quotidiens avaient seulement besoin de quatre heures de formation alors que les utilisateurs occasionnels ont été formés en deux heures environ.
Cinq conseils pour des formations sans souffrance
Ces meilleures pratiques ont été développées en fonction de notre expérience à former des milliers d’utilisateurs.
- Offrez des formations pratiques. Les utilisateurs apprennent par la pratique. Montrez-leur la manière d’effectuer leurs tâches précises. Puis, donnez-leur le temps de s’exercer à leur poste de travail
- Ne tentez pas de tout enseigner en une seule séance. Vous devriez privilégier des séances de formation courtes plutôt que longues et couvrir un seul sujet à la fois
- Créez des aide-mémoire ou des vidéos où les étapes sont énumérées. Ces outils renforcent la connaissance du produit
- Enregistrez des webinaires de formation et documentez les formations en personne. Les enregistrements permettent aux nouveaux employés d’avoir une formation sur le sujet en question et aux employés actuels de passer en revue le contenu du cours au besoin
- Encouragez votre personnel à participer aux forums d’utilisateurs et à consulter les foires aux questions en ligne
